usługa cateringowa dla 320 uczestników Kongresu Inicjatyw Europy Wschodniej w dniach 25-26 września 2017 r.

    W związku z organizacją VI Kongresu Inicjatyw Europy Wschodniej, Urząd Miasta Lublin zwraca się z prośbą o wycenę usługi zgodnie z poniższym opisem:

W ramach realizacji przedmiotu umowy Wykonawca zobowiązany jest do:
1) zapewnienia właściwego transportu posiłków zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami sanitarnymi;
2) przygotowania, dowozu i podania posiłków dla 320 osób w terminach określonych powyżej, w miejscach wskazanych przez Zamawiającego;
3) świadczenia usług cateringowych na zastawie ceramicznej lub porcelanowej, z użyciem sztućców platerowych, serwetek papierowych i materiałowych, obrusów materiałowych, serwis do kawy i herbaty ceramiczny lub porcelanowy, mini talerzyki deserowe do ciasta, szklanki do zimnych napoi,
4) zapewnienia ilości filiżanek na kawę/herbatę, szklanek oraz talerzy do lunchu (rozmiar 15-17 cm) w ilości co najmniej o 50% większej niż ilość osób, dla których zostanie przygotowany catering,
5) zapewnienia obsługi cateringu (niezbędny personel co najmniej jeden kelner/kelnerka na każde 50 osób),
6) zapewnienia odpowiedniej temperatury wydawanych dań  (zupa 75 st.C, drugie danie 63 st.C);
7) dostarczania posiłków na miejsce wskazane przez Zamawiającego najpóźniej na 30 min. przed rozpoczęciem posiłku,
8) zebrania naczyń oraz resztek pokonsumpcyjnych na bieżąco, najpóźniej 30 min. po zakończeniu posiłku,
9) transportu w obie strony wyposażenia, produktów i osób wykorzystywanych przez wykonawcę w trakcie świadczenia usługi,
10) zapewnienia dekoracji stołów,
11) zapewnienia standów z menu na każdym stole z jedzeniem, zawierającego nazwę i skład potraw, ze szczególnym uwzględnieniem potencjalnych alergenów,
12) przygotowania osobnego stołu/stołów na brudne naczynia,
13) usunięcia i wywozu nieczystości i odpadów pokonsumpcyjnych na swój koszt.
14) usługi cateringowe muszą być serwowane w formie „szwedzkiego stołu”.
15) zupa musi być serwowana w podgrzewanych kociołkach.
16) wykonawca zapewni nakrycia na stoły (tj. serwety i/lub obrusy) w jednolitym kolorze (z wyłączeniem stolików koktajlowych) w ilości umożliwiającej rozstawienie serwowanych potraw w sposób zgodny z wymaganiami estetyki, z uwzględnieniem miejsca na dekorację stołów.
17) do obowiązków Wykonawcy należy również rozstawienie stołów zapewnionych przez Zamawiającego.
18) wykonawca zapewnia 4 ekspresy do kawy oraz 8 bemarów z gorącą wodą, rozmieszczonych w jednej lub w dwóch lokalizacjach wskazanych przez Zamawiającego podczas każdej przerwy kawowej (kawa, herbata).
19) dania ciepłe, powinny być dostarczone i serwowane z podgrzewanych lub trzymających ciepło chromowanych bemarów, dania zimne i desery powinny być podane na ceramicznych półmiskach lub chromowanych tacach, sałatki w ceramicznych lub szklanych miskach.

wymagania odnośnie każdej z przerw:
1)    napoje zimne: woda mineralna gazowana i niegazowana, soki 100% - 2 rodzaje; 250 ml/1 osoba/woda lub sok,
2)    napoje gorące: kawa (z ekspresu i rozpuszczalna), dwa rodzaje herbat (czarna i zielona), cukier, śmietanka/mleczko do kawy, cytryna -  1 filiżanka kawy lub 1 filiżanka herbaty/1 osoba,
3)    bufet deserowy: ciastka kruche (50g/1 osoba), owoce - (150g/1 osoba).

wymagania odnośnie każdego z lunchów:
1)    napoje zimne: woda mineralna gazowana i niegazowana, soki 100% - 2 rodzaje - 250 ml/1 osoba/woda lub sok,
2)    napoje gorące: kawa (z ekspresu i rozpuszczalna), dwa rodzaje herbat (czarna i zielona), cukier, śmietanka/mleczko do kawy, cytryna -  1 filiżanka kawy lub 1 filiżanka herbaty/1 osoba,
3)    dwa rodzaje zup w tym 1 wegetariańska po 200 porcji każdej - (300 ml porcja /1 osoba),
4)    różnorodne kompozycje tartinek 200 porcji w tym vege 100 porcji - (50g/1 osoba),
5)    sałatki – 3 rodzaje po 3 składniki – (100g/1 osoba/1 rodzaj sałatki),
6)    trio roladek 200 porcji - (60g/1 osoba),
7)    mięsa pieczone ekologiczne z musami 200 porcji - (70g/1 osoba),
8)    bruschetta – 2 rodzaje po 200 porcji - (60g/1 osoba/ 1 rodzaj),
9)    diablotki krucho drożdżowe z farszami mięsnymi i jarskimi 200 porcji - (100g/1 osoba/ 1 rodzaj),
10)    mini tortilla w wielu odsłonach 200 porcji - (80g/1 osoba),
11)    ptysie z nadzieniem wytrawnym i dodatkami 200 porcji - (60g/1 osoba).

Wykonawca zobowiązuje się do:
1)    równomiernego rozłożenia przystawek na stołach (jednorazowo, a w razie niemożności sukcesywnie uzupełnianych),
2)    do serwowania zupy w minimum 6 niezależnych podgrzewanych kociołkach,
3)    zapewnienia talerzy w ilości co najmniej o 50% większej niż ilość osób, dla których zostanie przygotowany catering, na poszczególnych stołach oraz uzupełnianiu ich braków na bieżąco,
4)    zebrania naczyń oraz resztek pokonsumpcyjnych na bieżąco,
5)    Kącik kawowy (kawa, herbata )- samoobsługa.

Wymagania odnośnie kolacji:
1)    napoje zimne: woda mineralna gazowana i niegazowana, soki 100% - 2 rodzaje - 250 ml/1 osoba/woda lub sok,
2)    napoje gorące: kawa (z ekspresu i rozpuszczalna), dwa rodzaje herbat (czarna i zielona), cukier, śmietanka/mleczko do kawy, cytryna -  1 filiżanka kawy lub 1 filiżanka herbaty/1 osoba,
3)    dwa rodzaje zup w tym 1 wegetariańska po 200 porcji każdej - (300 ml porcja /1 osoba),
4)    różnorodne kompozycje tartinek 200 porcji w tym vege 100 porcji - (50g/1 osoba),
5)    sałatki – 3 rodzaje po 3 składniki – (100g/1 osoba/1 rodzaj sałatki),
6)    trio roladek 200 porcji - (60g/1 osoba),
7)    mięsa pieczone ekologiczne z musami 200 porcji - (70g/1 osoba),
8)    bruschetta – 2 rodzaje po 200 porcji - (60g/1 osoba/ 1 rodzaj),
9)    diablotki krucho drożdżowe z farszami mięsnymi i jarskimi 200 porcji - (100g/1 osoba/ 1 rodzaj),
10)    mini tortilla w wielu odsłonach 200 porcji - (80g/1 osoba),
11)    ptysie z nadzieniem wytrawnym i dodatkami 200 porcji - (60g/1 osoba).

Wykonawca zobowiązuje się do:
1)    równomiernego rozłożenia przystawek na stołach (jednorazowo, a w razie niemożności sukcesywnie uzupełnianych),
2)    do serwowania zupy w minimum 6 niezależnych podgrzewanych kociołkach,
3)    zapewnienia talerzy w ilości co najmniej o 50% większej niż ilość osób, dla których zostanie przygotowany catering, na poszczególnych stołach oraz uzupełnianiu ich braków na bieżąco,
4)    zebrania naczyń oraz resztek pokonsumpcyjnych na bieżąco,
5)    Kącik kawowy (kawa, herbata )- samoobsługa.

25-26 września 2017 r., Lubelskie Centrum Konferencyjne, ul. Artura Grottgera 2, 20-029 Lublin.
 

Kryteria oceny ofert
a)    Cena brutto – 80%
Oferta musi zawierać ostateczną sumaryczną cenę obejmującą wszystkie koszty związane z realizacją usługi, niezbędne do jej wykonania, z uwzględnieniem wszelkich opłat i podatków.
Ocena ofert zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru:

Ceny za poszczególne elementy zamówienia należy umieścić w formularzu ofertowym, zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego zapytania.

b)    Atrakcyjność zaproponowanego menu – 20%
W powyższym kryterium oceniany będzie potencjał smakowy*, różnorodność** i pomysłowość kompozycji*** przedstawionego menu.

W procesie oceny atrakcyjności menu wykorzystana zostanie macierz porównania parami. Oceniane menu porównywane będzie oddzielnie z menu przedstawionym przez każdego z pozostałych Oferentów w trzech oddzielnych kategoriach. Oceniany będzie potencjał smakowy, różnorodność oraz kompozycja każdego z nich w odniesieniu do menu porównywanego.

W wyniku porównania menu, oceniane może być uznane w każdej z trzech kategorii z osobna za:
•    zdecydowanie atrakcyjniejsze, co będzie skutkować przydzieleniem mu 4 pkt, a porównywanemu 0 pkt,
•    atrakcyjniejsze, co będzie skutkować przydzieleniem mu 3 pkt, a porównywanemu 1 pkt,
•    porównywalne, co będzie skutkować przydzieleniem mu 2 pkt i porównywanemu również 2 pkt,
•    mniej atrakcyjne, co będzie skutkować przydzieleniem mu 1 pkt, a porównywanemu 3 pkt,
•    zdecydowanie mniej atrakcyjne, co będzie skutkować przydzieleniem mu 0 pkt, a porównywanemu 4 pkt.

Zamawiający wybierze ofertę, która uzyska największą ilość punktów po zsumowaniu punktów uzyskanych przez oferty w obydwu kryteriach.

     Osoba fizyczna powinna w treści swojej oferty umieścić oświadczenie: "Oświadczam, że rezygnuję z prawa do prywatności, o którym mowa w art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2014 r., poz. 782) dotyczącego ochrony danych osobowych, w zakresie mojego imienia i nazwiska, na potrzeby odpowiedzi na wnioski o udzielenie informacji publicznej dotyczące niniejszego postępowania”.   

        Niniejsze zapytanie stanowi zamówienie na usługę społeczną i odbywa się w oparciu o przepisy art. 138o ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2017 r., poz. 1579).

    Zamawiający zastrzega prawo do negocjacji z wybranym Wykonawcą, modyfikacji złożonych ofert w zakresie ostatecznej wartości oraz uszczegółowienia zakresu przedmiotu umowy i terminów jej wykonania.

       O ewentualnym wybraniu Państwa oferty zostaniecie Państwo poinformowani drogą elektroniczną.