usługa cateringowa dla 320 uczestników Kongresu Inicjatyw Europy Wschodniej w dniach 25-26 września 2017 r.
Data utworzenia: 13-09-2017
Rodzaj ogłoszenia
Zaproszenie do składania ofert
Komórka organizacyjna
TREŚĆ ARCHIWALNA
WERSJA NIEAKTUALNA
Termin składania dokumentów
16-09-2017
Ogoszenie 13-09-2017
W związku z organizacją VI Kongresu Inicjatyw Europy Wschodniej, Urząd Miasta Lublin zwraca się z prośbą o wycenę usługi zgodnie z poniższym opisem:
usługa cateringowa dla 320 uczestników Kongresu Inicjatyw Europy Wschodniej
w dniach 25-26 września 2017 r.
w dniach 25-26 września 2017 r.
Szczegóły dotyczące przedmiotu zamówienia:
W ramach usługi cateringowej mają być zorganizowane:
1) w dniu 25 września:
a. lunch, godz. 13:00 – 14:00,
b. kolacja, godz. 19:00 – 20:00,
c. przerwy kawowe:
- w godzinach 9:00 – 10:00,
- w godzinach 15:30 – 15:45 w dwóch lokalizacjach,
- w godzinach 17:15 – 17:30 w dwóch lokalizacjach;
2) w dniu 26 września:
a. lunch, godz. 12:45 – 14:00,
b. przerwy kawowe:
- w godzinach 9:30 – 10:00,
- w godzinach 15:30 – 15:45 w dwóch lokalizacjach,
- w godzinach 17:15 – 17:30 w dwóch lokalizacjach;
W ramach realizacji przedmiotu umowy Wykonawca zobowiązany jest do:
1) zapewnienia właściwego transportu posiłków zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami sanitarnymi;
2) przygotowania, dowozu i podania posiłków dla 320 osób w terminach określonych powyżej, w miejscach wskazanych przez Zamawiającego;
3) świadczenia usług cateringowych na zastawie ceramicznej lub porcelanowej, z użyciem sztućców platerowych, serwetek papierowych i materiałowych, obrusów materiałowych, serwis do kawy i herbaty ceramiczny lub porcelanowy, mini talerzyki deserowe do ciasta, szklanki do zimnych napoi,
4) zapewnienia ilości filiżanek na kawę/herbatę, szklanek oraz talerzy do lunchu (rozmiar 15-17 cm) w ilości co najmniej o 50% większej niż ilość osób, dla których zostanie przygotowany catering,
5) zapewnienia obsługi cateringu (niezbędny personel co najmniej jeden kelner/kelnerka na każde 50 osób),
6) zapewnienia odpowiedniej temperatury wydawanych dań (zupa 75 st.C, drugie danie 63 st.C);
7) dostarczania posiłków na miejsce wskazane przez Zamawiającego najpóźniej na 30 min. przed rozpoczęciem posiłku,
8) zebrania naczyń oraz resztek pokonsumpcyjnych na bieżąco, najpóźniej 30 min. po zakończeniu posiłku,
9) transportu w obie strony wyposażenia, produktów i osób wykorzystywanych przez wykonawcę w trakcie świadczenia usługi,
10) zapewnienia dekoracji stołów,
11) zapewnienia standów z menu na każdym stole z jedzeniem, zawierającego nazwę i skład potraw, ze szczególnym uwzględnieniem potencjalnych alergenów,
12) przygotowania osobnego stołu/stołów na brudne naczynia,
13) usunięcia i wywozu nieczystości i odpadów pokonsumpcyjnych na swój koszt.
14) usługi cateringowe muszą być serwowane w formie „szwedzkiego stołu”.
15) zupa musi być serwowana w podgrzewanych kociołkach.
16) wykonawca zapewni nakrycia na stoły (tj. serwety i/lub obrusy) w jednolitym kolorze (z wyłączeniem stolików koktajlowych) w ilości umożliwiającej rozstawienie serwowanych potraw w sposób zgodny z wymaganiami estetyki, z uwzględnieniem miejsca na dekorację stołów.
17) do obowiązków Wykonawcy należy również rozstawienie stołów zapewnionych przez Zamawiającego.
18) wykonawca zapewnia 4 ekspresy do kawy oraz 8 bemarów z gorącą wodą, rozmieszczonych w jednej lub w dwóch lokalizacjach wskazanych przez Zamawiającego podczas każdej przerwy kawowej (kawa, herbata).
19) dania ciepłe, powinny być dostarczone i serwowane z podgrzewanych lub trzymających ciepło chromowanych bemarów, dania zimne i desery powinny być podane na ceramicznych półmiskach lub chromowanych tacach, sałatki w ceramicznych lub szklanych miskach.
1) zapewnienia właściwego transportu posiłków zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami sanitarnymi;
2) przygotowania, dowozu i podania posiłków dla 320 osób w terminach określonych powyżej, w miejscach wskazanych przez Zamawiającego;
3) świadczenia usług cateringowych na zastawie ceramicznej lub porcelanowej, z użyciem sztućców platerowych, serwetek papierowych i materiałowych, obrusów materiałowych, serwis do kawy i herbaty ceramiczny lub porcelanowy, mini talerzyki deserowe do ciasta, szklanki do zimnych napoi,
4) zapewnienia ilości filiżanek na kawę/herbatę, szklanek oraz talerzy do lunchu (rozmiar 15-17 cm) w ilości co najmniej o 50% większej niż ilość osób, dla których zostanie przygotowany catering,
5) zapewnienia obsługi cateringu (niezbędny personel co najmniej jeden kelner/kelnerka na każde 50 osób),
6) zapewnienia odpowiedniej temperatury wydawanych dań (zupa 75 st.C, drugie danie 63 st.C);
7) dostarczania posiłków na miejsce wskazane przez Zamawiającego najpóźniej na 30 min. przed rozpoczęciem posiłku,
8) zebrania naczyń oraz resztek pokonsumpcyjnych na bieżąco, najpóźniej 30 min. po zakończeniu posiłku,
9) transportu w obie strony wyposażenia, produktów i osób wykorzystywanych przez wykonawcę w trakcie świadczenia usługi,
10) zapewnienia dekoracji stołów,
11) zapewnienia standów z menu na każdym stole z jedzeniem, zawierającego nazwę i skład potraw, ze szczególnym uwzględnieniem potencjalnych alergenów,
12) przygotowania osobnego stołu/stołów na brudne naczynia,
13) usunięcia i wywozu nieczystości i odpadów pokonsumpcyjnych na swój koszt.
14) usługi cateringowe muszą być serwowane w formie „szwedzkiego stołu”.
15) zupa musi być serwowana w podgrzewanych kociołkach.
16) wykonawca zapewni nakrycia na stoły (tj. serwety i/lub obrusy) w jednolitym kolorze (z wyłączeniem stolików koktajlowych) w ilości umożliwiającej rozstawienie serwowanych potraw w sposób zgodny z wymaganiami estetyki, z uwzględnieniem miejsca na dekorację stołów.
17) do obowiązków Wykonawcy należy również rozstawienie stołów zapewnionych przez Zamawiającego.
18) wykonawca zapewnia 4 ekspresy do kawy oraz 8 bemarów z gorącą wodą, rozmieszczonych w jednej lub w dwóch lokalizacjach wskazanych przez Zamawiającego podczas każdej przerwy kawowej (kawa, herbata).
19) dania ciepłe, powinny być dostarczone i serwowane z podgrzewanych lub trzymających ciepło chromowanych bemarów, dania zimne i desery powinny być podane na ceramicznych półmiskach lub chromowanych tacach, sałatki w ceramicznych lub szklanych miskach.
Wymagania odnośnie menu:
Przerwa kawowa (6 przerw)
wymagania odnośnie każdej z przerw:
1) napoje zimne: woda mineralna gazowana i niegazowana, soki 100% - 2 rodzaje; 250 ml/1 osoba/woda lub sok,
2) napoje gorące: kawa (z ekspresu i rozpuszczalna), dwa rodzaje herbat (czarna i zielona), cukier, śmietanka/mleczko do kawy, cytryna - 1 filiżanka kawy lub 1 filiżanka herbaty/1 osoba,
3) bufet deserowy: ciastka kruche (50g/1 osoba), owoce - (150g/1 osoba).
1) napoje zimne: woda mineralna gazowana i niegazowana, soki 100% - 2 rodzaje; 250 ml/1 osoba/woda lub sok,
2) napoje gorące: kawa (z ekspresu i rozpuszczalna), dwa rodzaje herbat (czarna i zielona), cukier, śmietanka/mleczko do kawy, cytryna - 1 filiżanka kawy lub 1 filiżanka herbaty/1 osoba,
3) bufet deserowy: ciastka kruche (50g/1 osoba), owoce - (150g/1 osoba).
Lunch (2 lunche)
wymagania odnośnie każdego z lunchów:
1) napoje zimne: woda mineralna gazowana i niegazowana, soki 100% - 2 rodzaje - 250 ml/1 osoba/woda lub sok,
2) napoje gorące: kawa (z ekspresu i rozpuszczalna), dwa rodzaje herbat (czarna i zielona), cukier, śmietanka/mleczko do kawy, cytryna - 1 filiżanka kawy lub 1 filiżanka herbaty/1 osoba,
3) dwa rodzaje zup w tym 1 wegetariańska po 200 porcji każdej - (300 ml porcja /1 osoba),
4) różnorodne kompozycje tartinek 200 porcji w tym vege 100 porcji - (50g/1 osoba),
5) sałatki – 3 rodzaje po 3 składniki – (100g/1 osoba/1 rodzaj sałatki),
6) trio roladek 200 porcji - (60g/1 osoba),
7) mięsa pieczone ekologiczne z musami 200 porcji - (70g/1 osoba),
8) bruschetta – 2 rodzaje po 200 porcji - (60g/1 osoba/ 1 rodzaj),
9) diablotki krucho drożdżowe z farszami mięsnymi i jarskimi 200 porcji - (100g/1 osoba/ 1 rodzaj),
10) mini tortilla w wielu odsłonach 200 porcji - (80g/1 osoba),
11) ptysie z nadzieniem wytrawnym i dodatkami 200 porcji - (60g/1 osoba).
1) napoje zimne: woda mineralna gazowana i niegazowana, soki 100% - 2 rodzaje - 250 ml/1 osoba/woda lub sok,
2) napoje gorące: kawa (z ekspresu i rozpuszczalna), dwa rodzaje herbat (czarna i zielona), cukier, śmietanka/mleczko do kawy, cytryna - 1 filiżanka kawy lub 1 filiżanka herbaty/1 osoba,
3) dwa rodzaje zup w tym 1 wegetariańska po 200 porcji każdej - (300 ml porcja /1 osoba),
4) różnorodne kompozycje tartinek 200 porcji w tym vege 100 porcji - (50g/1 osoba),
5) sałatki – 3 rodzaje po 3 składniki – (100g/1 osoba/1 rodzaj sałatki),
6) trio roladek 200 porcji - (60g/1 osoba),
7) mięsa pieczone ekologiczne z musami 200 porcji - (70g/1 osoba),
8) bruschetta – 2 rodzaje po 200 porcji - (60g/1 osoba/ 1 rodzaj),
9) diablotki krucho drożdżowe z farszami mięsnymi i jarskimi 200 porcji - (100g/1 osoba/ 1 rodzaj),
10) mini tortilla w wielu odsłonach 200 porcji - (80g/1 osoba),
11) ptysie z nadzieniem wytrawnym i dodatkami 200 porcji - (60g/1 osoba).
Wykonawca zobowiązuje się do:
1) równomiernego rozłożenia przystawek na stołach (jednorazowo, a w razie niemożności sukcesywnie uzupełnianych),
2) do serwowania zupy w minimum 6 niezależnych podgrzewanych kociołkach,
3) zapewnienia talerzy w ilości co najmniej o 50% większej niż ilość osób, dla których zostanie przygotowany catering, na poszczególnych stołach oraz uzupełnianiu ich braków na bieżąco,
4) zebrania naczyń oraz resztek pokonsumpcyjnych na bieżąco,
5) Kącik kawowy (kawa, herbata )- samoobsługa.
1) równomiernego rozłożenia przystawek na stołach (jednorazowo, a w razie niemożności sukcesywnie uzupełnianych),
2) do serwowania zupy w minimum 6 niezależnych podgrzewanych kociołkach,
3) zapewnienia talerzy w ilości co najmniej o 50% większej niż ilość osób, dla których zostanie przygotowany catering, na poszczególnych stołach oraz uzupełnianiu ich braków na bieżąco,
4) zebrania naczyń oraz resztek pokonsumpcyjnych na bieżąco,
5) Kącik kawowy (kawa, herbata )- samoobsługa.
Kolacja
Wymagania odnośnie kolacji:
1) napoje zimne: woda mineralna gazowana i niegazowana, soki 100% - 2 rodzaje - 250 ml/1 osoba/woda lub sok,
2) napoje gorące: kawa (z ekspresu i rozpuszczalna), dwa rodzaje herbat (czarna i zielona), cukier, śmietanka/mleczko do kawy, cytryna - 1 filiżanka kawy lub 1 filiżanka herbaty/1 osoba,
3) dwa rodzaje zup w tym 1 wegetariańska po 200 porcji każdej - (300 ml porcja /1 osoba),
4) różnorodne kompozycje tartinek 200 porcji w tym vege 100 porcji - (50g/1 osoba),
5) sałatki – 3 rodzaje po 3 składniki – (100g/1 osoba/1 rodzaj sałatki),
6) trio roladek 200 porcji - (60g/1 osoba),
7) mięsa pieczone ekologiczne z musami 200 porcji - (70g/1 osoba),
8) bruschetta – 2 rodzaje po 200 porcji - (60g/1 osoba/ 1 rodzaj),
9) diablotki krucho drożdżowe z farszami mięsnymi i jarskimi 200 porcji - (100g/1 osoba/ 1 rodzaj),
10) mini tortilla w wielu odsłonach 200 porcji - (80g/1 osoba),
11) ptysie z nadzieniem wytrawnym i dodatkami 200 porcji - (60g/1 osoba).
1) napoje zimne: woda mineralna gazowana i niegazowana, soki 100% - 2 rodzaje - 250 ml/1 osoba/woda lub sok,
2) napoje gorące: kawa (z ekspresu i rozpuszczalna), dwa rodzaje herbat (czarna i zielona), cukier, śmietanka/mleczko do kawy, cytryna - 1 filiżanka kawy lub 1 filiżanka herbaty/1 osoba,
3) dwa rodzaje zup w tym 1 wegetariańska po 200 porcji każdej - (300 ml porcja /1 osoba),
4) różnorodne kompozycje tartinek 200 porcji w tym vege 100 porcji - (50g/1 osoba),
5) sałatki – 3 rodzaje po 3 składniki – (100g/1 osoba/1 rodzaj sałatki),
6) trio roladek 200 porcji - (60g/1 osoba),
7) mięsa pieczone ekologiczne z musami 200 porcji - (70g/1 osoba),
8) bruschetta – 2 rodzaje po 200 porcji - (60g/1 osoba/ 1 rodzaj),
9) diablotki krucho drożdżowe z farszami mięsnymi i jarskimi 200 porcji - (100g/1 osoba/ 1 rodzaj),
10) mini tortilla w wielu odsłonach 200 porcji - (80g/1 osoba),
11) ptysie z nadzieniem wytrawnym i dodatkami 200 porcji - (60g/1 osoba).
Wykonawca zobowiązuje się do:
1) równomiernego rozłożenia przystawek na stołach (jednorazowo, a w razie niemożności sukcesywnie uzupełnianych),
2) do serwowania zupy w minimum 6 niezależnych podgrzewanych kociołkach,
3) zapewnienia talerzy w ilości co najmniej o 50% większej niż ilość osób, dla których zostanie przygotowany catering, na poszczególnych stołach oraz uzupełnianiu ich braków na bieżąco,
4) zebrania naczyń oraz resztek pokonsumpcyjnych na bieżąco,
5) Kącik kawowy (kawa, herbata )- samoobsługa.
1) równomiernego rozłożenia przystawek na stołach (jednorazowo, a w razie niemożności sukcesywnie uzupełnianych),
2) do serwowania zupy w minimum 6 niezależnych podgrzewanych kociołkach,
3) zapewnienia talerzy w ilości co najmniej o 50% większej niż ilość osób, dla których zostanie przygotowany catering, na poszczególnych stołach oraz uzupełnianiu ich braków na bieżąco,
4) zebrania naczyń oraz resztek pokonsumpcyjnych na bieżąco,
5) Kącik kawowy (kawa, herbata )- samoobsługa.
Termin i miejsce wykonania zamówienia
25-26 września 2017 r., Lubelskie Centrum Konferencyjne, ul. Artura Grottgera 2, 20-029 Lublin.
Kryteria oceny ofert
a) Cena brutto – 80%
Oferta musi zawierać ostateczną sumaryczną cenę obejmującą wszystkie koszty związane z realizacją usługi, niezbędne do jej wykonania, z uwzględnieniem wszelkich opłat i podatków.
Ocena ofert zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru:
a) Cena brutto – 80%
Oferta musi zawierać ostateczną sumaryczną cenę obejmującą wszystkie koszty związane z realizacją usługi, niezbędne do jej wykonania, z uwzględnieniem wszelkich opłat i podatków.
Ocena ofert zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru:
najniższa cena
---------------------------- x 80 pkt
cena badanej oferty
Ceny za poszczególne elementy zamówienia należy umieścić w formularzu ofertowym, zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego zapytania.
b) Atrakcyjność zaproponowanego menu – 20%
W powyższym kryterium oceniany będzie potencjał smakowy*, różnorodność** i pomysłowość kompozycji*** przedstawionego menu.
W powyższym kryterium oceniany będzie potencjał smakowy*, różnorodność** i pomysłowość kompozycji*** przedstawionego menu.
* Potencjał smakowy – możliwość, zdolność, prawdopodobieństwo wywołania u odbiorcy usługi jak najbardziej pozytywnych wrażeń, które mają być odebrane przy pomocy zmysłu smaku i powonienia.
** Różnorodność – wykorzystanie przy komponowaniu menu zróżnicowanych składników lub też łączenie składników w różny sposób, z wykorzystaniem różnych technik i różnego rodzaju obróbki, dające możliwość zaspokojenia apetytu osobom o zróżnicowanych preferencjach smakowych.
*** Kompozycja – ułożenie potraw w menu w taki sposób, aby otrzymane dania stanowiły konfigurację jak najbardziej niestandardową, bogatą, fantazyjną.
** Różnorodność – wykorzystanie przy komponowaniu menu zróżnicowanych składników lub też łączenie składników w różny sposób, z wykorzystaniem różnych technik i różnego rodzaju obróbki, dające możliwość zaspokojenia apetytu osobom o zróżnicowanych preferencjach smakowych.
*** Kompozycja – ułożenie potraw w menu w taki sposób, aby otrzymane dania stanowiły konfigurację jak najbardziej niestandardową, bogatą, fantazyjną.
W procesie oceny atrakcyjności menu wykorzystana zostanie macierz porównania parami. Oceniane menu porównywane będzie oddzielnie z menu przedstawionym przez każdego z pozostałych Oferentów w trzech oddzielnych kategoriach. Oceniany będzie potencjał smakowy, różnorodność oraz kompozycja każdego z nich w odniesieniu do menu porównywanego.
W wyniku porównania menu, oceniane może być uznane w każdej z trzech kategorii z osobna za:
• zdecydowanie atrakcyjniejsze, co będzie skutkować przydzieleniem mu 4 pkt, a porównywanemu 0 pkt,
• atrakcyjniejsze, co będzie skutkować przydzieleniem mu 3 pkt, a porównywanemu 1 pkt,
• porównywalne, co będzie skutkować przydzieleniem mu 2 pkt i porównywanemu również 2 pkt,
• mniej atrakcyjne, co będzie skutkować przydzieleniem mu 1 pkt, a porównywanemu 3 pkt,
• zdecydowanie mniej atrakcyjne, co będzie skutkować przydzieleniem mu 0 pkt, a porównywanemu 4 pkt.
• zdecydowanie atrakcyjniejsze, co będzie skutkować przydzieleniem mu 4 pkt, a porównywanemu 0 pkt,
• atrakcyjniejsze, co będzie skutkować przydzieleniem mu 3 pkt, a porównywanemu 1 pkt,
• porównywalne, co będzie skutkować przydzieleniem mu 2 pkt i porównywanemu również 2 pkt,
• mniej atrakcyjne, co będzie skutkować przydzieleniem mu 1 pkt, a porównywanemu 3 pkt,
• zdecydowanie mniej atrakcyjne, co będzie skutkować przydzieleniem mu 0 pkt, a porównywanemu 4 pkt.
Punkty przyznane poszczególnym ofertom zostaną zsumowane i podstawione do wzoru:
Liczba punktów oferty badanej
------------------------------------------------------------- x 20 pkt
Liczba punktów oferty najwyżej ocenionej
Formularz propozycji menu stanowi załącznik nr 2 do niniejszego ogłoszenia.
Zamawiający wybierze ofertę, która uzyska największą ilość punktów po zsumowaniu punktów uzyskanych przez oferty w obydwu kryteriach.
Miejsce i termin składania ofert:
Ofertę, tj. formularz ofertowy (załącznik nr 1) wraz z formularzem propozycji menu (załącznik nr 2) należy przesłać do dnia 16 września 2017 r. (sobota) do godziny 10:00 na adres poczty elektronicznej:
Osoby do kontaktu:
Konrad Mazurkiewicz – 81 466 2856, e-mail: ;
Magdalena Wlazło – 81 466 2858, e-mail: .
Osoba fizyczna powinna w treści swojej oferty umieścić oświadczenie: "Oświadczam, że rezygnuję z prawa do prywatności, o którym mowa w art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2014 r., poz. 782) dotyczącego ochrony danych osobowych, w zakresie mojego imienia i nazwiska, na potrzeby odpowiedzi na wnioski o udzielenie informacji publicznej dotyczące niniejszego postępowania”.
Niniejsze zapytanie stanowi zamówienie na usługę społeczną i odbywa się w oparciu o przepisy art. 138o ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2017 r., poz. 1579).
Zamawiający zastrzega prawo do negocjacji z wybranym Wykonawcą, modyfikacji złożonych ofert w zakresie ostatecznej wartości oraz uszczegółowienia zakresu przedmiotu umowy i terminów jej wykonania.
O ewentualnym wybraniu Państwa oferty zostaniecie Państwo poinformowani drogą elektroniczną.
Załącznik
Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy.odt
Data dodania: 13-09-2017
Rozmiar załącznika: 0.02 MB
Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy.odt
Załącznik nr 2 - Formularz menu.xlsx
Data dodania: 13-09-2017
Rozmiar załącznika: 0.01 MB
Załącznik nr 2 - Formularz menu.xlsx
Wzór umowy.pdf
Data dodania: 13-09-2017
Rozmiar załącznika: 0.20 MB
Wzór umowy.pdf
Zapytanie o oferty - usługa cateringowa - KIEW 2017.pdf
Data dodania: 15-09-2017
Rozmiar załącznika: 0.42 MB
Zapytanie o oferty - usługa cateringowa - KIEW 2017.pdf
Podmiot udostępniający informację: Urząd Miasta Lublin
Odpowiedzialny za treść informacji: PN - Mazurkiewicz Konrad
Wytworzył informację: PN - Mazurkiewicz Konrad
Czas wytworzenia informacji: 13-09-2017
Informację wprowadził: Mazurkiewicz Konrad
Czas udostępnienia informacji/modyfikacji: 2018-01-16 13:20:27
Ostatnio modyfikował: Wojciech Jankowski
Wersja: 2
Data | Użytkownik | Zmiany | Zapisane wersje |
---|---|---|---|
16-01-2018 13:20 | Wojciech Jankowski | ustawienie daty dezaktywacji dokumentu - archiwizacja dokumentu | Zobacz |
15-09-2017 | Konrad Mazurkiewicz | Automatyczne zarchiwizowanie nieaktualnej wersji dokumentu. | Wersja aktualnie wyświetlana |
13-09-2017 | Konrad Mazurkiewicz | Utworzenie dokumentu na podstawie informacji własnych | Zobacz |