Opracowanie, realizacja, promocja i ewaluacja programu grantowego dla młodych ludzi (z przedziału wiekowego 10-30 lat) pod nazwą „Miejski Aktywator Młodzieżowy”

Biuro Partycypacji Społecznej Urzędu Miasta Lublin zaprasza do składania ofert na realizację następującej usługi:

Przedmiot zamówienia:
opracowanie, realizacja, promocja i ewaluacja programu grantowego dla młodych ludzi (z przedziału wiekowego 10-30 lat) pod nazwą „Miejski Aktywator Młodzieżowy” (w skrócie: MAM).

Szczegóły dotyczące przedmiotu zamówienia:
„Miejski Aktywator Młodzieżowy” jest częścią działań określonych w aplikacji o tytuł Europejskiej Stolicy Młodzieży 2023. W ramach realizacji usługi zostanie wyłoniony operator programu „Miejski Aktywator Młodzieżowy”, którego głównym zadaniem będzie opracowanie, realizacja, promocja i ewaluacja programu grantowego dla młodych ludzi (z przedziału wiekowego 10-30 lat) pod nazwą „Miejski Aktywator Młodzieżowy”. Wyłoniony podmiot będzie odpowiedzialny za przygotowanie założeń programu mikrograntów młodzieżowych oraz jego bezpośrednią realizację a także opracowanie programu mikrograntów młodzieżowych na potrzeby Urzędu Miasta Lublin.

Zakres usługi:

•     opracowanie zasad, metod oraz narzędzi do realizacji programu mikrograntów dla młodych ludzi (10-30 lat);
•     opracowanie identyfikacji wizualnej programu, spójnej z Systemem Identyfikacji Wizualnej Europejskiej Stolicy Młodzieży Lublin 2023 oraz logotypem Miasta Lublin, do materiałów promujących program: plakatów, banerów do mediów społecznościowych, filmików, prezentacji, raportów, przypinek etc.;
•     promocja i komunikacja działań związanych z realizacją MAM w kontekście Europejskiej Stolicy Młodzieży Lublin 2023 na każdym z etapów realizacji programu – język powinien być przyjazny i dostępny dla młodych ludzi; tłumaczenie materiałów promocyjnych i informacyjnych na język angielski i ukraiński;
•     zapewnienie dostępności na wszystkich etapach realizacji MAM – tj. organizowanie spotkań w przestrzeniach dostępnych; zapewnienie tłumaczeń PJM; stosowanie opisów dostępności do wszystkich działań programu; zamieszczanie pytań o szczególne potrzeby w zakresie dostępności w formularzach stosowanych w naborze, w konsekwencji – stosowanie rozwiązań realizujących te potrzeby;
•     przygotowanie i przeprowadzenie szkoleń i warsztatów, które dotyczyć będą diagnozy potrzeb, zarządzania projektem (realizacja, harmonogram, promocja itp.) oraz metod ewaluacji projektów w ramach MAM;
•     wsparcie merytoryczne nieformalnych grup młodzieżowych na każdym etapie realizacji projektów tj. od przygotowywania wniosku po sprawozdanie z realizacji - w tym: organizacja spotkania informacyjnego na temat naboru wniosków; pomoc w sporządzeniu harmonogramu itp.;
•     zorganizowanie i przeprowadzenie naboru wniosków (do wyczerpania środków) na realizację projektów zgłoszonych przez nieformalne grupy młodzieżowe – procedura naboru powinna być transparentna, partycypacyjna, inkluzyjna, zapewniająca dostępność, prosty język komunikacji, jawność i uczciwą konkurencję oraz uwzględniać społeczny wymiar pracy członków i członkiń młodzieżowej grupy nieformalnej jak i celowość z punktu widzenia zdiagnozowanych potrzeb społeczności – ważne, jest by każda z grup nieformalnych składała się z minimum trzech osób w wieku od 10 do 30 lat, mieszkających, uczących się, studiujących bądź pracujących na terenie Lublina; każda grupa powinna mieć wyłonionego lidera/liderkę; w przypadku, gdy w skład grupy wchodzą osoby niepełnoletnie, grupa taka powinna mieć wyznaczonego pełnoletniego opiekuna/opiekunkę;  
•     przeprowadzenie ewaluacji MAM oraz organizacja spotkania podsumowującego zrealizowane projekty – wszystkie działania nieformalnych grup młodzieżowych powinny być udokumentowane (w postaci zdjęć, filmów, opisów realizacji projektów w zakresie celów, przebiegu, rezultatu, refleksji dotyczących udziału w programie) a podmiot realizujący całość zadania winien przygotować rzetelne sprawozdanie z realizacji zadania oraz jego skrót w języku niespecjalistycznym, w formie dostępnej do zamieszczenia na stronie młody.lublin.eu (w języku polski, angielskim i ukraińskim);
•     opracowanie programu mikrograntów młodzieżowych i nieodpłatne przekazanie praw autorskich do programu na rzecz Urzędu Miasta Lublin (wraz z opisem ogólnych założeń programowych, wytycznych dotyczących realizacji programu, szablonu wniosków rekrutacyjnych, ewaluacji projektów i innych dokumentów, które powinny być stosowane w programie);
•     Zleceniodawca dopuszcza realizację części warsztatowej zamówienia w przestrzeni młodzieżowej Hej! przy ul. Peowiaków 11 (po uprzednim uzgodnieniu warunków i terminów z Koordynatorką przestrzeni).
•     Zleceniodawca oczekuje wsparcia finansowego w ramach MAM realizacji minimum 20 projektów w różnej wysokości;
•     czas realizacji usługi: marzec-grudzień 2023.

Wymagania względem oferentów:

•     doświadczenie w realizacji programów grantowych, koordynacji projektów, prowadzeniu spotkań warsztatowych, wydarzeń, aktywności i działań animacyjnych na rzecz młodzieży (10-30 lat) – ocenione na podstawie wykazu działań społecznych realizowanych w ciągu ostatnich 5 lat od dnia publikacji ogłoszenia.

Oferta powinna zawierać:

•     wykaz i kserokopie dokumentów poświadczających doświadczenie w realizacji programów grantowych, koordynacji projektów, prowadzeniu spotkań warsztatowych, wydarzeń, aktywności i działań animacyjnych na rzecz młodzieży (10-30 lat), zrealizowanych w ciągu ostatnich 5 lat – załącznik nr 1 do niniejszego ogłoszenia;
•     opis planowanych działań w ramach programu „Miejski Aktywator Młodzieżowy” wraz z harmonogramem rzeczowo-finansowym na wzorze stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego ogłoszenia;
•     podpisaną klauzulę informacyjną stanowiącą załącznik nr 3 do niniejszego ogłoszenia.

Informacje ogólne: realizacja usługi powinna być co najmniej neutralna dla środowiska naturalnego. Wszystkie działania powinny mieć charakter partycypacyjny i włączający. Projekty zgłaszane przez nieformalne grupy młodzieżowe powinny dotyczyć kwestii społecznych i obywatelskich. Wykonawca jest zobowiązany przekazać do Zamawiającego wszelkie uwagi odnośnie realizacji MAM oraz ewentualne rekomendacje co do przebiegu realizacji MAM. Umowa zostanie przygotowana na wzorze Zamawiającego. Realizacja usługi będzie przebiegała w ścisłej współpracy z Zamawiającym.

Kryteria oceny:

    a) cena (50%)

Ostateczna cena brutto uwzględniająca wszystkie koszty zamówienia.

Liczba punktów w tym kryterium będzie obliczona na podstawie wzoru:
P(C) = Cn / Cb x 100 x 50%
Objaśnienia:
P(C) – liczba punktów przyznana w kryterium „Cena”,
Cn – najniższa oferta cenowa,
Cb – cena oferty badanej,
100 pkt – przelicznik punktowy,
50% – waga kryterium.

    b) jakość oferty (50%)

Jakość przedstawionej oferty oceniana będzie w oparciu o następujące kryteria: celowość planowanych działań, różnorodność przyjętych form pracy z młodzieżą oraz zaplanowane rezultaty realizacji zamówienia. W każdym z kryteriów, oferta może otrzymać od 0 do 5 punktów. Każdą ofertę będzie oceniała komisja konkursowa składająca się z 3 członków/członkiń. Maksymalna liczba punktów od jednego członka/członkini komisji wynosi 15 punktów. Ostateczna liczba punktów przyznana w kategorii „jakość oferty” stanowić będzie sumę punktów wystawionych przez wszystkich członków/członkiń komisji konkursowej.

Końcowa ocena zostanie dokonana na podstawie poniższego wzoru:

P(J) = Cn / Cb x 100 x 50%
Objaśnienia:
P(J) – liczba punktów przyznana w kryterium „jakość oferty” będąca sumą punktów przyznanych przez poszczególnych członków/członkinie komisji; maksymalna liczba punktów do uzyskania wynosi 45
Jn – oferta najlepsza pod względem jakości ,
Jb – jakość oferty badanej,
100 pkt – przelicznik punktowy,
50% – waga kryterium.

Miejsce oraz termin składania ofert:
Ofertę należy przesłać w formie elektronicznej (podpisane skany) na adres: lub złożyć w wersji papierowej w Biurze Partycypacji Społecznej Urzędu Miasta Lublin ul. Gilasa 3 20-109 Lublin p. 107 (decyduje data wpływu) w terminie do 10 lutego 2023 r. do godziny 15:30.

Osoba do kontaktu: Jagoda Włoch, tel. (81) 466 2555, e-mail:

Niniejsze zapytanie nie stanowi czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w rozumieniu przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, ani nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy.

W niniejszym postępowaniu, Zamawiający przewiduje możliwość wezwania Wykonawców do złożenia uzupełnień oraz wyjaśnień dotyczących przesłanych ofert, a także poprawienia, w uzgodnieniu z Wykonawcą, oczywistych lub nieistotnych omyłek w ofercie Wnioskodawcy.

Zamawiający zastrzega, że niniejsze zapytanie może zostać odwołanie jeżeli nastąpi zmiana okoliczności powodująca, że udzielenie zamówienia nie leży w interesie publicznym.

Zamawiający zastrzega sobie prawo podjęcia negocjacji z wybranymi lub wybranym Wykonawcą celem uzyskania możliwie korzystnych warunków zamówienia.

O ewentualnym wybraniu Państwa oferty zostaną Państwo poinformowani drogą elektroniczną.