Termin składania dokumentów
03-03-2020 - Usługa dostępu do Systemu Obsługi Budżetu Obywatelskiego dla miasta Lublina
Wydział Informatyki i Telekomunikacji Urzędu Miasta Lublin zaprasza do składania ofert na:
Usługa dostępu do Systemu Obsługi Budżetu Obywatelskiego dla miasta Lublina
Dokładne warunki świadczenia usługi określa umowa, której wzór (wraz ze stowarzyszoną umową powierzenia przetwarzania danych osobowych) znajduje się w załączniku do niniejszego ogłoszenia. Integralną częścią wzoru umowy jest „Załącznik nr 1 - System Obsługi Budżetu obywatelskiego – Opis Przedmiotu zamówienia” precyzujący zakres usługi.
A. Zawartość oferty:
- Zaakceptowany wzór umowy wraz ze wszystkimi załącznikami w postaci skanu z parafowanymi przez upoważnioną osobę wszystkimi stronami wzoru umowy i jej załączników oraz oświadczeniem o treści „Akceptujemy wzór umowy wraz ze wszystkimi załącznikami” podpisane w sposób czytelny lub z imienną pieczęcią,
- Oświadczenie, zawierające sygnaturę sprawy, o posiadaniu przez Wykonawcę wszystkich praw, do systemu do którego dostęp jest oferowany, niezbędnych do realizacji zadania,
- Wypełniony formularz ofertowy podpisany przez upoważnioną osobę,
- Uzupełniony wzór umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (PPDO).
- Załączony wzór tej umowy w §2 „Określenie zakresu i okresu powierzenia przetwarzania” zawiera PRZYKŁADOWE fragmenty zapisów dotyczące innego systemu, pokazujące sposób opisu i szczegółowość tych zapisów. Wykonawca zaproponuje stosowne zapisy odnoszące się do oferowanego systemu. Wymóg ten dotyczy treści (liter) ustępów 1 i 2 §2,
- Ww. wzór umowy PPDO zawiera „Załącznik Nr 1 - Minimalne środki techniczne i organizacyjne gwarantujące bezpieczeństwo powierzonych do przetwarzania danych osobowych”. Załącznik ten zawiera PRZYKŁADOWY skategoryzowany opis środków technicznych jakimi dysponuje Wykonawca i które będą użyte przy wykonywaniu umowy. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu ten załącznik z opisem własnych środków ochrony z zachowaniem bieżącego podziału na kategorie.
Zamawiający zastrzega prawo do weryfikacji, w tym także odrzucenia w całości, proponowanych zapisów umowy PPDO i jej załącznika. Na ewentualne żądanie Zamawiającego, po wybraniu najkorzystniejszej oferty i ogłoszeniu tego faktu na BIP, wybrany Wykonawca zobowiązany jest do uzgodnienia/doprecyzowania tych zapisów z zamawiającym (w szczególności z Biurem Bezpieczeństwa Informacji Zamawiającego) w terminie 3 dni roboczych od wezwania. Niedopełnienie tego wymogu będzie traktowane jako rezygnacja udziału w postępowaniu.
B. Ocena ofert:
1. 70% oceny – koszt:
W powyższym kryterium oceniana będzie cena brutto oferty. Maksymalną ilość punktów otrzyma wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę, pozostali będą oceniani wg następującego wzoru:
Najniższa cena
A = ------------------------- × 100 pkt × 70%
Cena badanej oferty
2. 30 % oceny - liczba podmiotów będących jednostkami samorządu terytorialnego, które w 2019 r. zarejestrowały min. 5 000 oddanych głosów mieszkańców w ramach udostępnianej przez Oferenta platformy (w formie oświadczenia z wymienioną ilością klientów). wg wzoru:
Ilość podmiotów jst ocenianej oferty
B = ------------------------------------------------- × 100 pkt × 30%
Najwyższy parametr ze wszystkich
ocenianych ofert
Każdy Wykonawca będzie oceniany w skali od 0 do 100 punktów. Wyniki obliczeń dokonywane w toku oceny ofert podawane będą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjowania ceny z Wykonawcą, który złoży najkorzystniejszą ofertę.
Zamawiający powierzy wykonanie usługi Wykonawcy, którego oferta otrzyma największą liczbę punktów.
C. Pozostałe warunki:
- Udział w postępowaniu mogą wziąć podmioty które spełniają warunek: liczba podmiotów będących jednostkami samorządu terytorialnego, które w 2019 r. obsłużył oferowany system to min. 5000 osób głosujących w ramach udostępnianej przez Oferenta platformy (w formie oświadczenia z wymienioną ilością klientów)
- Termin związania ofertą: minimum 60 dni,
- Termin dostarczenia niezbędnych do wypełnienia umowy informacji: 2 dni robocze od opublikowania na BIP informacji o wyborze oferty (bez wezwania),
- Termin podpisania umowy: nie dłużej niż 5 dni od przekazania przez Zamawiającego wypełnionej umowy
- Uchybienie zapisom punktów 2 i 3 oraz zastrzeżeniu weryfikacji uzupełnionej umowy PPDO i jej załącznika, będzie traktowane jako „odmowa podpisania umowy przez Wykonawcę pomimo zaakceptowania warunków udziału w postępowaniu”.
- Zamawiający wyklucza możliwość zmiany treści zapisów umowy i umowy PPDO po upływie terminu składania ofert.
- Złożenie oferty jest jednoznaczne z akceptacją wszystkich warunków postępowania.
D. Osoby do kontaktu
- W kwestiach formalnych:
- Piotr Smoleń – e-mail: psmolen@lublin.eu, tel. 81 466 11 56
- W zakresie merytorycznym:
- Piotr Choroś - e-mail: pchoros@lublin.eu,
- Anna Machocka - e-mail: amachocka@lublin.eu,
E. Termin składania ofert i pozostałe informacje
- Ofertę wraz z zaakceptowanym wzorem umowy, wzorem umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz oświadczeniem o posiadaniu niezbędnych praw do świadczenia tej usługi proszę przesłać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres zamowienia.it@lublin.eu w terminie do dnia 13 marca 2020 r.
- Niniejsze zapytanie jest zapytaniem ofertowym nie objętym przepisami Prawo zamówień publicznych. Zamawiający zastrzega sobie prawo modyfikacji procedury wyboru Wykonawcy bez podania przyczyny. Zamawiający przewiduje możliwość prowadzenia negocjacji z wybranymi lub wybranym Wykonawcą celem uzyskania możliwie korzystnych warunków realizacji zamówienia.
- O ewentualnym wybraniu Państwa oferty zostaniecie Państwo poinformowani na BIP Urzędu Miasta Lublin. Z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta umowa.
F. Wykaz załączników do ogłoszenia
- Wzór umowy
- Załącznik nr 1 - System Obsługi Budżetu obywatelskiego – Opis Przedmiotu zamówienia,
- Załącznik nr 2 – Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
- Załącznik Nr 1 - Minimalne środki techniczne i organizacyjne gwarantujące bezpieczeństwo powierzonych do przetwarzania danych osobowych
- Formularz ofertowy
Historia zmian:
06.03.2020 13:12 - poprawiono formularz ofertowy, wydłużono termin składania ofert do 13.03.2020
12.03.2020 11:20 - wprowadzono zmianę w OPZ, przedłużono termin składania ofert do 18.03.2020
12-03-2020 - Pytania i odpowiedzi - I
Podczas procesu realizacji zadania wpłynęło zapytanie od Wykonawcy, poniżej publikujemy treść zapytania i odpowiedź Zamawiającego.
„W nawiązaniu do ogłoszonego zapytania ofertowego zwracamy się do Zamawiającego o odstąpienie od warunku wskazanego w Opisie przedmiotu zamówienia, rozdział III Wymagania techniczne, punkt 8 narzędzie będzie uruchomione i będzie działało na fizycznych serwerach, zlokalizowanych w Polsce. W naszej opinii wymaganie wskazane przez Zamawiającego w znacznym stopniu ogranicza równy dostęp do udziału w zapytaniu ofertowym i jednocześnie nie jest spójne z zapisami załącznika do ww. zapytania ofertowego jaki stanowi Umowa powierzenia przetwarzania danych. W § 1 ust.5 lit. d) wskazane jest, że przetwarzanie danych osobowych przez podmiot przetwarzający zostanie ograniczone o obszar Państw Członkowskich Unii Europejskiej (UE) lub państw sygnatariuszy Umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG).”
Zamawiający dokonuje zmiany Opisu przedmiotu zamówienia, poprzez modyfikację zapisu dotyczącego wymagań technicznych.
W rozdziale III Wymagania techniczne, punkt 8 wprowadza się zmianę zapisu:
Jest: „ narzędzie będzie uruchomione i będzie działało na fizycznych serwerach, zlokalizowanych w Polsce”,
Powinno być: „ narzędzie będzie uruchomione i będzie działało na fizycznych serwerach zlokalizowanych na terenie EOG lub państw, które przystąpiły do Tarczy Prywatności.”
W związku z dokonaną zmianą treści Opisu przedmiotu Zamówienia, zasadne jest dokonać zmiany terminu składania ofert do dnia 18 marca 2020 r.
Pozostałe zapisy Opisu przedmiotu zamówienia pozostają bez zmian.
Dołączony do ogłoszenia załącznik "OPZ v2.pdf" uwzględnia już tę zmianę.
Data | Użytkownik | Zmiany | Zapisane wersje |
---|---|---|---|
24-03-2020 13:56 | Piotr Smoleń | Automatyczne przeniesienie do archiwum. Zmiana statusu obowiązywania. | Zobacz |
12-03-2020 11:28 | Piotr Smoleń | Na podstawie MDOK: UID: 6741263 Numer: 35804/03/2020 | Wersja aktualnie wyświetlana |
06-03-2020 13:14 | Piotr Smoleń | Na podstawie maila od N.Dziwulskiej z dnia 06.03.2020 12:06 | Zobacz |
03-03-2020 11:28 | Piotr Smoleń | Na podstawie MDOK: UID: 6699377 Numer: 26974/02/2020 | Zobacz |