Termin składania dokumentów
06-06-2022 - Ogłoszenie
Przedmiotem zamówienia jest:
- zapewnienie nielimitowanego dostępu on-line do aktualnej bazy aktów i informacji prawnych;
- instalacja i zapewnienie dostępu do aktualizacji bazy aktów i informacji prawnych w systemie
off-lineon-line; (zmiana zapisu) - zapewnienie dostępu do systemów dodatkowych dostępnych dla nazwanych użytkowników identyfikowanych przez indywidualny login i hasło:
- Serwis Budowlany lub równoważny
- Ochrona Danych Osobowych lub równoważny
- Zamówienia Publiczne lub równoważny
- Prawo Oświatowe lub równoważny
- Orzecznictwo Zaawansowane lub równoważny
- utrzymanie aktualności i ciągłości usług przez okres 12 miesięcy od daty uruchomienia Systemu
Termin wykonania:
14 dni od podpisania umowy.
Wiedza i doświadczenie:
O zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy, których wiedza i doświadczenie pozwoli na prawidłowe wykonanie zamówienia posiadający renomę na rynku w przedmiotowym zakresie.
Kryterium wyboru oferty:
- cena brutto oferty,
- zakres zawartości systemu informacji prawnej, na podstawie załączonej tabeli.
Termin składania ofert:
- Ofertę proszę przesłać na adres zamowienia.it@lublin.eu w terminie do dnia
13.06.2022 r.20.06.2022 r. (zmiana terminu składania ofert). - Oferta powinna zawierać:
- wypełnioną i podpisaną tabelę, stanowiącą załącznik do niniejszego ogłoszenia,
- podpisany wzór umowy, stanowiący załącznik do niniejszego ogłoszenia,
- ofertę cenową zawierającą wszystkie koszty realizacji umowy.
Niniejsze zapytanie jest zapytaniem ofertowym nie objętym przepisami Prawo zamówień publicznych. Zamawiający zastrzega sobie prawo modyfikacji procedury wyboru Wykonawcy bez podania przyczyny. Zamawiający zastrzega sobie prawo weryfikacji oferowanego systemu informacji prawnej. Zamawiający przewiduje możliwość prowadzenia negocjacji z wybranymi lub wybranym Wykonawcą celem uzyskania możliwie korzystnych warunków realizacji zamówienia. O ewentualnym wybraniu Państwa oferty zostaniecie Państwo poinformowani na BIP Urzędu Miasta Lublin. Z wybranym Wykonawcą zostanie podpisana umowa (wzór w załączniku) na podstawie otrzymanej oferty.
10-06-2022 - Zmiana terminu składania ofert
W związku w wpłynięciem do Urzędu Miasta Lublin w dniu 09 czerwca 2022 roku pytań do zapytania ofertowego na dostęp do systemu informacji prawnych informuję, że Zamawiający zdecydował o przesunięciu terminu składania ofert do dnia 20 czerwca 2022 r.
14-06-2022 - Treść zapytań wraz z odpowiedziami
Informuję, iż w zapytaniu ofertowym nie objętym przepisami Prawo zamówień publicznych wpłynęły następujące zapytania:
- Pytanie nr 1
W zaproszeniu do składania ofert Zamawiający wskazuje, iż oczekuje m.in. „instalacji i zapewnienia dostępu do aktualizacji bazy aktów i informacji prawnych w systemie off-line”.
Tymczasem zapisy projektu umowy określają dostęp i aktualizację systemu tylko w wersji online. Czy zatem Wykonawca prawidłowo interpretuje ww. zapisy przyjmując, że wskazanie przez Zamawiającego w treści zaproszenia wymogu dostępu do aktualizacji w systemie offline jest omyłką pisarską i Zamawiający oczekuje jedynie dostępu online?
Jeśli jednak powyższa interpretacja byłaby nieprawidłowa i Zamawiający miałby dodatkowe, szczególne wymagania co do aktualizacji Systemu Informacji Prawnej, Wykonawca zwraca się z prośbą o wskazanie dokładnych wymagań w tym zakresie.
Odpowiedź:
Zamawiający informuje, że instalacja i zapewnienie dostępu do aktualizacji bazy aktów i informacji prawnych ma być w systemie on-line. - Pytanie nr 2
Zamawiający wymaga poprawy dowolnego błędu w przeciągu 2 dni roboczych. Wykonawca, poprzez testy jednostkowe, automatyczne i manualne, dokłada wszelkich starań, żeby dostarczony produkt nie posiadał żadnych błędów. Jeśli pomimo tego w produkcie pojawi się błąd to oznacza, że jest on nieoczywisty i może być związany z infrastrukturą Zamawiającego, np. z zasadami bezpieczeństwa, a jego naprawa może wymagać wizyty u Zamawiającego. Z tego powodu Wykonawca prosi o pozostawienie terminu 2 dni roboczych na naprawę awarii lub błędów krytycznych uniemożliwiających korzystanie z istotnych funkcjonalności programu a wydłużenie do 5 dni terminu poprawy wad, które nie wpływają znacząco na jakość pracy.
Odpowiedź:
Zamawiający informuje, że nie wyraża zgody na wydłużenie terminu o którym mowa w § 6 ust. 3 pkt 1 projektu umowy. - Pytanie nr 3
Zamawiający w warunkach zamówienia przywołuje konkretne wersje przeglądarek internetowych. Dlatego Wykonawca chce się upewnić, czy system, który wspiera i jest testowany na najnowszych i dwóch wstecz wersjach przeglądarek Mozilla FireFox, Edge, Chrome oraz Internet Explorer 11 (do momentu wycofania wsparcia dla tej wersji przez jej producenta Microsoft Corporation) spełnia wymagania Zamawiającego co do przeglądarek wspieranych przez System Informacji Prawnej?
Odpowiedź:
Zamawiający wymaga, aby System działał poprawnie w przeglądarkach Mozilla FireFox, Edge oraz Chrome w najnowszych i dwóch wstecz wersjach. - Pytanie nr 4
Zamawiający w § 5 ust. 4 pkt 3 wzoru umowy powołuje się na § 1 ust. 1 pkt 1-6 tejże umowy. Wykonawca prosi o potwierdzenie, że prawidłowym zapisem w tym punkcie umowy powinien być § 1 ust. 1 pkt 2.
Odpowiedź:
Zamawiający przychyla się do wniosku i modyfikuje treść § 5 ust. 4 pkt 3 wzoru umowy poprzez zmianę i nadaje mu brzmienie: „dostęp do Systemu nie może wymuszać podawania nazwy użytkownika i hasła, System musi autoryzować użytkowników na podstawie publicznych adresów IP Zamawiającego. System będzie dostępny dla adresów publicznych Zamawiającego z podsieci 193.93.68.0/22. z wyjątkiem użytkowników o których mowa w § 1 ust. 1 pkt 2.” - Pytanie nr 5
Dla uniknięcia wątpliwości interpretacyjnych, przez wzgląd na fakt, że podpisanie protokołu warunkuje wypłatę wynagrodzenia, Wykonawca wnosi o potwierdzenie, iż protokół będzie przez Strony podpisany po prawidłowym udostępnieniu przedmiotu umowy Zamawiającemu do korzystania, a nie po zakończeniu 12-miesięcznego okresu udzielania dostępu.
Odpowiedź:
Zamawiający potwierdza, że protokół odbioru będzie podpisany przez Strony po prawidłowym udostępnieniu do korzystania Zamawiającemu przedmiotu umowy, a nie po zakończeniu 12-miesięcznego okresu udzielania dostępu. - Pytanie nr 6
Zgodnie z powszechnie przyjętą praktyką rynkową dotyczącą udostępniania oprogramowania Wykonawca wnosi o zmianę sposobu płatności na płatność z góry zamiast płatności z dołu. Wykonawca wnosi zatem o zmianę treści § 4 ust. 3 projektu umowy, tak aby wystawianie faktur miało miejsce w pierwszym miesiącu każdego kolejnego kwartału.
Odpowiedź:
Zamawiający informuje, że nie wyraża zgody na zmianę treści § 4 ust. 3. - Pytanie nr 7
Z uwagi na fakt, że przewidziane w § 7 oraz § 9 ust. 7 kary umowne zdaniem Wykonawcy są wysokie porównując je do standardów rynkowych, Wykonawca zwraca się z uprzejmą prośbą do Zamawiającego o ich zmniejszenie o 25%.
Odpowiedź:
Zamawiający podtrzymuje wysokość kar umownych. Wszystkie umowy zawierane przez Gminę Lublin utrzymują się na identycznym poziomie. - Pytanie nr 8
Zdaniem Wykonawcy powszechnie akceptowanym w obrocie gospodarczym i wynikającym z dobrych praktyk rynkowych zwyczajem jest - w odniesieniu do umów o charakterze terminowym - respektowanie zasady trwałości umów. Zasada ta winna być rozciągana w szczególności na umowy krótko- i średniookresowe, a z taką właśnie mamy do czynienia w niniejszej sprawie. Nadmienić należy, że możliwość rozwiązywania umów terminowych w odniesieniu do umów dotyczących udostępniania aplikacji komputerowych jest wręcz niespotykane, a kiedy ma miejsce, to zazwyczaj dotyczy szczególnych (wyjątkowych) okoliczności, które w danej sytuacji mają miejsce. Tymczasem zdaniem Wykonawcy żadne szczególne okoliczności nie mają miejsca w przypadku relacji Zamawiającego z Wykonawcą.
Z uwagi na powyższe Wykonawca postuluje zmianę treści projektu umowy poprzez dodanie w nim postanowienia, wg którego warunkiem skorzystania z uprawnień przewidzianych w § 8 ust. 1 pkt 1 i 2, będzie uprzednie wezwanie Wykonawcy przez Zamawiającego do zaprzestania naruszeń i bezskuteczny upływ wyznaczonego w tym celu Wykonawcy dodatkowego co najmniej 3-dniowego terminu.
Odpowiedź:
Zamawiający pozostaje przy aktualnych zapisach wzoru umowy. - Pytanie nr 9
Wykonawca zwraca uwagę, że ustawa Prawo zamówień publicznych (art. 436 pkt 3) przewiduje obowiązek zamieszczania w zawieranych umowach limitu łącznej maksymalnej wysokość kar umownych, których mogą dochodzić strony. Wykonawca ma oczywiście świadomość, że niniejsze zapytanie ofertowe nie jest objęte przepisami tej ustawy, jednak ww. wymóg w niej przewidziany stanowi zdaniem Wykonawcy wyraz zauważenia i uznania go przez ustawodawcę za powszechnie przyjęty standard rynkowy. Wykonawca wnosi zatem o wprowadzenie do projektu umowy następującego postanowienia limitującego możliwe do naliczenia kary umowne:
„Łączna maksymalna wysokość kar umownych, których mogą dochodzić Strony, wynosi 30% wartości wynagrodzenia brutto określonego w § 4 ust. 1”.
Odpowiedź:
Zamawiający wprowadza zmianę do wzoru umowy poprzez dodanie w § 7 ust. 6 w brzmieniu: „Łączna maksymalna wysokość kar umownych, których mogą dochodzić Strony, wynosi 100% wartości wynagrodzenia brutto określonego w § 4 ust. 1.” - Pytanie nr 10
Wykonawca zwraca się do Zamawiającego z pytaniem, czy ze względu na fakt, że do programów stanowiących przedmiot umowy Wykonawca stosuje standardowe powszechnie (dla wszystkich jego klientów niebędących konsumentami) OWU, Zamawiający zgodziłby się na dostarczenie mu i dołączenie takiego dokumentu do umowy jako załącznika do niej, z zastrzeżeniem, iż w razie sprzeczności ww. dokumentu z treścią umowy pierwszeństwo miałaby umowa? W razie potrzeby Wykonawca jest gotowy dostarczyć taki dokument na ręce Zamawiającego do akceptacji jeszcze przed podpisaniem umowy. Wykonawca podkreśla, że dołączenie OWU leży również w interesie samego Zamawiającego, nie tylko z uwagi na określenie minimalnego zakresu uprawnień względem korzystania z systemu i ochrony przed ew. roszczeniami, zwłaszcza podmiotów trzecich, ale również pod kątem należytej ochrony danych osobowych (OWU zawierają już odpowiednio zabezpieczające strony postanowienia dot. powierzenia przetwarzania danych osobowych, a danymi tymi są np. adresy e-mail użytkowników końcowych pełniące funkcje loginów). Jest to bardzo istotna kwestia z perspektywy RODO. Gdyby Zamawiający pozytywnie odniósł się do powyższego pytania, Wykonawca zwraca się z propozycją wprowadzenia do zawieranej przez strony umowy następującego postanowienia: „W sprawach nieuregulowanych umową stosuje się postanowienia Ogólnych Warunków Umowy stanowiących załącznik nr … do umowy. Zastrzega się jednocześnie, że w razie sprzeczności pomiędzy postanowieniami ww. Ogólnych Warunków Umowy a postanowieniami umowy stosuje się postanowienia umowy”.
Odpowiedź:
Zamawiający informuje, że nie wyraża zgody na powyższe. - Pytanie nr 11
Nadto, w przypadku braku zgody na OWU, Wykonawca zwraca się z prośbą o zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych wg sprawdzonego wzorca, który stosuje powszechnie z licencjobiorcami oprogramowania LEX. Wykonawca udostępni ww. wzorzec w terminie określonym przez Zamawiającego i kieruje pytanie czy Zamawiający godzi się na takie rozwiązanie? Jeśli Zamawiający nie wyraża na to zgody, Wykonawca wnosi o niezwłoczne udostępnienie projektu umowy powierzenia, jaką Zamawiający zamierza zawrzeć z Wykonawcą – Wykonawca musi mieć możliwość zapoznania się z nim przed terminem składania ofert, bowiem kształt tej umowy może istotnie wpływać na warunki kontraktowania przewidziane w tym postępowaniu. W braku zaś zgody na załączenie wzorca przed terminem składania ofert Wykonawca wnosi przynajmniej o potwierdzenie przez Zamawiającego, że wzorzec takiej umowy będzie podlegał negocjacjom Stron, które wspólnie ustalą jego ostateczne brzmienie.
Odpowiedź:
Zamawiający udostępnia wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Data | Użytkownik | Zmiany | Zapisane wersje |
---|---|---|---|
23-06-2022 08:59 | Dorota Mazurek | Automatyczne przeniesienie do archiwum. Zmiana statusu obowiązywania. | Zobacz |
15-06-2022 14:19 | Dorota Mazurek | Dodanie opdowiedzi na pytania Mdok nr: 67331/06/2022 | Zobacz |
14-06-2022 13:39 | Magdalena Piwowarska | Zmiana zapisów we wzorze umowy, dołączenie wzoru umowy powierzenia danych osobowych, zmiana zapisu w przedmiocie zamówienia w pkt 2. na podstawie MDOK nr 65684/06/2022 | Wersja aktualnie wyświetlana |
10-06-2022 12:52 | Dorota Mazurek | Zmiana terminu składania ofert nr Mdok: 65711/06/2022 | Zobacz |
06-06-2022 14:25 | Dorota Mazurek | Utworzenie dokumentu na podstawie nr Mdok 62244/06/2022 | Zobacz |