Termin składania dokumentów
10-06-2019 - Dzierżawa terminala pocztowego
Wydział Informatyki i Telekomunikacji Urzędu Miasta Lublin zaprasza do składania ofert na:
Dzierżawę terminala pocztowego
Zakres zamówienia obejmuje:
- Dzierżawę terminala pocztowego.
- Zapewnienie serwisu dzierżawionego terminala.
- Dostawę materiałów eksploatacyjnych.
Szczegółowy zakres zamówienia:
- Dzierżawa terminala pocztowego przez okres 36 miesięcy od dnia zawarcia umowy, nie wcześniej jednak niż od 06.07.2019, do dnia 05.07.2022 r.
- Zapewnienie sprawności dzierżawionego terminala:
- utrzymanie w sprawności dzierżawionego urządzenia przez cały okres dzierżawy; Wykonawca będzie dokonywał stosownych czynności serwisowo-przeglądowych bez wezwania Zamawiającego, w uzgodnionym z Zamawiającym terminie.
- naprawa lub udostępnienie jednostki zastępczej o parametrach nie gorszych niż dzierżawiona jednostka, w terminie do końca następnego dnia roboczego od momentu zgłoszenia awarii, niestabilnej pracy lub pogorszenia jakości.
- Wykonawca we własnym zakresie zapewni bieżącą obsługę urządzenia przez wszystkie wymagane podmioty zewnętrzne w celu zagwarantowania realizacji umowy z Pocztą Polską S.A. w wymaganych tym postępowaniem terminach.
- dostawa na bieżąco, w ciągu 8 godzin roboczych od momentu zgłoszenia, wszelkich niezbędnych materiałów eksploatacyjnych (tusze/tonery, etykiety samoprzylepne itd.).
- Zamawiający nie poniesie, żadnych dodatkowych kosztów realizacji umowy, poza wymienionymi w umowie. Wszelkie dodatkowe koszty niezbędne do realizacji umowy obciążają Wykonawcę.
- Zamawiający, mając świadomość okresowego znacznego zwiększenia ilości wysyłanej korespondencji, ma prawo zażądać od Wykonawcy dostarczenia zapasu materiałów eksploatacyjnych niezbędnych do zapewnienia pracy terminala z maksymalną wydajnością (15 000 przesyłek / 8godzin) przez okres 3 dni. Żądanie takie może być zgłoszone nie później niż na 5 dni roboczych przed okresem nasilenia. Wykonawca zobowiązany jest do odebrania niewykorzystanych materiałów eksploatacyjnych i nieobciążania za nie Zamawiającego. Zamawiający ma prawo do zgłaszania takich sytuacji maksymalnie 3 razy w ciągu roku.
- Parametry techniczne oferowanego do dzierżawy terminala pocztowego:
- potwierdzona przez oficjalny dokument współpraca terminala z systemem Poczty Polskiej S.A.;
- urządzenie wyposażone w automatyczny podajnik i odbiornik przesyłek;
- automatyczny podajnik urządzenie obsługuje przesyłki:
- długość: co najmniej w zakresie 127-381 mm;
- szerokość: co najmniej w zakresie 90-305mm;
- maksymalna grubość: nie mniej niż 16 mm;
- wydajność urządzenia:
- minimum 150 (sto pięćdziesiąt) przesyłek na minutę przy pracy z podajnikiem automatycznym,
- minimum 50 (pięćdziesiąt) etykiet na minutę przy pracy bez podajnika automatycznego,
- 15 000 (piętnaście tysięcy) przesyłek w ciągu 8-godzinnego dnia pracy,
- roczna wydajność: 600 000 (sześćset tysięcy przesyłek),
- przewidywana łączna ilość przesyłek do obsłużenia w trakcie trwania umowy to 1 500 000 (jeden milion pięćset tysięcy) w tym 1 000 (jeden tysiąc) z użyciem etykiet samoprzylepnych;
- urządzenie wyposażone w automatyczną wagę, na podstawie której przesyłki będą automatycznie klasyfikowane;
- możliwość definiowania co najmniej 7 dodatkowych informacji do nadruku na znakowanych przesyłkach;
- możliwość transferu do terminala listy przesyłek w postaci elektronicznej;
- automatyczna realizacja elektronicznej książki nadawczej;
- możliwość oznakowywania przesyłek w sposób wymagany przez aktualną umowę z Pocztą Polską S.A.;
- raportowanie danych o przesyłkach (do edytowalnej wersji elektronicznej, np. plik w formacie *.xls, *.ods lub *.csv), umożliwiające rozliczanie nadawanych przesyłek pocztowych z uwzględnieniem ich liczby i cen jednostkowych (netto i brutto):
- po zadanych okresach zestawienia (np. przesyłek nadanych w okresie od -do)
- w rozbiciu na poszczególne rodzaje przesyłek pocztowych w rozumieniu umowy z Pocztą Polską S.A. (np. krajowe, zagraniczne, zwykłe, polecone, polecone ZPO),
- w rozbiciu na komórki organizacyjne Zamawiającego lub inne ustalone z Zamawiającym jednostki podziału.
- Miesięczny koszt dzierżawy terminala zawiera wszystkie niezbędne elementy, materiały i usługi, w tym także koszt materiałów eksploatacyjnych niezbędnych do oznakowania ilości przesyłek określonej w punkcie 3.4.5.
- Wykonawca przeprowadzi instruktaż stanowiskowy dla minimum 3 pracowników Zamawiającego, w terminie 5 dni od dostarczenia terminala. Zakres instruktażu pozwoli pracownikom Zamawiającego, po jego odbyciu, na normalną pracę z terminalem zgodnie z jego przeznaczeniem. Instruktaż będzie przeprowadzony w siedzibie Zamawiającego w godzinach jego pracy. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu niezbędne materiały instruktażowe i instrukcje obsługi w języku polskim.
- Płatności:
- rozliczenia z Wykonawcą będą się odbywać w trybie miesięcznym, na podstawie przekazanego do dnia 10 następnego miesiąca potwierdzonego przez Zamawiającego protokołu należytego wykonania umowy w rozliczanym miesiącu;
- Wykonawca za każdy miesiąc trwania umowy obciąży Zamawiającego kwotą równą miesięcznej stałej opłaty, przez cały okres trwania umowy opłaty za dzierżawę terminala;
- zapłata za prawidłowo wystawioną fakturę nastąpi w ciągu 21 dni od dnia jej doręczenia Zamawiającemu w sposób wskazany na fakturze.
- Ważność umowy upływa z dniem 05.07.2022 roku lub po wyczerpaniu limitu określonego w punkcie 3.4.5, w zależności co nastąpi wcześniej.
Wiedza i doświadczenie. Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku:
O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, których wiedza i doświadczenie pozwoli na prawidłowe wykonanie zamówienia.
Kryterium wyboru oferty:
Całościowa cena brutto obliczona przez przemnożenie kosztu brutto dzierżawy urządzenia za okres 1 miesiąca i liczby 36 (trzydzieści sześć), będącej spodziewaną długością trwania umowy wyrażoną w miesiącach.
Koszt brutto dzierżawy musi uwzględniać wszystkie koszty łącznie z materiałami eksploatacyjnymi (za wyjątkiem kosztów energii elektrycznej) i wszelkimi czynnościami niezbędnymi do utrzymania w sprawności dzierżawionego terminala i oznakowania wskazanych powyżej ilości przesyłek.
Ofertę zawierającą:
- miesięczny koszt brutto dzierżawy terminala;
- wykaz materiałów eksploatacyjnych używanych do pracy terminala wraz z ich jednostkową ceną brutto i wydajnością;
- dokument (kopię) potwierdzający gotowość współpracy oferowanego terminala z systemem Poczty Polskiej S.A.;
- parafowany wzór umowy i załącznika nr 1 do wzoru umowy
należy złożyć do dnia 2019.06.17 do godziny 15:00 w Wydziale Informatyki i Telekomunikacji lub przesłać w tym okresie na adres informatyka@lublin.eu.
19-06-2019 - Pytania i odpowiedzi
Informuję, iż w zapytaniu ofertowym nie objętym przepisami Prawo zamówień publicznych wpłynęły pytania dotyczące następujących kwestii:
Pytanie nr 1
W zakresie funkcjonalności Systemu Informacji Prawnej Zamawiający wymaga możliwości przeszukiwania bazy danych z wykorzystaniem wszystkich pól struktury aktu prawnego. Czy w zakresie tego wymagania Zamawiający oczekuje również możliwości wyszukiwania aktów prawnych według autora aktu prawnego, czyli np. wyszukiwania rozporządzeń konkretnego ministra?
Odpowiedź:
Zamawiający aprobuje możliwość wyszukiwania aktów prawnych według autora aktu prawnego.
Pytanie nr 2
W zakresie dzienników urzędowych województw Zamawiający oczekuje kompletu tekstów aktów prawnych opublikowanych od dnia 1 stycznia 2010 r. w 16 dziennikach urzędowych województw z podziałem administracyjnym oraz oceną ich obowiązywania i wersjami czasowymi. Jest to bardzo obszerna baza aktów prawnych, w której znajduje się ponad 600 tys. dokumentów, oraz której przeszukiwanie może być bardzo utrudnione jeśli nie posiada ona powiązania aktów prawa miejscowego z określoną gminą lub powiatem. Czy w zakresie tego wymagania Zamawiający oczekuje możliwości zawężania wyników wyszukiwania do określonego regionu: gminy oraz powiatu?
Odpowiedź:
Zamawiający oczekuje możliwości zawężania wyników wyszukiwania do określonego regionu: gminy oraz powiatu.
Pytanie nr 3
Oznaczenie aktualności dokumentów jest bardzo ważną cechą serwisu informacji prawnej, gdyż ułatwia Użytkownikowi odnalezienie informacji o aktualnym stanie prawnym, przyspieszając tym samym jego pracę. Czy w zakresie wymagania „tezy z piśmiennictwa, program zawiera cytaty z piśmiennictwa prawniczego” Zamawiający oczekuje oceny ich tez co do aktualności?
Odpowiedź:
Zamawiający oczekuje oceny aktualności "tez z piśmiennictwa".
Pytanie nr 4
W zakresie zawartości Systemu Informacji Prawnej, Zamawiający oczekuje bazy informacji pochodzących z ogłoszeń publikowanych miedzy innymi w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Jest to bardzo obszerna baza, w której znajduje się wiele rodzajów ogłoszeń, np.: ogłoszenia wymagane przez: kodeks postępowania cywilnego, kodeks spółek handlowych, prawo upadłościowe lub restrukturyzacyjne. Czy Zamawiający oczekuje możliwości wyszukiwania ogłoszeń publikowanych w MSiG według rodzaju ogłoszenia oraz możliwości przeszukiwania tekstowego tej bazy?
Odpowiedź:
Zamawiający aprobuje możliwość wyszukiwania ogłoszeń publikowanych w MSiG według rodzaju ogłoszenia oraz możliwości przeszukiwania tekstowego tej bazy.
Pytanie nr 5
Czy Zamawiający oczekuje, aby w ramach wymagania dotyczącego monografii do Prawa Europejskiego, System zawierał monografie do aktów takich jak:
-
Dyrektywa Rady 92/13/EWG z dnia 25 lutego 1992 r. koordynująca przepisy ustawowe, wykonawcze i administracyjne odnoszące się do stosowania przepisów wspólnotowych w procedurach zamówień publicznych podmiotów działających w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i telekomunikacji (Dz. U. UE. L. z 1992 r. Nr 76, str. 14 z późn. zm.)
-
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2009/81/WE z dnia 13 lipca 2009 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania niektórych zamówień na roboty budowlane, dostawy i usługi przez instytucje lub podmioty zamawiające w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa i zmieniająca dyrektywy 2004/17/WE i 2004/18/WE (Dz. U. UE. L. z 2009 r. Nr 216, str. 76 z późn. zm.)?
Odpowiedź:
Zamawiający zaakceptuje funkcję aby w ramach wymagania dotyczącego monografii do Prawa Europejskiego, System zawierał monografie do aktów takich jak:
-
Dyrektywa Rady 92/13/EWG z dnia 25 lutego 1992 r. koordynująca przepisy ustawowe, wykonawcze i administracyjne odnoszące się do stosowania przepisów wspólnotowych w procedurach zamówień publicznych podmiotów działających w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i telekomunikacji (Dz. U. UE. L. z 1992 r. Nr 76, str. 14 z późn. zm.)
-
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2009/81/WE z dnia 13 lipca 2009 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania niektórych zamówień na roboty budowlane, dostawy i usługi przez instytucje lub podmioty zamawiające w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa i zmieniająca dyrektywy 2004/17/WE i 2004/18/WE (Dz. U. UE. L. z 2009 r. Nr 216, str. 76 z późn. zm.).
Pytanie nr 6
W zaproszeniu do składania ofert Zamawiający wskazuje:
„Przedmiotem zamówienia jest:
1. zapewnienie nielimitowanego dostępu on-line do aktualnej bazy aktów i informacji prawnych;
2. instalacja i zapewnienie dostępu do aktualizacji bazy aktów i informacji prawnych w systemie off-line;”
Natomiast w projekcie umowy przedmiot umowy został określony następująco:
„§ 1
1. Przedmiotem Umowy jest:
1) zapewnienie dostępu do systemu informacji prawnej, zwanego dalej Systemem dla wskazanych przez Zamawiającego użytkowników identyfikowanych za pomocą wskazanej przez Zamawiającego puli adresów IP z wykorzystaniem połączenia z siecią Internet, wersja on-line;
Czy zatem Wykonawca prawidłowo interpretuje ww. zapisy przyjmując, że wskazanie przez Zamawiającego w pkt 2 zaproszenia wymogu dostępu do aktualizacji w systemie offline jest oczywistą omyłką pisarską i Zamawiający oczekuje jedynie dostępu online?
Jeśli jednak powyższa interpretacja byłaby nieprawidłowa i Zamawiający miałby dodatkowe, szczególne wymagania co do aktualizacji Systemu Informacji Prawnej, Wykonawca zwraca się z prośbą o wskazanie dokładnych wymagań w tym zakresie.
Odpowiedź:
Oczekiwanie dostępu do aktualizacji w systemie offline jest oczywistą omyłką pisarską i Zamawiający rezygnuje z tego zapisu.
Pytanie nr 7
Czy Zamawiający dopuści System Informacji Prawnej, który prawidłowo działa na wymienionych w wymaganiach przeglądarkach w ich najnowszych wersjach i dwóch wstecz? Wykonawca zwraca uwagę, że część wymienionych przez Zamawiającego przeglądarek nie jest wspierana przez ich producentów w podanych przez Zamawiającego wersjach, co uniemożliwia zastosowanie nowszych rozwiązań informatycznych oraz rodzi ryzyko w zakresie cyberbezpieczeństwa.
Odpowiedź:
Zamawiający dopuszcza System, który musi działać w przeglądarkach w ich najnowszych wersjach i w dwóch wersjach wstecz.
Pytanie nr 8
W § 6 ust. 3 projektu umowy Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do cyt. „usunięcia awarii, błędów, wad i usterek funkcjonowania aplikacji obsługującej bazę danych; skuteczna reakcja zakończona usunięciem problemu lub uruchomieniem rozwiązania zastępczego musi nastąpić w ciągu 2 dni roboczych od dnia dokonania zgłoszenia”, przy czym nie definiuje w żaden sposób tych pojęć.
W związku z tym Wykonawca zwraca się z uprzejmą prośbą o przyjęcie przez Zamawiającego i wprowadzenie do umowy poniższych definicji:
- Awaria - nagłe i nieprzewidziane uszkodzenie programu, które uniemożliwia jego eksploatację, jednocześnie nie pozwalając na zastosowanie obejścia; pod pojęciem „obejścia” – należy rozumieć w umowie znalezienie takiego sposobu używania programu zgodnie z jego dokumentacją, aby obejść skutki wystąpienia awarii poprzez skorzystanie z funkcjonalności zawartych w tym programie, nawet jeżeli sposób ten spowoduje zmniejszenie użyteczności programu
- Błąd – brak poprawnego, prawidłowego działania programu lub jego elementu/funkcji, umożliwiający jednak pracę przez zastosowanie tzw. Obejścia;
- Usterka – wada kosmetyczna obniżająca jakość działania programu, np. błąd redaktorski;
oraz wyrażenie zgody – ze względu na zróżnicowanie wagi poszczególnych pojęć – na następujące terminy usuwania:
- Awarii – 4 h robocze
- Błędów – 2 dni robocze
- Usterek – 5 dni roboczych.
Odpowiedź:
Zamawiający podtrzymuje aktualne zapisy. Ich celem jest uproszczenie, a z doświadczenia zamawiający wie, iż często uzgodnienie trybu zgłoszenia zajmuje więcej czasu niż ewentualna naprawa problemu. Dlatego też wymagany jest termin 2 dni roboczych na usunięcie niewłaściwej pracy serwisu, który jest wyważonym i rozsądnym kompromisem dla zgłoszeń bez rozróżniania ich wagi i trybu.
Pytanie nr 9
Zamawiający wymaga dostępu do Systemu Informacji Prawnej poprzez sieć wewnętrzną. Ze względu na wymaganą wersję online systemu Wykonawca chce się upewnić, że każda końcówka sieci wewnętrznej Zamawiającego, z której wymagany będzie dostęp do Systemu Informacji Prawnej, będzie miała dostęp do Internetu.
Odpowiedź:
Zamawiający potwierdza, iż każda końcówka sieci wewnętrznej będzie miała dostęp do Internetu.
Pytanie nr 10
Z uwagi na brzmienie § 4 ust. 8 projektu umowy i konieczny do zabezpieczenia słuszny interes Wykonawcy, który nie ma żadnego wpływu na budżet miasta, Wykonawca zwraca się z uprzejmą prośbą o uzupełnienie ww. § 4 ust. 8 o zdanie drugie w brzmieniu następującym:
„Za przestrzeganie reguły określonej w zdaniu poprzednim i za ewentualne skutki jej naruszenia odpowiada Zamawiający”.
Odpowiedź:
Zamawiający przychyla się do wniosku i zgadza się na wprowadzenie wnioskowanego zapisu tj: „Za przestrzeganie reguły określonej w zdaniu poprzednim i za ewentualne skutki jej naruszenia odpowiada Zamawiający”.
Pytanie nr 11
Z uwagi na fakt, że wszystkie kary umowne przewidziane w projekcie umowy naliczane są od całkowitej wartości umowy, a zdaniem Wykonawcy są wysokie porównując je do standardów rynkowych, Wykonawca zwraca się z uprzejmą prośbą do Zamawiającego o ich zmniejszenie o połowę.
Odpowiedź:
Zamawiający utrzymuje aktualne zapisy. Dla Zamawiającego jako jednostki JST ewentualne skutki administracyjne i wizerunkowe, a zwłaszcza finansowe, niemożności wykonania w terminie swoich obowiązków mogą spowodować szkody, z powodu których roszczenia finansowe drugiej strony mogę wielokrotnie przewyższać wartość umowy na dostęp do Systemu Informacji Prawnej. Utrzymując zapisy o karach umownych Zamawiający zwraca szczególną uwagę jak ważnego aspektu jego pracy dotyka taka umowa.
Pytanie nr 12
Z uwagi na niejednoznacznie sformułowanie pojęcia niedostępności, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 2 projektu umowy, Wykonawca zwraca uwagę, iż dla możliwości efektywnego wykorzystania sankcji w ww. przepisie określonych, koniecznym jest sprecyzowanie okresu, w którym dana wadliwość (tj. niedostępność systemu przekraczająca pułap 97% lub 5-krotna niedostępność systemu) winna wystąpić. Wykonawca postuluje zatem uzupełnienie ww. zapisu w ten sposób, aby otrzymał brzmienie następujące:
„za każdy dzień zwłoki niedostępności Systemu – kwotę w wysokości 0,5% wartości wynagrodzenia brutto, określonego w § 4 ust. 1 Umowy; jako niedostępność rozumie się wystąpienie przynajmniej jednej sytuacji:
a) ograniczenie w okresie następujących po sobie 30 dni kalendarzowych dostępności poniżej 97% czasu w godzinach 7:00-17:00 w dni robocze,
b) wystąpienie w okresie następujących po sobie 30 dni kalendarzowych przerw w pracy Systemu więcej niż 5 razy w godzinach 7:00-17:00 w dni robocze,
c) zwłoka w uruchomieniu Systemu w rozumieniu § 2 pkt 1”.
Odpowiedź:
Zmawiający przychyla się do wniosku i zgadza na dokonanie wnioskowanych uzupełnień.
Pytanie nr 13
Wykonawca zwraca się do Zamawiającego z pytaniem, czy ze względu na fakt, że do programów stanowiących przedmiot umowy Wykonawca stosuje standardowy (dla wszystkich jego klientów niebędących konsumentami) regulamin/OWU, Licencjobiorca zgodziłby się na dostarczenie mu i dołączenie takiego dokumentu do umowy jako załącznika do niej, z zastrzeżeniem, iż w razie sprzeczności ww. dokumentu z treścią umowy pierwszeństwo miałaby umowa. W razie potrzeby Wykonawca jest gotowy dostarczyć taki dokument na ręce Zamawiającego do akceptacji jeszcze przed podpisaniem umowy. W związku z powyższym Wykonawca proponuje dodanie do projektu umowy § 1 ust. 4 w brzmieniu następującym:
„Przedmiot umowy będzie przez Wykonawcę wykonywany na zasadach wyznaczonych Umową, a w zakresie nią nieuregulowanym w stanowiącym jej integralną część Regulaminie / Ogólnych Warunkach Umowy pt.: „………………………………………………………………………………”, stanowiącym załącznik nr … do Umowy”
Odpowiedź:
Zamawiający pozostaje przy aktualnych zapisach wzoru umowy.
Pytanie nr 14
Wykonawca zwraca się do Zamawiającego z uprzejmą prośbą o udostępnienie wersji edytowalnej Tabeli Zawartość Systemu Informacji Prawnej.
Odpowiedź:
Zamawiający uzupełnia ogłoszenie o odpowiedni plik. Jednocześnie Zamawiający wymaga, aby w przypadku posłużenia się treścią tego załącznika w ofercie Wykonawcy, Wykonawca zamieścił we wtórnym dokumencie oświadczenie o treści: „Wykonawca oświadcza iż dokument ten został sporządzony na podstawie załączonego do ogłoszenia wzoru Tabeli Zawartość Systemu Informacji Prawnej i nie zmienił w nim w żaden sposób treści kryteriów.”
Jednocześnie Zamawiający informuje, iż przedłuża termin składania ofert do dnia 21.06.2019.
Data | Użytkownik | Zmiany | Zapisane wersje |
---|---|---|---|
19-06-2019 12:51 | Piotr Smoleń | Automatyczne przeniesienie do archiwum. Zmiana statusu obowiązywania. | Zobacz |
19-06-2019 11:03 | Piotr Smoleń | Omyłkowo zamieszczona informacja z innego postępowania - powrót do właściwej wersji | Zobacz |
19-06-2019 10:58 | Piotr Smoleń | Omyłkowo zamieszczona informacja z innego postępowania | Zobacz |
19-06-2019 09:10 | Piotr Smoleń | Na podstawie MDOK: UID: 5951934 Numer: 85717/06/2019 | Wersja aktualnie wyświetlana |
10-06-2019 12:39 | Piotr Smoleń | na podstawie MDOK: UID: 5930339 Numer: 80839/06/2019 | Zobacz |