Treść pytania
Wnoszę o udostępnienie informacji publicznej w zakresie:
- Ilu mieszkańców zamieszkuje teren Gminy (stan na 30 czerwca 2018 roku);
- Czy Gmina przeszła na elektroniczne zarządzanie dokumentami (EZD)? Jeśli tak, proszę o wskazane dokumentu wprowadzającego ten tryb obiegu dokumentów oraz nazwę systemu, z którego korzystają urzędnicy?;
- Jeśli Gmina korzysta z obiegu tradycyjnego (papierowego), to czy posiada elektroniczny system wspomagający? Jeśli tak, to jaki? (np. SOD SEKAP, Proton, Mdok, SIDAS, DocMan itp.)?
- W którym roku wdrożono system elektroniczny (niezależnie od tego, czy jest wiodący czy wspomagający)? Jakie były całkowite koszty jego wdrożenia (zakup licencji, serwera, szkolenia pracowników, jeśli były itp.)? Jakie są roczne koszty utrzymania systemu (licencje, inne)?;
- Ile dokumentów wpłynęło do urzędu drogą elektroniczną w 2015, 2016 i 2017 roku?;
- Ile było wszystkich dokumentów wpływających do urzędu w roku 2015, 2016 i 2017 (zgodnie z książką podawczą czy innym rejestrem głównym)?
Data udzielenia odpowiedzi
Treść odpowiedzi
Odpowiadając na wniosek o dostęp do informacji publicznej informuję co następuje.
Ad 1
Liczba mieszkańców zameldowanych w Lublinie - stan na dzień 30 czerwca 2018 r. - wyniosła:
- na pobyt stały: 322264;
- na pobyt czasowy: 7469.
Ad 2, 3 i 4
Informacje o systemie wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Lublin wynikają z zarządzenia nr 67/12/2013 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 31 grudnia 2013 r. w sprawie wskazania podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Lublin oraz określenia wyjątków od systemu podstawowego z poźn. zm. Treść powyższego zarządzenia jest publicznie dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej pod linkiem bezpośrednim: https://bip.lublin.eu/prawo/zarzadzenia-prezydenta/2013/aktualne/zarzadzenie-nr-67122013-prezydenta-miasta-lublin-z-dnia-31-grudnia-2013-r-w-sprawie-wskazania-podstawowego-systemu-wykonywania-czynnosci-kancelaryjnych-w-urzedzie-miasta-lublin-oraz-okreslenia-wyjatkow-od-systemu-podstawowego,584,23044,2.html.
Zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1764 z późn. zm.) udostępnienie informacji publicznej w Biuletynie Informacji Publicznej wyłącza obowiązek ponownego jej udostępnienia na wniosek zainteresowanego w trybie art. 10 ust. 1 cyt. ustawy o dostępie do informacji publicznej (por. wyrok z dnia 1 grudnia 2005 r. Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, sygn. akt II SA/Gd 436/05).
Wdrożenie elektronicznego systemu obsługi spraw i dokumentów w Urzędzie Miasta Lublin zostało rozpoczęte w drugiej połowie 2008 roku i zakończone w roku 2012. Koszt wdrożenia wraz z kosztami licencji i szkoleń wyniósł: 1 083 250 zł natomiast koszt kolejnych licencji (nabywanych w latach następnych) to: 374 535 zł a koszt rocznej asysty technicznej systemu (według obecnie obowiązującej umowy) to: 149 076 zł.
Ad 5 i 6
W tabelach poniżej zostały przedstawiam dane (na podstawie prowadzonych w Urzędzie Miasta Lublin rejestrów), dotyczące liczby przesyłek, które wpłynęły do Urzędu w latach 2015, 2016 i 2017 z podziałem na:
- systemy teleinformatyczne, w których zostały zarejestrowane;
- postać przesyłek wpływających (tradycyjnie, elektronicznie – w tym przesłanych na ESP Urzędu za pośrednictwem platformy ePUAP, na e-mail):
Tabela 1. Przesyłki wpływające do Urzędu Miasta Lublin w roku 2015: postać, prowadzone rejestry.
-
Liczba wpływów ogółem z rejestrów:tradycyjne (operator pocztowy, klient) i elektroniczne (ESP, e-mail, systemy dedykowane)
467 603
wpływy tradycyjne
(postać papierowa: operator pocztowy, klient, systemy dedykowane)
325 797
rejestrowane w ESZD1
(postać papierowa → liczba pomniejszona o wpływy z ESP i e-mail)
317 667
rejestrowane w EWD2
8 130
rejestrowane w CEPiK3
brak danych
wpływy elektroniczne
141 806
rejestrowane w ESZD:
25 628
1) ESP na ePUAP4
2 564
2) e-mail5
22 513
rejestrowane w OGNIVO6
116 729
Tabela 2. Przesyłki wpływające do Urzędu Miasta Lublin w roku 2016: postać, prowadzone rejestry. -
Liczba wpływów ogółem z rejestrów:
tradycyjne (operator pocztowy, klient) i elektroniczne (ESP, e-mail, systemy dedykowane)
525 249
wpływy tradycyjne
(postać papierowa: operator pocztowy, klient,systemy dedykowane)
357 015
rejestrowane w ESZD
(postać papierowa → liczba pomniejszona o wpływy z ESP i e-mail)
347 286
rejestrowane w EWD
9 729
rejestrowane w CEPiK
brak danych
wpływy elektroniczne
168 234
rejestrowane w ESZD:
25 628
1) ESP na ePUAP
4 991
2) e-mail
20 637
rejestrowane w OGNIVO
142 606
Tabela 3. Przesyłki wpływające do Urzędu Miasta Lublin w roku 2017: postać, prowadzone rejestry.
-
Liczba wpływów ogółem z rejestrów:
tradycyjne (operator pocztowy, klient) i elektroniczne (ESP, e-mail, systemy dedykowane)
467 481
wpływy tradycyjne
(postać papierowa: operator pocztowy, klient, systemy dedykowane)
430 770
rejestrowane w ESZD
(postać papierowa → liczba pomniejszona o wpływy z ESP i e-mail)
353 386
rejestrowane w EWD
10 151
rejestrowane w CEPiK
67 233
wpływy elektroniczne
36 711
rejestrowane w ESZD:
25 628
1) ESP na ePUAP
9 171
2) e-mail
27 540
rejestrowane w OGNIVO
brak danych
1Elektroniczny system zarządzania dokumentacją – teleinformatyczny system obsługi spraw i dokumentów pełniący w Urzędzie Miasta Lublin funkcję systemu EZD, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. 1506 z późn. zm.).
2Ewidencja ludności – system teleinformatyczny dedykowany do obsługi wyspecjalizowanych usług administracyjnych realizowanych przez Wydział Spraw Administracyjnych w szczególności zakresie zameldowania, wymeldowania.
3Centralna ewidencja pojazdów (CEP) i centralna ewidencja kierowców (CEK).
4Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP) Urzędu Miasta Lublin dostępna na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP) zintegrowana z ESZD → wpływy kierowane na adresy skrytek ESP Urzędu Miasta Lublin na ePUAP: /UMLublin/SkrytkaESP lub /UMLublin/skrytka są rejestrowane bezpośrednio w ESZD.
5Poczta elektroniczna – wpływy kierowane na adres e-mail podmiotu, na konta e-mail poszczególnych komórek organizacyjnych lub konta e-mail pracowników Urzędu mogą być rejestrowane poprzez integrator w ESZD.
6OGNIVO – system teleinformatyczny dedykowany do obsługi wyspecjalizowanych usług administracyjnych realizowanych przez Wydział Egzekucji w szczególności zakresie realizacji egzekucji należności pieniężnych. System umożliwia elektroniczną wymianę informacji pomiędzy Urzędem a bankami. W ramach aplikacji pracownik Wydziału Egzekucji przygotuje zapytanie, podpisuje zapytanie bezpiecznym podpisem i przesyła je do OGNIVO. Odbiór odpowiedzi na przesłane w OGNIVO zapytania następuje automatycznie w systemie do uprawnionych użytkowników OGNIVO.
Data | Użytkownik | Zmiany | Zapisane wersje |
---|---|---|---|
07-01-2021 13:57 | Joanna Kapica-Tokarczyk | aktualizacja sposobu wyświetlania linku we wniosku | Zobacz |
24-01-2019 14:19 | Anna Gaj | Korekta wstawionego pliku | Zobacz |
23-01-2019 13:33 | Anna Gaj | Utworzenie dokumentu na podstawie sprawy KP-PP-I.1431.235.2018 | Wersja aktualnie wyświetlana |