Treść pytania
Wnoszę o udostępnienie informacji publicznej w następującym zakresie: (cyt.) stanu kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w postaci dokumentów:
- planu audytu,
- sprawozdanie z audytu,
- oświadczenie o stanie kontroli zarządczej,
- regulamin kontroli zarządczej,
- ankieta samooceny kontroli zarządczej,
- wyniki samooceny kontroli zarządczej,
- rejestr ryzyka,
- analiza ryzyka,
dotyczących lat 2017, 2018, 2019, 2020.
Data udzielenia odpowiedzi
Treść odpowiedzi
Odpowiadając na powyższe proszę przyjąć, co następuje.
Informuję, iż plan audytu (za lata 2017, 2018, 2019) oraz sprawozdanie z audytu (za lata 2017, 2018) było już przedmiotem wniosku o udostępnienie informacji publicznej. Treść odpowiedzi na wniosek została opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej Samorządu Miasta Lublin w zakładce: Informacja publiczna» Wnioski o udostępnienie informacji publicznej» 2019»145 i jest dostępna pod linkiem: Informacja publiczna.
Organ administracji publicznej nie ma obowiązku udostępniać informacji publicznej w formie i w sposób wskazany we wniosku wówczas, gdy znajduje się ona w Biuletynie Informacji Publicznej.
W załączniku przekazuję zatem żądane informacje w zakresie planu audytu za rok 2020 oraz sprawozdania z audytu za lata 2019 oraz 2020.
Informuję, iż zasady dotyczące kontroli zarządczej funkcjonującej w Urzędzie Miasta Lublin określone zostały w Zarządzeniu nr 75/12/2014 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 31 grudnia 2014 r. w sprawie określenia zasad funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Lublin i jednostkach organizacyjnych miasta Lublin - wydanie drugie. Treść zarządzenia została opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej Samorządu Miasta Lublin w zakładce: Prawo» Zarządzenia Prezydenta» 2014» i jest dostępne pod linkiem: Zarządzenie Prezydenta Miasta Lublin z dnia 31 grudnia 2014 r.
które zostało zmienione zarządzeniem nr 132/1/2015 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 30 stycznia 2015 r. zmieniające zarządzenie nr 75/12/2014 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 31 grudnia 2014 r. w sprawie określenia zasad funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Lublin i jednostkach organizacyjnych miasta Lublin - wydanie drugie. Link bezpośredni: Zarządzenie Prezydenta Miasta Lublin z dnia 30 stycznia 2015 r.
Zgodnie z u.d.i.p. udostępnienie informacji publicznej w Biuletynie Informacji Publicznej wyłącza obowiązek ponownego jej udostępnienia na wniosek zainteresowanego w trybie art. 10 ust. 1 cyt. ustawy o dostępie do informacji publicznej.
Odnosząc się do dokumentu pn. „oświadczenie o stanie kontroli zarządczej” informuję, że oświadczenie o stanie kontroli zarządczej składane na podstawie art. 70 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 305 z późn. zm.) - dalej „u.f.p” obligatoryjnie podawane do publicznej wiadomości, co wynika z art. 34 ust. 1 pkt 11 ustawy, dotyczy administracji rządowej. Zgodnie bowiem z treścią art. 70 ust. 3 ustawy minister kierujący działem sporządza do końca kwietnia każdego roku sprawozdanie z wykonania planu działalności oraz składa oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok w zakresie kierowanych przez niego działów administracji rządowej. Natomiast ust. 4 stanowi, że minister kierujący działem może zobowiązać kierownika jednostki w dziale do sporządzania planu działalności na rok następny dla tej jednostki oraz sporządzania sprawozdania z wykonania planu działalności i składania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok w zakresie kierowanej przez niego jednostki.
Zatem organ do którego skierowano wniosek nie dysponuje dokumentami oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w rozumieniu przepisu art. 70 u.f.p.
Zgodnie z podstawową zasadą dostępu do informacji publicznej, ustaloną w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej obowiązane do udostępnienia informacji publicznej są podmioty będące w posiadaniu tych informacji. Natomiast zgodnie z utrwaloną linią orzecznictwa sądów administracyjnych nieposiadanie informacji publicznej przez podmiot zobowiązany do jej udzielenia czyni niemożliwym jej udostępnienie i wówczas prawidłowym działaniem podmiotu jest jedynie pisemne poinformowanie o tym fakcie Wnioskodawcy. Organ nie pozostaje zatem w bezczynności w sytuacji, gdy poinformuje Wnioskodawcę, iż nie dysponuje żądaną informacją publiczną.
Odnosząc się natomiast do dokumentów składających się na system kontroli zarządczej w urzędzie, w tym: ankiet samooceny kontroli zarządczej, wyników samooceny kontroli zarządczej, przeprowadzonej analizy ryzyka czy rejestru zidentyfikowanych ryzyk nie stanowią informacji publicznej w rozumieniu ustawy o dostępie do informacji publicznej. Dokumenty te mają charakter dokumentów wewnętrznych i nie podlegają udostępnieniu w trybie tej ustawy.
Dokumenty o którym mowa wyżej zatem mają charakter wewnętrzny - organizacyjny i porządkowy i nie mogą zostać udostępnione w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej. Stanowią one dokumentację wewnętrzną składającą się na system kontroli zarządczej w tut. organie.
Udostępnienie za zewnątrz żądanych dokumentów dotyczących funkcjonowania urzędu w określonych procesach (procedurach), umożliwiłoby osobom postronnym powszechny dostęp do informacji, które nie podlegają ujawnieniu, a tym samym stanowiłoby zagrożenie dla organu poprzez ujawnienie środków bezpieczeństwa, które nie podlegają powszechnemu dostępowi. Żądane dokumenty nie zawierają informacji o sprawach publicznych, lecz identyfikację potencjalnych ryzyk oraz określenie prawdopodobieństwa jego wystąpienia i ewentualnych skutków, czyli stopnia wpływu ryzyka na realizację celów/zadań jednostki.
W sytuacji, gdy wnioskodawca żąda udzielenia informacji, które nie są informacjami publicznymi, organ nie ma obowiązku wydawania decyzji o odmowie udzielenia informacji, lecz zawiadamia jedynie wnoszącego, iż żądane dane nie mieszczą się w pojęciu objętym przedmiotową ustawą.
Plik odpowiedzi
Data | Użytkownik | Zmiany | Zapisane wersje |
---|---|---|---|
24-03-2022 13:25 | Katarzyna Baranowska-Mysiak | Utworzono na podstawie akt sprawy nr KP-PP-I.1431.80.2022 | Wersja aktualnie wyświetlana |