Termin składania dokumentów
Ogoszenie 03-03-2016
Zapytanie ofertowe
na zorganizowanie 2 dniowego seminarium w ramach realizacji projektu „Bezpieczna szkoła w strefie Schengen”
na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U z 2013 r. Poz. 907 z póżn.zm), w prowadzonym postępowaniu nie ma zastosowania przedmiotowa ustawa – wartość zamówienia nie przekracza 30 000 euro.
Seminarium jest organizowane w ramach realizacji projektu pt. „Bezpieczna szkoła
w strefie Schengen” finansowanego z Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014r.
Nazwa i adres Zamawiającego:
Gmina Lublin
Plac Króla Władysława Łokietka 1
20-109 Lublin
Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie 2 dniowego seminarium z zakresu bezpieczeństwa na terenie placówki oświatowej dla pracowników Urzędu Miasta Lublin, dyrektorów placówek oświatowych, funkcjonariuszy Policji, Straży Granicznej, Straży Miejskiej, Państwowej Straży Pożarnej.
Miejsce realizacji: na terenie województwa lubelskiego z w odległości od 50 do 110 km od granic administracyjnych miasta Lublin
Termin realizacji usługi: 17-18 marca 2016 r.
Liczba uczestników: maksymalnie 25 osób
W ramach świadczonej usługi Wykonawca:
Zapewni zakwaterowanie dla uczestników seminarium bezpośrednio w miejscu realizacji seminarium (1 nocleg dla maksymalnie 25 osób z dnia 17 na 18 marca 2016) – pokoje 1 osobowe (lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania) w hotelu co najmniej trzygwiazdkowym. Każdy pokój musi być wyposażony w łazienkę z pełnym węzłem sanitarnym wyposażoną w zestaw ręczników i artykuły higieny osobistej, suszarkę.TV, łóżka, nocny stolik lub półka, szafę lub zabudowaną wnękę garderobianą, biurko lub stół, krzesło, lustro. W pokojach musi być zapewniony bezpłatny dostęp do Internetu. Uczestnicy mają mieć zapewniony dostęp do bezpłatnego parkingu na terenie obiektu Wykonawca zapewni przechowanie bagażu uczestników seminarium przed zajęciem i po zapewnieniu pokoju. Zamawiający przekażę listę uczestników seminarium, w tym korzystających z noclegu najpóźniej 3 dni przed datą rozpoczęcia seminarium.
Zapewni sale konferencyjną/ warsztatową o pojemności minimum 25 osób, w której będą odbywały się również warsztaty. Wymogi:
sala klimatyzowana z możliwością zaciemnienia i zapewnienia oświetlenia sztucznego,
miejsca siedzące dla uczestników seminarium w odpowiedniej ilości,
stół prezydialny z miejscami siedzącymi dla 2 osób, który po zakończeniu części wykładowej będzie służył za stolik dla eksperta/trenera
nagłośnienie: 1 mikrofon mobilne (bezprzewodowe)
dostęp do sieci Internet (łącze przewodowe lub bezprzewodowe)
projektor multimedialny oraz ekran do wyświetlania obrazu z projektora (obraz na ekranie widoczny dla każdego z uczestnika z każdego miejsca sali), laptop, flipchrt +blok papierowy, flamastry
zaplecze sanitarne dostosowane do liczby uczestników: osobne toalety dla kobiet i mężczyzn znajdujące się w pobliżu sali konferencyjnej.
Wykonawca przygotuje dokumentację potwierdzającą przeprowadzenie konferencji zgodnie z wytycznymi Norweskiego Mechanizmu Finansowego między innymi; karty/formularze zgłoszeniowe, listy obecności, potwierdzenie odbioru materiałów szkoleniowych, noclegów, posiłków, ankiety ewaluacyjne, deklaracje uczestnictwa, zgodę na przetwarzanie materiałów osobowych, sporządzi dokumentacje fotograficzną. Wszystkie dokumenty mają być oznaczone zgodnie z zasadami wizualizacji projektu „Bezpieczna szkoła w strefie Schengen”. Wykonawca oznaczy miejsce odbywania seminarium, w tym sale konferencyjną zgodnie z wytycznymi
i wzorami przekazanymi przez Zamawiającego.Zapewni co najmniej 1 osobę do obsługi organizacyjnej seminarium, które będą odpowiedzialne między innym za poprowadzenie recepcji seminarium oraz współpracę z Zamawiającym, udzielanie informacji uczestnikom, zbieranie stosownej dokumentacji np. podpisy uczestników, odpowiednie oznaczenie sali konferencyjnej) . Zorganizuje i poprowadzi recepcję Seminarium.
Zorganizuje transport z i do Lublina dla uczestników seminarium
Zapewni kadrę dydaktyczną (wykładowców, prelegentów, prowadzących warsztaty) i ich wynagrodzenie ) zgodnie z wytycznymi Zamawiającego :
Z zakresu bezpieczeństwa na granicy - wykształcenie co najmniej wyższe magisterskie, co najmniej roczne doświadczenie w prowadzeniu szkoleń, co najmniej 3 letnie doświadczenie zawodowe w służbach mundurowych odpowiedzialnych za zapewnienie bezpieczeństwa na granicy,
Z zakresu przemocy rówieśniczej i cyberprzemocy – wykształcenie co najmniej wyższe magisterskie, co najmniej roczne doświadczenie w prowadzeniu szkoleń, co najmniej 3 letnie doświadczenie zawodowe związane z profilaktyką i z pracą z ofiarami przemocy (w tym cyberprzemocy i przemocy rówieśniczej)
Z zakresu bezpieczeństwa – wykształcenie wyższe magisterskie, co najmniej roczne doświadczenie w prowadzeniu szkoleń, co najmniej 3 letnie doświadczenie zawodowe w służbach mundurowych odpowiedzialnych za bezpieczeństwo.
UWAGA: Wykonawca przedłoży Zamawiającemu do akceptacji propozycje wyżej wymienionych osób..
Moderatora seminarium – z co najmniej 3 letnim doświadczeniem w zakresie prowadzenia konferencji/seminarium.
Materiały szkoleniowe, konferencyjne i gadżety promocyjne dla każdego uczestnika, oznaczone zgodnie z zasadami wizualizacji projektu „Bezpieczna szkoła w strefie Schengen”. Materiały szkoleniowe (np. prezentacje) autorskie przygotowane w wersji papierowej i na nośniku USB w tym przypadku nastąpi przeniesienie praw autorskich. Materiały konferencyjne i gadżety promocyjne: torba papierowa o wymiarach: 330 x 240 x 90 mm (+/- 10% dla każdego wymiaru), papier kreda o grubości min. 170g/m laminowana matowo - uchwyt - sznurek przewlekany o grubości min. 5 mm w kolorze (zaakceptowanym przez Zamawiającego) dopasowanym do projektu nadruku, górna zakładka oraz dno wzmocnione tekturą introligatorską; wytrzymałość do min. 3kg; teczka; długopis i pióro w etui; blok do pisania o formacie A4; pamięć USB SanDisk Ultra Dual Drive USB 64 GB, kubek
Treść materiałów szkoleniowych musi być związana z zakresem merytorycznym seminarium oraz zaakceptowana przez Zamawiającego. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji treść materiałów szkoleniowych najpóźniej do 3 dni roboczych przed datą rozpoczęcia seminarium.
Zakres merytoryczny seminarium:
W dniu 17 marca:
Bezpieczeństwo na terenie placówki oświatowej – 2 godziny wykłady, 4 godziny warsztatów (1 godzina = 45 minut) – między innymi zagrożenia na terenie placówki oświatowej np. atak o znamionach aktu terrorystycznego, pożar, rozpylenia gazu, zachowania przestępcze, narkotyki , bezpieczna ewakuacja – na warsztatach zostaną wypracowane końcowe rekomendacje dotyczące ewakuacji z terenu placówki oświatowej
Bezpieczeństwo na granicy (zagrożenia), w tym, bezpieczeństwo dzieci i młodzieży, strefa Schengen 1 godzina wykład, 1 godzina warsztat
W dniu 18 marca:
Przemoc rówieśnicza w szczególności na terenie placówki oświatowej, w tym cyberprzemoc - 2 godziny wykłady, 2 godziny warsztaty
Ostateczny zakres merytoryczny i harmonogram seminarium zostanie uzgodniony z Zamawiającym. Warsztaty zostaną poprowadzone w 1 grupie.
Wyżywienie:
Wyżywienie uczestników konferencji będzie obejmowało co najmniej (na każdego uczestnika):
śniadanie
2 obiady
kolacje
serwis kawowy ( co najmniej 5 przerw kawowych)
Śniadanie
Śniadanie w formie szwedzkiego bufetu w tym co najmniej:
pieczywo różnorodne,
danie na ciepło do wyboru np: jajecznica, kiełbaski na gorąco, naleśniki
wędliny różnorodne,
sery różnorodne,
dżemy,
mleko: ciepłe, zimne,
przetwory jogurtowe,
płatki śniadaniowe,
sałatki
warzywa np: pomidory, ogórek zielony, papryka, ogórek konserwowy
napoje różnorodne: kawa, herbata, soki, woda mineralna gazowana i niegazowana
dodatki : cytryna, cukier, mleko , masło
Śniadanie dla każdego uczestnika powinno być podane na zastawie ceramicznej z kompletem sztućców metalowych i serwetek.
Obiady
Obiady w tym każdy składający się przynajmniej z:
zupy
dania głównego do wyboru: danie wegetariańskie lub tradycyjne np. ziemniaki zamiennie z ryżem, makaronem, kaszą , sztuka mięsa bez sosu, lub z sosem kotlet schabowy, ryba, drób, warzywa gotowane, zestaw surówek z warzyw sezonowych. Ilość dań wegetariańskich zostanie przekazana Wykonawcy na 3 dni przed rozpoczęciem Seminarium
deseru np. ciasto, lody
napoju np. soki, kompot
Wszystkie składniki obiadu podawane pierwszego dnia seminarium powinny być różne od składników obiadu podawanego w drugim dniu seminarium.
Obiad dla każdego uczestnika powinien być podany na ciepło na zastawie ceramicznej z kompletem sztućców metalowych i serwetek.
Kolacja
Kolacja w dniu 17 marca, podana przy stole, miejsce siedzące, oprawa uroczystej kolacji.
Menu:
dwa dania główne podane na ciepło,
przystawki – 3 rodzaje do wyboru np. tatar, jajka faszerowane, śledź, roladki z łososia lub inne
- sery różnorodne,
- wędliny różnorodne
pieczywo
świeże warzywa np. pomidor, ogórek zielony, papryka .
sałatki różne – co najmniej 3 rodzaje
napoje różnorodne :kawa ,herbata , soki, woda mineralna gazowana i niegazowana, cukier, mleko do kawy – bez ograniczeń
ciasto kruche lub z kremem : co najmniej 3 rodzaje do wyboru;
Wszystkie składniki kolacji powinny być różne od składników obiadów podawanych podczas seminarium.
Kolacja dla każdego uczestnika powinna być podana na zastawie ceramicznej z kompletem sztućców metalowych i serwetek.
Śniadanie, obiady i kolacja powinny być podawane w innej sali niż sala wykładowa. Wykonawca musi zapewnić wydanie posiłku jednocześnie dla wszystkich uczestników danego szkolenia i zapewni obsługę pozwalającą na szybkie i sprawne wydawanie posiłków.
Wykonawca zapewni dania wegetariańskie (śniadania, obiad, kolacja) w ilości wskazanej przez Zamawiającego na 3 dni przed rozpoczęciem Seminarium.
Wymagania dotyczące serwisu kawowego (podczas przerwy kawowej - licząc co najmniej 5 przerw kawowych):
stały serwis kawowy uzupełniany na bieżąco
napoje różnorodne: świeżo parzona gorąca kawa, herbata 3 rodzaje herbat w torebkach (owocowa, zielona, czarna ), gorąca woda w termosach, mleko w dzbankach (co najmniej 2% tłuszczu), 3 rodzaje soków owocowych, woda mineralna gazowana i niegazowana – ilości nielimitowane
owoce różnorodne (np. manadarynki, banany, winogrona)
cukier
ciasto – co najmniej 3 rodzaje ciasta pieczonego (w papilotach) na osobę
kanapki koktajlowe co najmniej 3 rodzaje- na osobę
serwetki
filiżanki do herbaty i kawy ze spodeczkami i łyżeczkami
słone przekąski – na osobę
systematyczna wymiana zastawy na czystą.
Zamawiający wymaga przygotowania i obsługi serwisu kawowego na bieżąco i uzupełniania serwisu kawowego podczas seminarium.
Wykonawca zapewni dla każdego uczestnika zastawę ceramiczną z kompletem sztućców metalowych i serwetek. Zamawiający wymaga kompleksowej obsługi, w tym przygotowania i podania posiłków, przygotowania stołów wraz z nakryciami (sztućce metalowe, talerze ceramiczne, obrusy materiałowe), a także uprzątnięcia stołów i pomieszczeń w których podawane będą posiłki.
Wszystkie napoje gorące muszą być podane w naczyniach ceramicznych (nie jednorazowego użytku), napoje zimne muszą być serwowane w szklankach, do konsumpcji przygotowane zostaną porcelanowe talerze/talerzyki i sztućce metalowe. Przystawki podane na paterach metalowych/porcelanowych lub misach szklanych adekwatnie do rodzaju i formy przystawki z kompletem sztućców.
Opis sposobu przygotowania oferty:
Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
Należy wskazać 2 miejsca Seminarium do wyboru przez Zamawiającego, przy czym pod pojęciem miejsce Seminarium należy rozumieć miejscowość
Oferenci nie mogą korzystać z usług podwykonawców.
Do oferty należy dołączyć wykaz osób wykładowców/trenerów, wykaz zrealizowanych usług oraz wskazać miejsca (hotel) w którym zostanie zrealizowane seminarium.
Oferta oraz wszystkie załączniki muszą być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.
Oświadczenie, w którym oferent wskazuje, iż w ciągu ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert, a jeżeli termin prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, terminowo i rzetelnie wykonał co najmniej 3 zlecenia z zakresu organizacji minimum wydarzeń typu konferencja, seminarium. Realizacja przedmiotowych zleceń będzie potwierdzona referencjami
Wzory dokumentów dołączonych do niniejszego zapytania powinny zostać wypełnione przez Wykonawcę i dołączone do oferty.
Zamawiający nie przewiduje składania ofert częściowych.
Ofertę należy złożyć:
pocztą na adres Urząd Miasta Lublin Wydział Bezpieczeństwa Mieszkańców i Zarządzania Kryzysowego, ul. Lipowa 27, 20-020 Lublin
osobiście w sekretariacie Wydziału Bezpieczeństwa Mieszkańców i Zarządzania Kryzysowego, ul. Lipowa 27
Osoba upoważniona do porozumiewania się z Wykonawcami:
Izabela Tkaczyk tel. 81 466 1735, 81 466 1700 e:mail:
Termin złożenia oferty:
Ofertę należy złożyć do dnia 8 marca 2016 roku do godziny 10.00 w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Oferta dot. organizacji seminarium” Decyduje data wpływu ofert do siedziby Zmawiającego.
Kryterium oceny ofert:
A – cena oferty – 50 pkt cena
Punktacja: liczba punktów =(najniższa cena : cena badanej ofert) x 50 pkt x 100%
B – doświadczenie Wykonawcy – 50 pkt – Punkty zostaną przyznane za ilość należycie wykonanych usług polegających na zorganizowaniu i przeprowadzeniu w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składnia ofert, a jeżeli okres działalności jest krótszy – w tym okresie, konferencji lub seminarium związanych z problematyką bezpieczeństwa publicznego (z wyłączeniem bezpieczeństwa informatycznego). Za każdą wskazaną usługę Zamawiający przyzna 10 pkt. Na potwierdzenie należytego wykonania należy załączyć do ofert wykaz ofert oraz dowody potwierdzające, że te usługi zostały wykonane należycie (w formie oryginału lub kopii potwierdzonej przez Wykonawcę).
Łączna cena oferty obliczona zostanie w oparciu o wzór :
OF = A + B
OF – łączna liczba punktów uzyskanych przez badaną ofertę
A, B – liczba punktów uzyskanych przez rozpatrywaną ofertę w poszczególnych kryteriach
Uwagi końcowe:
Zamawiającemu przysługuje prawo zamknięcia niniejszego zapytania ofertowego bez wybrania którejkolwiek z ofert i podawania przyczyny.
W przypadku nie wybrania dostawcy (np. brak ofert, odrzucenie oferty) Zamawiający dopuszcza możliwość ponownego rozpoczęcia procedury zapytania ofertowego.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert.
W przypadku gdy najtańsza oferta przewyższa kwotę jaka Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia negocjacji.
Zamawiający zastrzega, a oferent dopuszcza możliwość zmiany terminu realizacji zamówienia na 5 dni przed planowanym terminem seminarium bez żadnych skutków finansowych.
Zamawiający informuje, że na sfinansowanie zamówienia planuje przeznaczyć 40 000 PLN brutto,
Ostateczne wynagrodzenie zależne jest od liczby uczestników Seminarium
Osoba do kontaktu Izabela Tkaczyk , e-mail: , tel. 81-466-17-35
Wykaz załączników:
Załącznik nr 1 – Wzór formularza oferty
Załącznik nr 2 – Wykaz osób
Załącznik nr 3 – Wykaz usług
Niniejsze zapytanie nie jest zamówieniem i otrzymane od Państwa oferty nie powodują żadnych zobowiązań wobec stron. O ewentualnym wybraniu Państwa propozycji zostaniecie Państwo poinformowani poprzez zaproszenie do współpracy.
Data | Użytkownik | Zmiany | Zapisane wersje |
---|---|---|---|
24-01-2018 10:16 | Edyta Siczek | ustawienie daty dezaktywacji dokumentu - archiwizacja dokumentu | Zobacz |
08-03-2016 | Agnieszka Ferenc | Automatyczne zarchiwizowanie nieaktualnej wersji dokumentu. | Zobacz |
03-03-2016 | Agnieszka Ferenc | Utworzenie dokumentu: na podstawie e-maila od p. I. Tkaczyk z BM, z dnia 3 marca 2016 r. | Wersja aktualnie wyświetlana |