Termin składania dokumentów
10-06-2024 - Ogłoszenie
Wydział Informatyki i Telekomunikacji Urzędu Miasta Lublin zaprasza do składania ofert na: Dostęp do systemu informacji prawnych.
Przedmiotem zamówienia jest:
- zapewnienie nielimitowanego dostępu on-line do aktualnej bazy aktów i informacji prawnych;
- instalacja i zapewnienie dostępu do aktualizacji bazy aktów i informacji prawnych w systemie on-line;
- zapewnienie dostępu do systemów dodatkowych dostępnych dla nazwanych użytkowników identyfikowanych przez indywidualny login i hasło:
- Serwis Budowlany lub równoważny
- Ochrona Danych Osobowych lub równoważny
- Zamówienia Publiczne lub równoważny
- Prawo Oświatowe lub równoważny
- Orzecznictwo Zaawansowane lub równoważny
- utrzymanie aktualności i ciągłości usług przez okres 12 miesięcy od daty uruchomienia Systemu
Termin wykonania: uruchomienia Systemu w terminie do 7 dni licząc od dnia zawarcia Umowy nie wcześniej jednak niż od dnia 01.07.2024 r.
Wiedza i doświadczenie: O zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy, których wiedza i doświadczenie pozwoli na prawidłowe wykonanie zamówienia posiadający renomę na rynku w przedmiotowym zakresie.
Kryterium wyboru oferty:
- cena brutto oferty,
- zakres zawartości systemu informacji prawnej, na podstawie załączonej tabeli.
Termin składania ofert:
- Ofertę proszę przesłać na adres zamowienia.it@lublin.eu w terminie
do dnia 17.06.2024 r. (Uwaga zmiana terminu składania ofert). - Oferta powinna zawierać:
- wypełnioną i podpisaną tabelę, stanowiącą załącznik do niniejszego ogłoszenia,
- podpisany wzór umowy, stanowiący załącznik do niniejszego ogłoszenia,
- ofertę cenową zawierającą wszystkie koszty realizacji umowy.
Zamawiający informuje, że ustalenia ostatecznej treści umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych nastąpi po wyłonieniu Wykonawcy.
Niniejsze zapytanie jest zapytaniem ofertowym nie objętym przepisami Prawo zamówień publicznych. Zamawiający zastrzega sobie prawo modyfikacji procedury wyboru Wykonawcy bez podania przyczyny. Zamawiający zastrzega sobie prawo weryfikacji oferowanego systemu informacji prawnej. Zamawiający przewiduje możliwość prowadzenia negocjacji z wybranymi lub wybranym Wykonawcą celem uzyskania możliwie korzystnych warunków realizacji zamówienia. O ewentualnym wybraniu Państwa oferty zostaniecie Państwo poinformowani na BIP Urzędu Miasta Lublin. Z wybranym Wykonawcą zostanie podpisana umowa (wzór
w załączniku) na podstawie otrzymanej oferty.
Zastępca Dyrektora
Wydziału Informatyki i Telekomunikacji
Jarosław Buczek
14-06-2024 - Informacja o zmianie terminu składania ofert
Zamawiający informuje, że w związku z wpływającymi zapytaniami dotyczącymi postępowania "Dostęp do systemu informacji prawnych." termin składania ofert zostaje przesunięty do dnia 20.06.2024 r. do godziny 12.00.
18-06-2024 - Treść zapytań wraz z odpowiedziami
Pytanie nr 1
Czy w ramach wymaganej bazy orzecznictwo sądów polskich Zamawiający oczekuje oceny tez orzeczeń zawartych w tej bazie?
Odpowiedź:
Zamawiający informuje, że w ramach wymaganej bazy orzecznictwo sądów polskich oczekuje oceny tez orzeczeń zawartych w bazie.
Pytanie nr 2
Czy w ramach wymaganych komentarzy praktycznych z zakresu zamówień publicznych oraz prawa oświatowego Zamawiający oczekuje oceny tych komentarzy co do aktualności z wyraźnym oznaczeniem: aktualny lub nieaktualny, tak aby użytkownik otrzymał jasną informację czy dany komentarz praktyczny jest aktualny pod kątem bieżącego stanu prawnego?
Odpowiedź:
Zamawiający informuje, że w ramach wymaganych komentarzy praktycznych z zakresu zamówień publicznych oraz prawa oświatowego oczekuje oceny tych komentarzy co do aktualności z wyraźnym oznaczeniem: aktualny lub nieaktualny, tak aby użytkownik otrzymał jasną informację czy dany komentarz praktyczny jest aktualny pod kątem bieżącego stanu prawnego.
Pytanie nr 3
W § 6 ust. 3 pkt 1 projektu umowy Zamawiający wymaga usunięcia dowolnego błędu w przeciągu 2 dni roboczych. Wykonawca, poprzez testy jednostkowe, automatyczne, wydajnościowe i manualne, dokłada wszelkich starań, żeby dostarczony produkt był wysokiej jakości i nie posiadał żadnych błędów. Dlatego wystąpienie ewentualnego błędu, nie znalezionego podczas gruntownych testów, często związane jest ze środowiskiem pracy konkretnego użytkownika, a jego naprawa jest nietrywialna i może nawet wymagać współpracy z Działem IT Zamawiającego. Nową, poprawioną wersję należy poddać kolejnej turze pełnych, czasochłonnych testów. Dochowanie zaproponowanego przez Wykonawcę terminu naprawy błędów będzie dla Wykonawcy niemożliwe, dlatego Wykonawca prosi o wydłużenie terminu naprawy błędów do 5 dni roboczych przy zachowaniu 2 dni roboczych na naprawę awarii.
Odpowiedź:
W odpowiedzi na zapytanie Zamawiający podtrzymuje aktualne zapisy. Wymagany termin 2 dni roboczych na usunięcie niewłaściwej pracy funkcjonowania Systemu jest wyważonym i rozsądnym kompromisem dla zgłoszeń bez rozróżniania ich wagi i trybu.
Pytanie nr 4
W odniesieniu do § 4 ust. 3 projektu umowy, zgodnie z powszechnie przyjętą praktyką rynkową dotyczącą udostępniania oprogramowania, Wykonawca wnosi o zmianę sposobu płatności na płatność z góry zamiast płatności z dołu.
Odpowiedź:
Zamawiający informuje, że nie wyraża zgody na zmianę treści § 4 ust. 3.
Pytanie nr 5
Dla uniknięcia wątpliwości interpretacyjnych, przez wzgląd na fakt, że podpisanie protokołu warunkuje wypłatę wynagrodzenia, Wykonawca wnosi o potwierdzenie, iż protokół będzie przez Strony podpisany po prawidłowym udostępnieniu przedmiotu umowy Zamawiającemu do korzystania, a nie po zakończeniu 12-miesięcznego okresu udzielania dostępu.
Odpowiedź:
W odpowiedzi na zapytanie Zamawiający potwierdza, że zgodnie z zapisem w § 3: "Potwierdzeniem wykonania przedmiotu Umowy, określonego w § 2 ust. 1 (...)" wymaga podpisania protokołu odbioru po uruchomieniu Systemu, w myśl zapisu w § 2 ust. 1: "uruchomienia Systemu w terminie do 7 dni licząc od dnia zawarcia Umowy nie wcześniej jednak niż od dnia 01.07.2024 r.;"
Pytanie nr 6
Z uwagi na fakt, że przewidziane w § 7 oraz § 9 ust. 7 projektu umowy kary umowne zdaniem Wykonawcy są wysokie porównując je do standardów rynkowych, Wykonawca zwraca się z uprzejmą prośbą do Zamawiającego o ich zmniejszenie o 25%.
Odpowiedź:
Zamawiający informuje, że nie wyraża zgody na zmianę zapisów § 7 oraz § 9 ust. 7 projektu umowy.
Pytanie nr 7
Wykonawca wnosi także o zmniejszenie przewidzianego w § 7 ust. 6 projektu umowy limitu kar umownych, który zdaniem Wykonawcy został ustawiony na nierynkowo wysokim poziomie. Wykonawca wnosi o zmniejszenie tego limitu do 50% wynagrodzenia.
Odpowiedź:
Zamawiający informuje, że nie wyraża zgody na zmianę zapisów § 7 oraz § 9 ust. 7 projektu umowy.
Pytanie nr 8
Wykonawca zwraca się z pytaniem, czy Zamawiający zgodziłby się na wprowadzenie postanowienia ograniczającego odpowiedzialność Wykonawcy do wysokości wartości brutto Umowy.
Wiedzą powszechną jest bowiem, że nie istnieje program komputerowy czy publikacja elektroniczna, która funkcjonowałaby bezbłędnie, a zwłaszcza współdziałała poprawnie z każdym oprogramowaniem i sprzętem dostępnym w sprzedaży. Powyższe stwierdzenie znajduje uzasadnienie w stosowanych przez wielu uznanych dostawców aplikacji wyłączeniach odpowiedzialności za wady programu. Dostawcy ci, nie mogąc przewidzieć jak zachowa się ich produkt w warunkach sprzętowych, jak i środowisku komputerowym oferowanych przez jego nabywców, z uwagi również na częste zmiany, którym warunki te ulegają (nowy sprzęt, nowe oprogramowanie), z reguły wyłączają w ogóle swoją odpowiedzialność, w tym w szczególności za szkody wynikłe z jego wad, z rzadka oferując odpowiedzialność ograniczoną do części wartości umowy. W celu realizacji ww. postulatu Wykonawca proponuje dodanie do umowy następującego postanowienia: „Łączna odpowiedzialność Wykonawcy z wszelkich możliwych tytułów ograniczona jest do wysokości wynagrodzenia brutto należnego Wykonawcy z tytułu realizacji umowy”.
Odpowiedź:
Zamawiający informuje, że wyraża zgodę na wprowadzenie postanowienia ograniczającego odpowiedzialność Wykonawcy do wysokości wartości brutto Umowy.
Pytanie nr 9
Zdaniem Wykonawcy powszechnie akceptowanym w obrocie gospodarczym i wynikającym z dobrych praktyk rynkowych zwyczajem jest - w odniesieniu do umów o charakterze terminowym - respektowanie zasady trwałości umów. Zasada ta winna być rozciągana w szczególności na umowy krótko- i średniookresowe, a z taką właśnie mamy do czynienia w niniejszej sprawie. Nadmienić należy, że możliwość rozwiązywania umów terminowych w odniesieniu do umów dotyczących udostępniania aplikacji komputerowych jest wręcz niespotykane, a kiedy ma miejsce, to zazwyczaj dotyczy szczególnych (wyjątkowych) okoliczności, które w danej sytuacji mają miejsce. Tymczasem zdaniem Wykonawcy żadne szczególne okoliczności nie mają miejsca w przypadku relacji Zamawiającego z Wykonawcą. Z uwagi na powyższe Wykonawca postuluje zmianę treści projektu umowy poprzez dodanie w nim postanowienia, wg którego warunkiem skorzystania z uprawnień przewidzianych w § 8 ust. 1 pkt 1 i 2, będzie uprzednie wezwanie Wykonawcy przez Zamawiającego do zaprzestania naruszeń i bezskuteczny upływ wyznaczonego w tym celu Wykonawcy dodatkowego co najmniej 3-dniowego terminu.
Odpowiedź:
Zamawiający informuje, że wyraża zgodę na zmianę zapisów § 8 ust. 1 pkt 1 i 2 projektu umowy.
Pytanie nr 10
Wykonawca zwraca się do Zamawiającego z pytaniem, czy ze względu na fakt, że do programów stanowiących przedmiot umowy Wykonawca stosuje standardowe powszechnie (dla wszystkich jego klientów niebędących konsumentami) OWU, Zamawiający zgodziłby się na dostarczenie mu i dołączenie takiego dokumentu do umowy jako załącznika do niej, z zastrzeżeniem, iż w razie sprzeczności ww. dokumentu z treścią umowy pierwszeństwo miałaby umowa? W razie potrzeby Wykonawca jest gotowy dostarczyć taki dokument na ręce Zamawiającego do akceptacji jeszcze przed podpisaniem umowy. Gdyby Zamawiający pozytywnie odniósł się do powyższego pytania, Wykonawca zwraca się z propozycją wprowadzenia do zawieranej przez strony umowy następującego postanowienia: „W sprawach nieuregulowanych umową stosuje się postanowienia Ogólnych Warunków Umowy stanowiących załącznik nr … do umowy. Zastrzega się jednocześnie, że w razie sprzeczności pomiędzy postanowieniami ww. Ogólnych Warunków Umowy a postanowieniami umowy stosuje się postanowienia umowy”.
Odpowiedź:
Zamawiający informuje, że wyraża zgodę na wprowadzenie postanowienia do zawieranej umowy.
Pytanie nr 11
Wykonawca wnosi o wykreślenie słowa „rękojmi” z treści § 8 ust. 3 projektu umowy. Wyłączenie rękojmi stosowane jest przez niemal wszystkich dostawców i producentów w odniesieniu do oprogramowania komputerowego. Jednocześnie podkreślić należy, że dość powszechnie w doktrynie prawa cywilnego kwestionuje się możliwość stosowania rękojmi do udostępniania programów komputerowych, argumentując to przede wszystkim tym, że:
- w przypadku licencjonowania oprogramowania nie mamy do czynienia z umową sprzedaży;
- oprogramowanie nie jest rzeczą;
- art. 55 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych stanowi lex specialis w stosunku do przepisów do art. 561, 563, 564, 568, 570-572 i 576 k.c. wyłączając tym samym ich zastosowanie.
Odpowiedź:
Zamawiający informuje, że wyraża zgodę wykreślenie słowa „rękojmi” z treści § 8 ust. 3 projektu umowy.
Pytanie nr 12
Z uwagi na fakt, że natura relacji umownej, która zostanie nawiązana między Zamawiającym a Wykonawcą na skutek niniejszego postępowania zakupowego, nie będzie z całą pewnością prowadziła do przekazywania Wykonawcy istotnych danych poufnych Zamawiającego, ryzyka związane z poufnością należy uznać jako minimalne, wręcz pomijalne z punktu widzenia realnych interesów Zamawiającego. Z tego względu zastrzeganie wysokiej kary umownej za naruszenia w tym zakresie jawi się jako nadmiarowe. Wykonawca wnosi zatem o usunięcie z treści projektu umowy postanowienia § 9 ust. 7. W braku zgody Wykonawca wnosi przynajmniej o zmniejszenie kwoty kary umownej do poziomu 2.000 zł.
Odpowiedź:
Zamawiający informuje, że nie wyraża zgody na usunięcie z treści projektu umowy postanowienia § 9 ust. 7.
Pytanie nr 13
W odniesieniu do postanowienia, wg którego „ustalenie ostatecznej treści umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych nastąpi po wyłonieniu Wykonawcy”, Wykonawca wnosi o potwierdzenie, że ustalenie to zostanie dokonane obustronnie w drodze negocjacji ukierunkowanych na wspólne uzgodnienie treści umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Odpowiedź:
Zamawiający potwierdza, że ustalenie ostatecznej treści umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych nastąpi po wyłonieniu Wykonawcy zostanie dokonane obustronnie w drodze negocjacji ukierunkowanych na wspólne uzgodnienie treści umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Pytanie nr 14
Nadto Wykonawca wnosi o potwierdzenie, iż Zamawiający nie będzie miał zastrzeżeń, by w finalnej wersji umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych znalazły się postanowienia, które zagwarantują Wykonawcy:
- możliwość dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych następującym podmiotom stale współpracującym z Wykonawcą:
- dostawcy powierzchni serwerowej: T-Mobile Polska S.A., miejsce przetwarzania danych: Polska; Microsoft Corporation, miejsce przetwarzania danych: serwery zlokalizowane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego; Amazon Web Services, miejsce przetwarzania danych: serwery zlokalizowane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego;
- dostawcy platform do przeprowadzania szkoleń online (CLICKMEETING sp. z o.o., Al. Grunwaldzka 413, Gdańsk; Ideo sp. z o.o. , ul. Nad Przyrwą 13, Rzeszów; miejsce przetwarzania danych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego);
- IMMOQUEE Polska Sp. z o.o. oraz Prosper Polska Sp. z o.o. w zakresie przetwarzania danych na potrzeby obsługi klienta, w tym zgłoszeń reklamacyjnych (infolinia, helpesk);
- spółka z grupy kapitałowej Wolters Kluwer zajmująca się obsługą informatyczną Licencjodawcy, posiadająca siedzibę i przetwarzająca dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (Wolters Kluwer Global Business Services B.V., Zuidpoolsingel 2 2408 ZE Alphen aan den Rijn, Holandia);
- możliwość dalszego przetwarzania danych osobowych po zakończeniu umowy w okresie nieprzekraczającym 14 dni – wynika to z koniecznych dla zachowania ciągłości usługi udzielania dostępu do oprogramowania automatycznych backupów danych, które mogą niekiedy prowadzić do sytuacji, w których dane osobowe będą przechowywane na serwerach obsługujących oprogramowanie przez krótki czas po zakończeniu trwania umowy.
Odpowiedź:
Zamawiający potwierdza, że nie będzie miał zastrzeżeń, by w finalnej wersji umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych znalazły się postanowienia zawarte w pytaniu Nr 14.
Pytanie nr 15
W związku z wymaganiem złożenia wraz z ofertą wypełnionej i podpisanej tabeli zawartości systemu informacji prawnej stanowiącej załącznik do zapytania, Wykonawca zwraca się z uprzejmą prośbą do Zamawiającego o udostępnienie ww. załącznika w wersji edytowalnej oraz w formie umożliwiającej jego uzupełnienie lub wyrażenie zgody na jego zmodyfikowanie przez Wykonawcę.
Odpowiedź:
Zamawiający przychyla się do wniosku i zgadza na udostępnienie załącznika w wersji umożliwiającej jego uzupełnienie (formularz należy wypełnić poprzez użycie funkcji „wypełnij i podpisz” dostępnej po prawej stronie okna programu Adobe).
Data | Użytkownik | Zmiany | Zapisane wersje |
---|---|---|---|
28-06-2024 12:14 | Olga Mańko | Dodanie informacji o wyniku postępowania Nr Mdok 66891/06/2024 | Zobacz |
18-06-2024 14:19 | Olga Mańko | zapytania i odpowiedzi , dodanie załącznika Nr Mdok62635/06/2024 | Wersja aktualnie wyświetlana |
14-06-2024 14:12 | Olga Mańko | Dodanie informacji o zmianie terminu składania ofert na podstawie Nr Mdok 61601/06/2024 | Zobacz |
10-06-2024 15:28 | Magdalena Chołojczyk | Utworzenie dokumentu na podstawie MDOK nr 56953/06/2024 | Zobacz |