Termin składania dokumentów
03-04-2023 - ZAPYTANIE O CENĘ
Gmina Lublin, z siedzibą w Lublinie przy Placu Króla Władysława Łokietka 1, zwana dalej „Zamawiającym”, zaprasza do składania ofert na wsparcie organizacyjne projektu „Przedsiębiorcza Młodzież” w terminie 14 kwietnia – 16 czerwca 2023 r.
I. Zamawiający
Gmina Lublin, z siedzibą w Lublinie przy Placu Króla Władysława Łokietka 1, 20‒109 Lublin, NIP: 9462575811, REGON: 431019514.
II. Opis przedmiotu zamówienia
- Przedmiotem zamówienia jest wsparcie organizacyjne projektu „Przedsiębiorcza Młodzież”, określone jako „Zadanie”.
- Zamówienie z „Zadania”, podzielone zostało na zadania szczegółowe. Zadanie obejmuje:
- wsparcie promocyjne projektu „Przedsiębiorcza Młodzież” poprzez utworzenie 22 relacji fotograficznych i filmowych z wybranych przez Zamawiającego aktywności projektowych, zgodnie z harmonogramem przestawionym przez Zamawiającego (termin przekazania relacji Zamawiającemu w ciągu 2 dni roboczych po zakończeniu danej aktywności projektowej);
- przygotowanie i przeprowadzenie warsztatu dla uczestników projektu z zakresu PR i działalności w social mediach;
- koordynowanie współpracy uczestników z partnerami projektu z sektora kreatywnego pod kątem realizacji projektów doradczych tworzonych przez uczestników projektu dla firm partnerskich oraz promocji projektu „Przedsiębiorcza Młodzież” w social mediach;
- Organizacja Gali podsumowującej projekt (wydarzenia podsumowującego projekt 16.06.2023 r. godz. 10:00).
Uczestnicy wydarzenia zaproszeni przez Zamawiającego to: uczniowie, nauczyciele lubelskich szkół ponadpodstawowych, przedstawiciele firm, twórcy z sektora kreatywnego, studenci (łącznie około 350 osób).- zapewnienie miejsca wydarzenia, które będzie dobrze skomunikowane, znajdujące się na terenie Lublina, zgodnie z sugestią Zamawiającego;
- zapewnienie sali mogącej pomieścić zakładaną liczbę uczestników, wyposażonej w scenę, sprzęt do wyświetlania prezentacji, ewentualnie w sprzęt umożliwiający przeprowadzenie wydarzenia w formie hybrydowej, z odpowiednim nagłośnieniem;
- zapewnienie poczęstunku na ok. 350 osób oraz oddzielnej sala, w której można zaplanować poczęstunek.
- zapewnienie osoby prowadzącego galę (konferansjer).
- zapewnienie w porozumieniu z Zamawiającym agendy wydarzenia (scenariusz wydarzenia).
- zapewnienie promocji wydarzenia, która będzie obejmowała m.in.: zaproszenie mediów lokalnych na wydarzenie, przygotowanie materiałów prasowych, przygotowanie dokumentacji fotograficznej wydarzenia, promocję w social mediach (w tym kampanie sponsorowane).
- w cenie organizacji wydarzenia powinny być uwzględnione koszty nagród rzeczowych dla uczestników wydarzenia (ok 330 pakietów, składających się z np. plecaka z logotypem „Przedsiębiorcza Młodzież”, brelokiem i butelką termiczną), certyfikaty dla uczestników projektu (ok 330 szt. z opracowaniem graficznym, przedstawionym przez Zamawiającego), podziękowania dla partnerów projektu (przedstawicieli firm i osób działających w sektorze kreatywnym) tj. dyplomy (ok 20 szt.), statuetki wraz z opracowaniem graficznym, przedstawionym przez Zamawiającego (32 szt, w tym 29 takich samych i 3 odróżniające się), 3x Vouchery w formacie A2 dla zwycięzców Konkursu (z opracowaniem graficznym, przedstawionym przez Zamawiającego).;
- zapewnienie towarzyszącego wydarzeniu występu artystycznego, trwającego do 30 min. maksymalnie (program do akceptacji Zamawiającego min. 14 dni przed gala).
- Wykonawca zobowiązuje się do realizacji ww. zadań w terminie uzgodnionym z Zamawiającym.
III. Warunki udziału w postępowaniu
- O udzielenie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają doświadczenie w realizacji wydarzeń (minimum dwóch) zrealizowanych w przeciągu ostatnich 3 lat skierowanych do określonej w zapytaniu grupy docelowej, w których wzięło udział co najmniej 350 uczestników;
- Oferty Wykonawców, którzy nie spełniają ww. warunków nie będą rozpatrywane.
IV. Kryteria wyboru oferty
Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty na podstawie nw. Kryteriów:
Ceny ‒ o wadze 80%;
Doświadczenie osoby wyznaczonej do realizacji zamówienia ‒ o wadze 20%.
Zamawiający będzie oceniał cenę brutto zamówienia. Według powyższego kryterium maksymalną liczbę punktów otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę, pozostali będą oceniani wg następującego wzoru: najniższa cena / cena badanej oferty x 80% x 100.
Oferta musi zawierać ostateczną sumaryczną cenę obejmującą wszystkie koszty związane z realizacją każdego zadania, niezbędne do wykonania zamówienia.
Cenę netto oraz brutto należy podać w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
Zamawiający będzie oceniał doświadczenie osoby wyznaczonej do realizacji zamówienia poprzez liczbę zrealizowanych wydarzeń, w których udział wzięło co najmniej 300 uczestników.
Wykaz wydarzeń powinien zawierać nazwę podmiotu zlecającego, grupę docelową, termin realizacji oraz liczbę uczestników.
Jeżeli Wykonawca wykaże mniej niż 2 wydarzenia – jego oferta zostanie odrzucona. Jeżeli wykaże 2 wydarzenia – jego oferta otrzyma 0 punktów według powyższego kryterium. Wykonawcy, którzy wykażą więcej niż 2 wydarzenia będą oceniani wg następującego wzoru: liczba wydarzeń badanej oferty / największa liczba wydarzeń x 20% x 100. Według powyższego kryterium maksymalną liczbę punktów otrzyma Wykonawca, który wykaże największą liczbę wydarzeń.
V. Wymagane dokumenty
Wykonawca chcący uzyskać zamówienie zobowiązany jest złożyć podpisany formularz ofertowy, którego wzór stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania. Wykonawca zobowiązany jest potwierdzić w formularzu ofertowym realizację co najmniej 2 wydarzeń w okresie ostatnich 4 lat przed upływem terminu składania ofert.
VI. Składanie ofert
- W niniejszym postępowaniu oferty proszę przekazać do dnia 7.04.2023 r. do godziny 11:30 drogą elektroniczną na adres: mzub@lublin.eu.
- Wykonawca może zmienić lub wycofać ofertę pod warunkiem, że zrobi to przed terminem składania ofert.
- Zamawiający odrzuci ofertę:
- która zostanie złożona po terminie, o którym mowa w pkt 6.1. niniejszego Zapytania;
- jeżeli jej treść nie będzie odpowiadała treści niniejszego Zapytania;
- gdy Wykonawca nie przedłoży w wyznaczonym terminie odpowiednich dokumentów;
- gdy Wykonawca nie złoży w wyznaczonym terminie uzupełnień oraz wyjaśnień dotyczących oferty;
- jeżeli jej złożenie będzie stanowiło czyn bezprawny;
- która zostanie złożona przez Wykonawcę niespełniającego warunków udziału w niniejszym postępowaniu;
VII. Informacje dodatkowe
- Zamawiający unieważni niniejsze postępowanie, jeżeli:
- nie wpłynie żadna oferta niepodlegająca odrzuceniu;
- cena najkorzystniejszej oferty będzie przewyższała kwotę przeznaczoną na sfinansowanie zamówienia;
- nastąpi zmiana okoliczności powodująca, że udzielenie zamówienia nie leży w interesie publicznym;
- postępowanie obarczone będzie wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.
- Składając ofertę Wykonawca jednocześnie oświadcza, że:
- posiada kompetencje i uprawnienia do prowadzenia określonej działalności zawodowej;
- znajduje się w sytuacji finansowej i ekonomicznej pozwalającej w sposób właściwy zrealizować zamówienie;
- dysponuje odpowiednią zdolnością techniczną i zawodową niezbędną do prawidłowego wykonania zamówienia;
- złożona oferta będzie ważna przez okres 30 dni (termin związania ofertą).
- akceptuje postanowienia niniejszego Zapytania;
- akceptuje poprawienie przez Zamawiającego oczywistych lub nieistotnych omyłek w ofercie;
- zapoznał się z informacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych, zawartymi w pkt 8 niniejszego Zapytania;
- Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
- wezwania Wykonawcy do złożenia uzupełnień oraz wyjaśnień dotyczących ofert;
- wezwania Wykonawcy do przedłożenia dodatkowych dokumentów potwierdzających informacje zawarte w formularzu ofertowym;
- poprawienia oczywistych lub nieistotnych omyłek w ofercie;
- podjęcia negocjacji z wybranymi lub wybranym Wykonawcą celem uzyskania możliwie korzystnych warunków zamówienia;
- wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty, jeżeli Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, uchyli się od zawarcia umowy w sprawie niniejszego zamówienia.
- W niniejszym postępowaniu korespondencja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami przekazywana będzie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
- Osobami uprawnionymi do kontaktów z Wykonawcami w imieniu Zamawiającego są: Pani Monika Zub-Nowosad, adres: mzub@lublin.eu oraz Pani Monika Król, adres: mkrol@lublin.eu.
VIII. Ochrona danych osobowych
W związku ze zbieraniem danych osobowych na potrzeby realizacji niniejszego zamówienia podaję niniejsze informacje:
- Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Miasta Lublin z siedzibą w Lublinie przy Placu Króla Władysława Łokietka 1, 20‒109 Lublin, tel. 81 466 1000, faks 81 466 1001, adres mailowy: urzad_miasta@lublin.eu;
- adres mailowy inspektora danych osobowych to: iod@lublin.eu;
- celem przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest realizacja ww. zamówienia;
- podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych są przepisy art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia RODO;
- odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym zostaną one udostępnione zgodnie z przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej;
- dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów kancelaryjno-archiwalnych dotyczących przechowywania dokumentów dotyczących realizacji zamówienia;
- ma Pani/Pan prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych Pani/Pan dotyczących, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego, przy czym:
- gdy udostępnienie danych wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Zamawiający może żądać od Pani/Pan wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia;
- Pani/Pana uprawnienie do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia, zmianą postanowień umowy lub naruszeniem integralności dokumentacji;
- wystąpienie z żądaniem ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.
- Podanie danych osobowych na potrzeby realizacji ww. zamówienia jest wymogiem umownym; jest Pani/Pan zobowiązana do ich podania; konsekwencją niepodania danych jest nieudzielenie ww. zamówienia.
- Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym nie będą podlegać profilowaniu.
- Jednocześnie zobowiązuję Panią/Pana do przekazania ww. informacji osobom, których dane Pani/Pan podała/podał.
12-04-2023 - Informacja o wyborze oferty
Gmina Lublin, z siedzibą w Lublinie przy placu Króla Władysława Łokietka 1 informuje, że w postępowaniu na kompleksową usługę obejmującą wsparcie organizacyjne projektu "Przedsiębiorcza Młodzież" w terminie 14 kwietnia - 16 czerwca 2023 r., wybrano ofertę złożoną przez FLOW PR KAMILA BELCZYK-PANKÓW ul. PRZECHODNIA 4/318, 20-003 LUBLIN.
Uzasadnienie wyboru oferty:
Wybrana oferta została oceniona jako najkorzystniejsza spośród złożonych na podstawie kryteriów określonych w zapytaniu.
Z-ca Dyrektora
Wydziału Strategii i Przedsiębiorczości
Monika Król
Data | Użytkownik | Zmiany | Zapisane wersje |
---|---|---|---|
14-04-2023 00:00 | Monika Zub-Nowosad | Automatyczne przeniesienie do archiwum. Zmiana statusu obowiązywania. | Wersja aktualnie wyświetlana |
03-04-2023 17:04 | Monika Zub-Nowosad | Automatyczne przeniesienie do archiwum. Zmiana statusu obowiązywania. | Zobacz |