Termin składania dokumentów
02-09-2020 - Przeprowadzenie audytu zewnętrznego dotyczącego wydatków oraz kontroli zamówień publicznych w projekcie „Dziedzictwo kulturalne od kuchni – promocja tradycji kulinarnych oraz profesjonalizacja oferty
ZAPYTANIE OFERTOWE
Gmina Lublin, z siedzibą w Lublinie przy placu Króla Władysława Łokietka 1, zwana dalej „Zamawiającym”, zaprasza do składania ofert na przeprowadzenie audytu zewnętrznego dotyczącego wydatków oraz kontroli zamówień publicznych w projekcie „Dziedzictwo kulturalne od kuchni – promocja tradycji kulinarnych oraz profesjonalizacja oferty gastronomicznej Lublina i Równego” współfinansowanego przez Unię Europejską na potrzeby Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska – Białoruś – Ukraina 2014–2020.
Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest audyt zewnętrzny wydatków oraz kontrola zamówień publicznych w projekcie „Dziedzictwo kulturalne od kuchni – promocja tradycji kulinarnych oraz profesjonalizacja oferty gastronomicznej Lublina i Równego”, współfinansowanego przez Unię Europejską na potrzeby Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska – Białoruś – Ukraina 2014–2020 zgodnie z Aneksem o nr PLBU.01.01.00-UA-0852/19-01, zmieniającą Umowę Partnerską o numerze identyfikacyjnym PLBU.01.01.00-UA-0852/19-00.
Zamykający Raport Finansowy dotyczy okresu 01.02.2020 r. do 30.06.2021 r., przy czym Zamawiający dopuszcza możliwość przedłużenia projektu za zgodą Wspólnego Sekretariatu Technicznego.
Harmonogram realizacji zamówienia
- Zamawiający przekaże Wykonawcy do weryfikacji raport z realizacji projektu nie później niż 14 dni kalendarzowych od zakończenia okresu raportowania.
- Wykonawca będzie zobowiązany do dostarczenia dokumentów pokontrolnych Zamawiającemu w terminie 30 dni kalendarzowych, licząc każdorazowo od dnia dostarczenia reportu z realizacji projektu przez Zamawiającego.
Obowiązki Zamawiającego
- Zamawiający jest odpowiedzialny za dostarczenie raportu z realizacji projektu finansowanego w ramach Umowy partnerskiej, który jest zgodny z zapisami i warunkami Umowy partnerskiej oraz zapewnienie, że niniejszy raport z realizacji projektu można odnieść do systemu księgowego i rachunkowego Zamawiającego oraz odnośnych rachunków i rejestrów.
- Zamawiający jest zobowiązany do zapewnienia Wykonawcy swobodnego dostępu do swoich dokumentów księgowych (kserokopie), dokumentów pomocniczych i dokumentacji projektowej, tak aby procedury opisane w załączniku mogły odbyć się w odpowiednim czasie i bez przeszkód.
- Zamawiający jest odpowiedzialny za dostarczenie wyczerpujących i stosownych informacji, zarówno finansowych, jak i niefinansowych, na potwierdzenie raportu z realizacji projektu.
- Zamawiający dokona płatności za przeprowadzenie badania sprawozdania finansowego po zaakceptowaniu przez Zamawiającego dokumentów pokontrolnych.
Obowiązki Wykonawcy- W ramach usługi Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia weryfikacji jednego raportu finansowego, składanego przez Gminę Lublin (Beneficjenta projektu) na koniec realizacji projektu.
- Wykonawca przedłoży dokumenty pokontrolne Zamawiającemu (certyfikat z odpowiednimi listami sprawdzającymi), zgodnie ze wzorami i procedurami określonymi w Wytycznych do weryfikacji wydatków.
- W przypadku stwierdzenia podejrzenia i/lub wystąpienia nadużycia, Wykonawca niezwłocznie przedłoży Notatkę o nieprawidłowościach bezpośrednio do Wspólnego Sekretariatu Technicznego wskazanego w Umowie Partnerskiej.
- Wykonawca jest odpowiedzialny za wykonanie procedur audytu opisanych w Wytycznych do weryfikacji wydatków z należytą starannością i pełnym poszanowaniem zawartych w nich standardów i zasad etyki oraz za przedłożenie Zamawiającemu dokumentów pokontrolnych zawierających faktyczne ustalenia dotyczące przeprowadzonych konkretnych procedur weryfikacji, z uwzględnieniem roli, charakteru i zakresu kontroli audytora określonych w Wytycznych do weryfikacji wydatków. Wytyczne do weryfikacji wydatków stanowi integralną część umowy i muszą być w pełni stosowane podczas weryfikacji wydatków Umowy PLBU.01.01.00-UA-0852/19-00.
- Wykonawca zaznajamia się z warunkami Umowy Partnerskiej wraz załącznikami, Podręcznikiem Programu oraz Wytycznymi do weryfikacji wydatków i innymi istotnymi informacjami, a także poprzez zapytania skierowane do Zamawiającego lub Kontrolnego Punktu Kontaktowego.
- Wykonawca dokumentuje sprawy w taki sposób, aby przedstawić dowody faktycznych ustaleń, dowody kwalifikowalności kosztów (poprzez zebranie odpowiednich dokumentów potwierdzających) oraz dowody, że praca została wykonana zgodnie z charakterem i zakresem procedur określonych w Wytycznych do weryfikacji wydatków. Audytor korzysta z dowodów uzyskanych w trakcie realizacji procedur jako podstawy raportu z faktycznych ustaleń. Nieprzestrzeganie tych zasad powoduje, że wydatki nie kwalifikują się do finansowania UE.
- Wykonawca zapewnia, że proces i wynik weryfikacji będą odpowiednio udokumentowane, tak aby każdy inny audytor był w stanie dokonać weryfikację w oparciu wyłącznie o dokumenty zebrane i przygotowane przez audytora.
- Wykonawca jest zobowiązany do współpracy ze Wspólnym Sekretariatem Technicznym, Kontrolnym Punktem Kontaktowym i innymi podmiotami upoważnionymi do kontroli projektu, w tym do udzielania wyjaśnień i dostępu do dokumentów zebranych podczas postępowania kontrolnego.
Istotne informacje dotyczące projektu- Dotacja na finansowanie projektu jest przyznana na okres od 01.02.2020 r. do 30.06.2021 r.
- Wartość całkowita projektu wynosi: 281 566,10 PLN.
- Wartość dofinansowania: 128 319,00 PLN.
- Liderem projektu jest Departament Rozwoju Strategicznego i Inwestycji Komitetu Wykonawczego Rady Miasta Równe.
- Program: Program Współpracy Transgranicznej Polska – Białoruś – Ukraina 2014–2020.
- Priorytet: 1.1 Promocja kultury lokalnej i historii.
- Tematyka: kultura i dziedzictwo.
- Okres finansowania programu: 2014-2020.
- Działania projektu mają charakter nieinwestycyjny.
- Dokumenty księgowe (oryginały) znajdują się w Wydziale Budżetu i Księgowości Urzędu Miasta Lublin mieszczącym się przy ul. Wieniawskiej 14 w Lublinie.
- Zamawiający nie pokrywa kosztów związanych z dojazdem i noclegiem Wykonawcy.
Warunki udziału w postępowaniu:
Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności
Audytor musi spełniać co najmniej jedno z następujących wymagań:
- Być członkiem krajowego organu lub podmiotu ds. rachunkowości lub audytu, który jest z kolei członkiem IFAC;
- Być członkiem krajowego organu lub podmiotu ds. rachunkowości lub audytu. Jeśli taka organizacja nie jest członkiem IFAC, audytor musi zobowiązać się do realizacji prac zgodnie ze standardami i kodeksem etyki IFAC oraz posiadać co najmniej jeden z certyfikatów: CIA, CGAP, ACCA, CIMA.
- Być zarejestrowanym jako biegły rewident w rejestrze biegłych rewidentów prowadzonym przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów
Na potwierdzenie spełniania co najmniej jednego z powyższych wymagań Wykonawca złoży wraz z ofertą podpisany Załącznik nr 2 - Zobowiązanie Wykonawcy.
Wiedza i doświadczenie
W związku z weryfikacją postępowań w przedmiocie zamówień publicznych audytor dodatkowo musi spełnić co najmniej jedno z następujących wymagań:
- Przeprowadzenie kontroli prawidłowości co najmniej 10 postępowań o zamówienie publiczne objętych ustawą Prawo zamówień publicznych;
- Świadczenie co najmniej 10 usług, których przedmiotem było doradztwo prawne w zakresie stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych obejmujących m.in. sporządzanie pisemnych opinii prawnych, reprezentowanie przed Krajową Izbą Odwoławczą.
Na potwierdzenie spełniania niniejszego wymagania Wykonawca złoży wraz z ofertą wypełniony oraz podpisany Załącznik nr 3 - wykaz w kryterium wiedza i doświadczenie. Wykaz powinien dotyczyć osoby imiennie wskazanej do wykonania niniejszego zamówienia.
Znajomość języka angielskiego na poziomie co najmniej B2 według klasyfikacji Europejskiego Systemu Opisu Kształcenia Językowego.
Ofertę może złożyć dwóch audytorów (np. współpraca cywilnoprawna z innym audytorem, umowa o współpracę, firma dysponująca kilkoma audytorami itd.), przy czym każdy z punktów musi być spełniony w całości przez jednego audytora (tzn. sytuacje, w których np. jeden audytor potwierdzi wykonanie 5 kontroli oraz drugi również wykaże wykonanie 5 kontroli, nie będą uznawane za spełnienie ww. warunków).
Kryteria oceny oferty
Ocenione zostaną jedynie oferty spełniające wymagania formalne, zgodnie z warunkami udziału w postępowaniu.
Kryteriami oceny ofert:
- Cena brutto usługi - 90%
Liczba punktów w tym kryterium będzie obliczona na podstawie poniższego wzoru:
najniższa cena brutto / cena brutto badanej oferty x 90
Oferta musi zawierać ostateczną, sumaryczną cenę brutto obejmującą wszystkie koszty związane z realizacją szkolenia, niezbędne do jej wykonania. Prawidłowe ustalenie należnej ewentualnej stawki podatku VAT należy do obowiązków Wykonawcy zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106).
Cenę netto oraz brutto należy podać w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (załącznik nr 1- Wzór Formularza oferty).
Punkty za kryterium „cena” zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku.
- Doświadczenie oferenta – 10%
Oferent wykaże, że w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie - udokumentowane doświadczenie osoby/osób wskazanej/wskazanych do realizacji zamówienia w weryfikacji wydatków w projektach z Programu Współpracy Transgranicznej: Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013 oraz Polska-Białoruś-Ukraina 2014-2020
Punkty w kryterium „Udokumentowane doświadczenie w weryfikacji wydatków w projektach z Programu Współpracy Transgranicznej: Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013 oraz Polska-Białoruś-Ukraina 2014-2020 liczone będą w następujący sposób:
poniżej 2 przeprowadzonych weryfikacji wydatków – 0 pkt;
- 3-5 przeprowadzonych weryfikacji wydatków – 4 pkt.;
- 6-8 przeprowadzonych weryfikacji wydatków – 7 pkt.;
- 9 i więcej przeprowadzonych weryfikacji wydatków – 10 pkt.
Na potwierdzenie posiadania niezbędnego doświadczenia w zakresie przeprowadzonych weryfikacji wydatków należy załączyć wykaz przeprowadzonych weryfikacji wydatków zawierający: nazwę programu, tytuł projektu oraz numer umowy o dofinansowanie, termin wykonania usługi oraz wskazanie podmiotu, na rzecz którego było ono wykonywane. Wykaz powinien dotyczyć osoby imiennie wskazanej do wykonania niniejszego zamówienia. Wzór wykazu umieszczony jest w Załączniku nr 1 - Wzór Formularza oferty.
Miejsce oraz termin składania ofert
Termin składania ofert: do dnia 11 września 2020 roku do godz. 10:00.
Ofertę (załącznik nr 1) wraz ze skanami dokumentów niezbędnych do oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz do oceny ofert (załącznik nr 2 i 3) oraz podpisaną klauzulę informacyjną, dotyczącą przetwarzania danych osobowych (załącznik nr 4) należy przesłać drogą elektroniczną na adres: karolina.drabik@lublin.eu (Biuro Rozwoju Turystyki Urzędu Miasta Lublin).
Niniejsze zapytanie jest zapytaniem ofertowym nie objętym przepisami Prawo zamówień publicznych ani nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy.
Zamawiający zastrzega sobie prawo modyfikacji procedury wyboru Wykonawcy bez podania przyczyny.
Zamawiający przewiduje możliwość prowadzenia negocjacji z wybranymi lub wybranym Wykonawcą celem uzyskania możliwie korzystnych warunków realizacji zamówienia.
O ewentualnym wybraniu Państwa oferty zostaniecie Państwo poinformowani na BIP Urzędu Miasta Lublin.
Z wybranym Wykonawcą zostanie podpisana umowa na podstawie otrzymanej oferty.
Data | Użytkownik | Zmiany | Zapisane wersje |
---|---|---|---|
16-09-2020 09:50 | Agnieszka Król | Automatyczne przeniesienie do archiwum. Zmiana statusu obowiązywania. | Zobacz |
03-09-2020 09:47 | Agnieszka Król | Automatyczne przeniesienie do archiwum. Zmiana statusu obowiązywania. | Wersja aktualnie wyświetlana |