Termin składania dokumentów
Ogoszenie 04-03-2019
Urząd Miasta Lublin w ramach realizacji wydarzenia „Kongres Inicjatyw Europy Wschodniej 2019”, który ma się odbyć w dniach 23-24 września 2019 roku, zwraca się z prośbą o przesłanie oferty cenowej na usługę:
wykonanie serwisu internetowego ze zintegrowanym systemem rejestracji uczestników
Szczegóły dotyczące przedmiotu zamówienia:
I. Serwis internetowy wydarzenia
1) Przygotowanie projektu serwisu internetowego wydarzenia (w tym opracowanie layout'u), który będzie uwzględniał:
- nagłówek serwisu z logotypem oraz nazwą wydarzenia,
- panel nawigacyjny z zakładkami,
- siatkę banerów wraz z systemem ich obsługi jako elementu promocyjnego w formie filmów promocyjnych, galerii zdjęć tekstów informacyjnych,
- panel umożliwiający łatwą rejestrację uczestników wydarzenia zamieszczony na stronie głównej
- panele informacyjne, reprezentujące i linkujące do podstron serwisu,
- podstrony serwisu,
- panel umożliwiający łatwą prezentację programu wydarzenia,
- stopkę serwisu.
2) Serwis internetowy powinien być zarządzany za pomocą wbudowanego systemu zarządzania treścią który umożliwi:
- swobodne dodawanie i definiowanie kolejnych zakładek i kontrolowanie treści zawartej w panelach informacyjnych,
- od strony graficznej, utrzymanie wszystkich stron wchodzących w skład serwisu w jednolitej stylistyce, która zostanie zaprojektowana na etapie wdrożenia,
- zamieszczanie dowolnych mediów (video, muzyka, grafika) oraz elementów predefiniowanych, takich jak bannery lub panel z programem wydarzenia,
- możliwość dostępu administratora do wszystkich podstron oraz wprowadzanie zmian
3) System zarządzania treścią musi obsłużyć co najmniej dwupoziomową nawigację systemu zakładek i przypisanych do nich menu z podstronami.
4) System zarządzania treścią musi obsłużyć budowę i aktualizację programu kongresu w układzie:
- sekcja programu (np. dzień),
- pozycja programu (np. wykład),
- opis punktu programu (np. informacja o tematyce wykładu),
- prelegent (link do podstrony ze szczegółowymi informacjami o prelegencie),
- lokalizacja (sala lub inne miejsce, w którym odbywa się wykład)
5) Serwis internetowy oraz formularze kontaktowe muszą być responsywne.
6)System zarządzania treścią musi zawierać moduł umożliwiający publikację aktualności poprzez zintegrowane konto aplikacji Facebook oraz mechanizm publikacji galerii zdjęć i łatwą obsługę galerii.
7) Serwis internetowy musi posiadać licznik odliczający pozostałe dni, godziny i minuty do startu kongresu.
8) System zarządzania treścią musi posiadać funkcjonalność umożliwiającą prowadzenie serwisu internetowego w 3 wersjach językowych (polski, angielski, rosyjski).
9) System zarządzania treścią musi umożliwić przygotowanie i publikację dokumentu PDF zawierającego aktualny, opublikowany na łamach serwisu internetowego program wydarzenia w formie tabeli. Pliki PDF powinny być generowane w trzech wersjach językowych (polski, angielski i rosyjski).
10) System zarządzania treścią musi posiadać funkcjonalność umożliwiającą przygotowanie kilku formularzy kontaktowych, których kształt i zawartość będzie zmienna w zależności od kategorii pytania, które uczestnik chce zadać organizatorowi.
11) Serwis internetowy powinien być dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych.
II. System rejestracji uczestników
1) System rejestracji musi umożliwić rejestrację ponad 1000 uczestników podzielonych na kategorie z różnym poziomem uprawnień uczestnictwa.
2) System rejestracji musi umożliwić budowę warunkowego formularza rejestracyjnego, którego kształt i zawartość będzie zmienna w zależności od kategorii uczestnictwa.
3) System rejestracji musi umożliwić prowadzenie rejestracji w 3 wersjach językowych (polski, angielski, rosyjski).
4) Proces rejestracji musi składać się z następujących etapów:
- dane osobowe i preferencje uczestnika,
- podsumowanie rejestracji,
- potwierdzenie rejestracji i wysyłka wiadomości potwierdzającej
5) System rejestracji musi umożliwić wysyłkę masowej kampanii mailingowych e-mail do określonych grup uczestników w zależności od różnych kryteriów
6) System rejestracji musi umożliwić generowanie raportów dotyczących rejestracji uczestników z uwzględnieniem filtrów bazujących na dowolnych polach formularza rejestracyjnego (np. goście z Białorusi, którzy wybrali transport lotniczy i preferują potrawy wegetariańskie lub goście, którzy wybrali konkretną tematykę wydarzenia).
7) System rejestracji musi posiadać funkcjonalność umożliwiającą obsługę procesów i wymianę informacji pomiędzy zespołem organizatora.
8) System rejestracji (każdy etap procesu wraz z mailem potwierdzającym rejestrację) musi być responsywny.
9) System rejestracji musi posiadać możliwość generowania identyfikatorów uczestników wraz z kodami QR.
10) System rejestracji musi posiadać możliwość obsługi rezerwacji noclegów.
11) System rejestracji musi posiadać możliwość obsługi agendy wydarzeń z limitami miejsc.
12) Możliwość osadzenia formularza rejestracyjnego na dowolnej stronie serwisu.
13) możliwość generowania raportów podsumowujących miejsca wolne na salach.
14) Możliwość generowania raportów z listami obecności.
15) Możliwość generowania raportów z nadesłanych ankiet.
16) Obsługa ankiet (ewaluacyjnych, zgłoszeń propozycji programowych).
III. Usługi dodatkowe
1) Przygotowanie szablonów wiadomości e-mail potwierdzających rejestrację, wysyłkę ankiety, newsletterów w 3 wersjach językowych (polski, angielski, rosyjski).
2) Wsparcie techniczne i merytoryczne 24/7 przez okres trwania umowy.
3) Czas reakcji na zlecenie aktualizacji lub modyfikacji serwisu lub systemu rejestracji do 2h.
4) Strona powinna zapewniać możliwość wyszukiwania treści na portalu.
Termin wykonania zamówienia:
Przygotowanie pełnego systemu do testów wewnętrznych nastąpić ma w terminie 2 do 4 tygodni od dnia podpisania Umowy, w zależności od treści oferty.
Kryteria oceny ofert:
- cena ofertowa brutto – 60%
W powyższym kryterium oceniana będzie cena brutto oferty.
Liczba punktów w tym kryterium będzie obliczona na podstawie poniższego wzoru:
(cena oferty najtańszej)/(cena oferty badanej) x 60
Oferta musi zawierać ostateczną sumaryczną cenę obejmującą wszystkie koszty związane z realizacją usługi niezbędne do jej wykonania z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków.
Prawidłowe ustalenie należnej stawki podatku VAT należy do obowiązków Wykonawcy zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 – z późn. zm.).
- termin wykonania zamówienia – 20%
W powyższym kryterium oceniany będzie zadeklarowany termin realizacji zamówienia, liczony od dnia podpisania umowy. Liczba punktów w tym kryterium będzie obliczona w następujący sposób:
- 2 tygodnie – 20 pkt,
- 3 tygodnie – 10 pkt,
- 4 tygodnie – 5 pkt
- doświadczenie oferenta – 20%
W powyższym kryterium oceniana będzie ilość przygotowanych przez oferenta, w ciągu dwóch lat od dnia publikacji niniejszego ogłoszenia, stron internetowych zawierających system rejestracji.
Dla wykazania swojego doświadczenia oferent powinien przedstawić wykaz zawierający: termin wykonania strony z systemem rejestracyjnym, wskazanie podmiotu, na rzecz którego zamówienie było wykonywane oraz, jeśli istnieje, link do strony.
Liczba punktów w tym kryterium będzie obliczona w następujący sposób:
(liczba realizacji w ofercie badanej)/(liczba realizacji w ofercie z największa liczbą realizacji) x 20
Miejsce oraz termin składania ofert:
Ofertę ze wskazaniem ceny brutto, zadeklarowanym terminem na przygotowanie pełnego systemu do testów wewnętrznych, wykazem realizacji oraz podpisanym oświadczeniem o zapoznaniu się z klauzulą informacyjną, stanowiącą załącznik do niniejszego zapytania, należy przesłać mailem na adres: w nieprzekraczalnym terminie do dnia 7 marca 2019 r. do godziny 14:00.
Osoba do kontaktu:
Anastasiya Kinzerska, e-mail: , tel. 81 466 2857
Osoba fizyczna powinna w treści swojej oferty umieścić oświadczenie:
"Oświadczam, że rezygnuję z prawa do prywatności, o którym mowa w art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2016 r., poz. 1764) dotyczącego ochrony danych osobowych, w zakresie mojego imienia i nazwiska, na potrzeby odpowiedzi na wnioski o udzielenie informacji publicznej dotyczące niniejszego postępowania”.
Niniejsze zapytanie nie stanowi czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w rozumieniu przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, ani nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy.
W niniejszym postępowaniu zamawiający przewiduje możliwość wezwania wykonawców do złożenia uzupełnień oraz wyjaśnień dotyczących przesłanych ofert, a także poprawienia, w uzgodnieniu z wykonawcą, oczywistych lub nieistotnych omyłek w ofercie wykonawcy.
Zamawiający zastrzega, że niniejsze zapytanie może zostać odwołane jeżeli nastąpi zmiana okoliczności powodująca, że udzielenie zamówienia nie leży w interesie publicznym.
Zamawiający zastrzega sobie prawo podjęcia negocjacji z wybranymi lub wybranym wykonawcą celem uzyskania możliwie korzystnych warunków zamówienia.
O ewentualnym wybraniu Państwa oferty zostaniecie Państwo poinformowani drogą elektroniczną.
05-03-2019 - ODPOWIEDZI NA PYTANIA OFERENTÓW
W odpowiedzi na pytania, pojawiające się ze strony potencjalnych oferentów informujemy, że:
odnośnie serwisu internetowego:
pkt 11: "Serwis internetowy powinien być dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych."
Zapis należy rozumieć jako możliwość zmiany kontrastu i czcionki.
odnośnie systemu rejestracji użytkowników:
pkt 7: "System rejestracji musi posiadać funkcjonalność umożliwiającą obsługę procesów i wymianę informacji pomiędzy zespołem organizatora"
Zapis należy rozumieć jako funkcjonalność umożliwiającą obsługę recepcji poprzez odczytywanie kodów QR z identyfikatorów uczestników, tworzenie elektronicznej listy obecności, jednocześnie oznaczając w systemie obecność uczestnika na wydarzeniu
Data | Użytkownik | Zmiany | Zapisane wersje |
---|---|---|---|
11-03-2019 10:09 | Konrad Mazurkiewicz | Automatyczne przeniesienie do archiwum. Zmiana statusu obowiązywania. | Zobacz |
05-03-2019 13:10 | Konrad Mazurkiewicz | dołączenie odpowiedzi na pytania potencjalnych oferentów | Wersja aktualnie wyświetlana |
04-03-2019 11:54 | Konrad Mazurkiewicz | korekta oczywistej omyłki pisarskiej | Zobacz |
04-03-2019 11:23 | Konrad Mazurkiewicz | utworzenie treści dokumentu na podstawie maila od Anastasyi Kinzerskiej z dnia 4 marca 2019 r. | Zobacz |