Biuro Obsługi Kancelaryjnej
Data utworzenia: 03-11-2008
Kierownik komórki organizacyjnej
Iwona Woźniak
Symbol komórki organizacyjnej
OK
Departament
Departament Organizacji i Administracji
Adres
ul. Spokojna 2 p. 511, 20-074 Lublin
Telefon
81 466 1250
Faks
81 466 1251
Adres e-mail
TREŚĆ ARCHIWALNA
WERSJA NIEAKTUALNA
Godziny pracy
W Biurze Obsługi Kancelaryjnej pracownicy zatrudnieni na wieloosobowym stanowisku pracy - goniec wykonują swoje czynności od poniedziałku do piątku pomiędzy godzinami 7.30 - 20.00.
Dla pozostałych pracowników Biura Obsługi Kancelaryjnej ustala się czas pracy w cyklu tygodniowym od poniedziałku do piątku w godzinach 7.30 - 15.30, zgodnie z Regulaminem Pracy Urzędu Miasta Lublin, stanowiącym załącznik do zarządzenia nr 50/6/2012 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 18 czerwca 2012 r. (j.t. Obwieszczenie Prezydenta Miasta Lublin z dnia 29 października 2021 r. z późn. zm.).
W okresie stanu epidemii czas przyjmowania i obsługi klientów w Urzędzie Miasta Lublin reguluje zarządzenie nr 11/6/2021 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 7 czerwca 2021 r.
Zakres działania
Biuro Obsługi Kancelaryjnej realizuje w szczególności zadania z zakresu:
- zarządzania i administrowania teleinformatycznym systemem obsługi spraw i dokumentów, pełniącym w Urzędzie funkcję systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) dla spraw realizowanych w ramach elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz informatycznego systemu wspomagającego dla spraw prowadzonych tradycyjnie;
- aktualizacji i rozwoju teleinformatycznego systemu obsługi spraw i dokumentów, określania standardów i instrukcji dla prawidłowego wykonywania czynności w systemie oraz bieżącego doradzania i instruktażu w tym zakresie pracownikom Urzędu;
- nadawania upoważnień i dostępów do danych w elektronicznym systemie obsługi spraw i dokumentów w tym zarządzania zbiorem danych oraz prowadzenia rejestru upoważnionych i nadanych uprawnień;
- współpracy z koordynatorem czynności kancelaryjnych w bieżącym nadzorowaniu prawidłowości wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do prowadzonych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw w Urzędzie oraz doradzania i instruktażu w tym zakresie pracownikom Urzędu;
- obsługi wpływającej do kancelarii ogólnej Urzędu korespondencji w postaci tradycyjnej oraz przesyłanej na elektroniczną skrzynkę podawczą Urzędu poprzez rejestrowanie przesyłek w elektronicznym systemie obsługi sprawi dokumentów oraz ich rozdział do komórek organizacyjnych i stanowisk pracy w departamentach;
- zapewnienia ekspediowania urzędowych przesyłek wychodzących poprzez operatora pocztowego lub organizowania doręczania korespondencji przez pracowników Urzędu oraz nadzór nad prawidłową realizacją doręczeń;
- obsługi doręczeń zastępczych zlecanych przez sądy, organy administracji publicznej, urzędy skarbowe lub inne uprawnione instytucje publiczne oraz przekazywanie informacji wnoszącym o sposobie realizacji doręczenia zastępczego;
- podawania do publicznej wiadomości ogłoszeń, informacji i zawiadomień od uprawnionych organów, instytucji publicznych i podmiotów, prowadzenia urzędowego rejestru ogłoszeń oraz potwierdzania terminów publikacji stronom i podmiotom uprawnionym;
- prowadzenia składu chronologicznego „OK – Skład chronologiczny” dla dokumentacji nieelektronicznej stanowiącej akta spraw prowadzonych w Urzędzie w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) na zasadach określonych odrębnym zarządzeniem;
- realizacji obsługi jednostek organizacyjnych, wymienionych w załączniku do uchwały nr 516/XIII/2020 Rady Miasta Lublin z dnia 30 stycznia 2020 r. w sprawie wspólnej obsługi organizacyjno-administracyjnej jednostek organizacyjnych Gminy Lublin zaliczanych do sektora finansów publicznych z późn. zm., w zakresie określonym w § 4 pkt 2 uchwały.
Podmiot udostępniający informację: Urząd Miasta Lublin
Odpowiedzialny za treść informacji: Piasecka Anna - Administrator
Wytworzył informację: Piasecka Anna - Administrator
Czas wytworzenia informacji: 03-11-2008
Informację wprowadził: Piasecka Anna - Administrator
Czas udostępnienia informacji/modyfikacji: 2022-05-23 09:54:00
Ostatnio modyfikował: Monika Kowal
Wersja: 30
Data | Użytkownik | Zmiany | Zapisane wersje |
---|---|---|---|
19-10-2023 12:52 | Monika Kowal | aktualizacja tekstu jednolitego Regulaminu Pracy UML | Zobacz |
04-05-2023 09:51 | Monika Kowal | aktualizacja zadań na podstawie zarządzenia nr 94/4/2023 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 28 kwietnia 2023 r. | Zobacz |
01-02-2023 12:22 | Monika Kowal | aktualizacja infomacji na podstawie zarządzenia nr 90/1/2023 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 16 stycznia 2023 r. | Zobacz |
09-01-2023 09:45 | Agnieszka Ferenc | aktualizacja zadań na podstawie zarządzenia nr 97/12/2022 PML z dnia 22 grudnia 2022 r. | Zobacz |
04-11-2022 15:01 | Agnieszka Ferenc | aktualizacja daty tekstu jednolitego Regulaminu Pracy UML | Zobacz |
23-05-2022 09:54 | Monika Kowal | aktualizacja dokumentu na podstawie zarządzenia PML nr 64/5/2022 | Zobacz |
03-01-2022 10:46 | Agnieszka Ferenc | aktualizacja Obwieszczenia PML | Wersja aktualnie wyświetlana |
19-07-2021 11:16 | Edyta Siczek | aktualizacja dokumentu (Reg. Pracy) | Zobacz |
08-06-2021 08:32 | Agnieszka Poleszak-Brodziak | aktualizacja nr zarządzenia dot. organizacji obsługi klientów UML w okresie stanu epidemii | Zobacz |
10-05-2021 11:15 | Edyta Siczek | aktualizacja nr zarządzenia dot. organizacji obsługi klientów UML w okresie stanu epidemii | Zobacz |
15-04-2021 09:36 | Agnieszka Poleszak-Brodziak | aktualizacja danych adresowych na podstawie e-maila z dn. 15.4.2021 od E. Dąbrowskiej-Majek z OR | Zobacz |
23-03-2021 09:19 | Monika Kowal | aktualizacja nr zarządzenia dot. organizacji obsługi klientów UML w okresie stanu epidemii | Zobacz |
02-03-2021 08:04 | Agnieszka Ferenc | aktualizacja nr zarządzenia dot. organizacji obsługi klientów UML w okresie stanu epidemii | Zobacz |
01-03-2021 10:55 | Agnieszka Poleszak-Brodziak | aktualizacja dokumentu na podstawie dokumentu Mdok nr 25532/02/2021 | Zobacz |
03-02-2021 09:10 | Monika Kowal | uzupełnienie "z późn. zm." | Zobacz |