11. Petycja w sprawie archiwizacji załączonych materiałów (oferty) oraz podanie w odpowiedzi nomenklatury klasy wykazu akt - pod którym na prośbę wnioskodawcy - wzmiankowane załączniki zostały zarchiwizowane.

W dniu 9 grudnia 2016 r. zostało wysłane pismo informujące o sposobie załatwienia petycji, że rejestrowanie i archiwizowanie dokumentów wpływających do Urzędu Miasta Lublin i w nim wytwarzanych odbywa się zgodnie z przepisami obowiązującego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Dz. U. Nr 27, poz. 140).

Poinformowano także, że przedmiotowa przesyłka została zakwalifikowana do dokumentacji tworzącej akta spraw i zarejestrowana w sprawie. Poprzez włączenie do akt sprawy i przyporządkowanie do symbolu z JRWA – 152, przesyłce została przypisana kwalifikacja archiwalna – kategoria archiwalna A. Przesyłki wpływające rejestruje się w rejestrze wpływów w całości, tj. łącznie z załącznikami i w całości włącza się je do akt spraw lub przyporządkowuje do dokumentacji nie tworzącej akt spraw. Przedmiotowa oferta nie wpłynęła do Urzędu jako odrębna przesyłka, ale jako załącznik do petycji, dlatego została zarejestrowana w sprawie.