Treść pytania
Wnoszę o udostępnienie informacji publicznej w zakresie odpowiedzi na poniższe pytania:
- Kto z pracowników urzędu (imię, nazwisko, stanowisko, komórka organizacyjna) lub innych osób (imię, nazwisko, nazwa firmy/organizacji) ma dostęp do zarządzania poszczególnymi profilami miasta Lublin i Prezydenta Lublina na portalach społecznościowych?
- Czy w urzędzie istnieją spisane zasady udzielania wypowiedzi mediom oraz dot. prowadzenia profili miasta i Prezydenta na portalach społecznościowych? Jeśli tak, wnoszę o udostępnienie ich treści.
- Dlaczego Kierownicy Komórek Organizacyjnych nie udzielają bezpośrednio wypowiedzi mediom tylko odsyłają do biura prasowego? Czy potrzebują do tego zgody? Czyjej? Z czego to wynika?
- Kto w imieniu Prezydenta może udzielać wypowiedzi mediom? Z czego to wynika?
Data udzielenia odpowiedzi
Treść odpowiedzi
Część I
Ad 1.
Informuję, że zadania, w zakresie komunikacji społecznej, tym samym dostęp do zarządzania poszczególnymi profilami miasta na portalach społecznościowych, realizują pracownicy referatu ds. komunikacji społecznej. Szczegółowy zakres realizowanych zadań określa Regulamin Organizacyjny Departamentu Prezydenta znajdujący się w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Lublin w zakładce «Prawo»Zarządzenia Prezydenta»2018»Zarządzenie nr 51/12/2018 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 31 grudnia 2018 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Departamentu Prezydenta.
Jednocześnie dostęp do profilu Miasta Lublin na portalu Facebook ma firma zewnętrzna na podstawie umowy nr 3/KP/21 na usługi związane ze wsparciem w prowadzeniu profilu Miasta Lublin na portalu społecznościowym Facebook. Dane dotyczące wymienionej umowy (w tym nazwy firmy) są publicznie dostępne w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Lublin, w którym znajduje się, na bieżąco aktualizowany, rejestr wszystkich umów zawartych przez gminę Lublin (w okresie od 1 stycznia 2014 r.) w zakresie zadań realizowanych przez Urząd Miasta Lublin. Rejestr ten znajduje się w następującej lokalizacji: «Urząd Miasta Lublin»Rejestr umów.
Zarządzanie profilem Prezydenta Miasta na portalu Facebook nie jest zaś realizowane w ramach obowiązków służbowych żadnego z pracowników Urzędu Miasta Lublin ani firmy zewnętrznej pracującej na zlecenie Urzędu Miasta Lublin.
Odnosząc się do udostępnienia imion i nazwisk pracowników urzędu, wymienionych w pkt 1 wniosku wskazuję, iż jakkolwiek informacje dotyczące realizacji zadań przez organ za pomocą mediów społecznościowych podlegają udostępnieniu w trybie i na zasadach przewidzianych w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2020 r. poz. 2176), to w sytuacji gdy dane te dotyczą imion i nazwisk osób fizycznych niepełniących funkcji publicznych stanowią one dobra osobiste przysługujące tym osobom i ujawnienie tych danych naruszać będzie prawnie chronioną sferę prywatności tych osób. Należy mieć na uwadze, że prawo do informacji publicznej nie jest prawem bezwzględnym i podlega ograniczeniu m.in. ze względu na prywatność osoby fizycznej (art. 5 ust. 2 u.d.i.p.)
Wniosek z dnia 18 marca 2021 r. przesłany przez wnioskodawcę drogą mailową, nie jest opatrzony podpisem, a tym samym nie odpowiada warunkom, jaki przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego statuują w odniesieniu do podań (przepis art. 63 § 1 – 3a k.p.a.)
Wobec powyższego, mając na względzie art. 16 u.d.i.p., działając na podstawie art. 64 § 2 w związku z art. 63 §1-3a k.p.a. wzywam do uzupełnienia braku formalnego wniosku poprzez złożenie wniosku opatrzonego własnoręcznym podpisem albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym oraz wskazania adresu wnoszącego podanie w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego pisma (art. 64 § 2 k.p.a.). Nieusunięcie wymienionych braków, w zakreślonym przez organ terminie, spowoduje pozostawienie wniosku w zakresie podania imion i nazwisk osób niepełniących funkcji publicznych, mających dostęp do profili na portalach społecznościowych, bez rozpoznania (art. 64 § 2 k.p.a.).
Ad 2.
Zasady udzielania wypowiedzi mediom oraz dotyczących prowadzenia profili miasta na portalach społecznościowych nie przybrały żadnej formy materialnej – nie zostały utrwalone na żadnym nośniku informacji w formie obowiązującej normy. Mając na uwadze powyższy stan rzeczy stwierdzić należy, że wyżej wymienione zasady w niezmaterializowanej formie, będące przedmiotem wniosku, nie są informacją publiczną, a przez to nie podlegają udostępnieniu w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej.
W piśmiennictwie i orzecznictwie zwraca się uwagę na konieczność istnienia informacji w formie zmaterializowanej, tj. w postaci zapisu na nośniku informacji (por. M. Pawełczyk, Zmaterializowana forma informacji jako jeden z podstawowych elementów definicji informacji publicznej, Radca Prawny 2012/12/2-5). Wniosek o udzielenie informacji publicznej nie może bowiem zmierzać do inicjowania działań. Informacja ma charakter informacji publicznej, jeżeli jest to informacja istniejąca i będąca w posiadaniu organu (por. wyroki NSA z: 10 stycznia 2018 r., I OSK 452/16; 14 września 2012 r., I OSK 1177/12). Dopóki określona informacja istnieje tylko w pamięci przedstawiciela władzy publicznej i nie została utrwalona w jakiejkolwiek formie, tak aby można było w sposób nie budzący wątpliwości odczytać jej treść, dopóty informacja taka nie ma waloru informacji publicznej por. wyrok NSA z dnia 30 kwietnia 2020 r., I OSK 3351/19).
Niezależnie od powyższego informuję, że zasady udzielania informacji mediom wynikają z ogólnie przyjętych standardów i reguł w zakresie zarządzania komunikacją zewnętrzną. Zostały one wypracowane przez ostatnie lata i są realizowane w praktyce. Nie odbiegają one od zasad, które obowiązują w innych jednostkach samorządu terytorialnego czy w podmiotach komercyjnych, gdzie również funkcjonują biura prasowe obsługujące media i będące odpowiedzialne za politykę informacyjną. Zakres kompetencji referatu prasowego określa Regulamin Organizacyjny Departamentu Prezydenta znajdujący się w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Lublin w zakładce «Prawo»Zarządzenia Prezydenta»2018»Zarządzenie nr 51/12/2018 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 31 grudnia 2018 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Departamentu Prezydenta.
Referat prasowy realizuje w szczególności zadania z zakresu: informowania mieszkańców o działalności Prezydenta, Zastępców Prezydenta oraz Urzędu; obsługi medialnej Prezydenta, Zastępców Prezydenta oraz Urzędu; organizacji konferencji prasowych dotyczących działalności Prezydenta, Zastępców Prezydenta oraz Urzędu; monitorowania i analizy przekazów medialnych poświęconych miastu Lublin oraz pracy Prezydenta, Zastępców Prezydenta oraz Urzędu; redagowania aktualności na portalu miasta Lublin; przygotowywania publikacji poświęconych miastu Lublin, pracy Prezydenta, Zastępców Prezydenta oraz Urzędu.
Ponadto zawiadamiam, iż w zakresie kont na portalach społecznościowych istniejące wewnętrzne regulacje np.: Facebooka, Instagrama czy Twittera na tym etapie są wystarczające. Natomiast za każdym razem w przypadku publikowania konkursu z nagrodami na profilu miasta Lublin na portalu Facebook opracowywany i publikowany jest regulamin konkursu.
Ad 3.
Referat prasowy jest komórką organizacyjną odpowiedzialną za koordynację obsługi medialnej i współpracy z dziennikarzami, która scala i nadzoruje politykę medialną Miasta. Takie rozwiązanie organizacyjne jest standardem zarówno w jednostkach samorządu terytorialnego, jak i przedsiębiorstwach. Dziennikarze poszczególnych redakcji kontaktują się telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej z Biurem Prasowym - z konkretnymi jego pracownikami, którzy odpowiadają za przydzielone im zakresy tematyczne związane z funkcjonowaniem Miasta. Szczególnie istotne jest to, aby obsługa dziennikarzy odbywała się sprawnie a odpowiedzi udzielane były jak najszybciej. Taka zasada jest ważna z punktu widzenia redakcji, które są w wielu przypadkach dziennikami i mają określone ramy czasowe pozyskania odpowiedzi na zapytanie prasowe. Przyjęte zasady funkcjonowania Biura Prasowego są jasne i czytelne dla dziennikarzy oraz wpływają na szybkość i jakość pozyskiwanych informacji. Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych są odpowiedzialni za merytoryczny zakres działania swoich referatów, kontakt z mediami jest zaś jedynie zadaniem dodatkowym. Niemniej jednak często w komunikatach, które są kierowane do mediów, wskazywany jest kontakt do konkretnych pracowników Urzędu Miasta - dyrektorów, kierowników lub koordynatorów projektów, którzy udzielają dodatkowych informacji w temacie, którego dotyczy dany komunikat prasowy.
Ad 4.
W imieniu Prezydenta informacji mediom udziela Rzecznik Prasowy Prezydenta i Biuro Prasowe. Wynika to z przyjętych standardów i reguł, opisanych powyżej. Dodatkowo w sytuacjach kiedy jest taka potrzeba i konieczność, informacji mediom udzielają Prezydent Miasta Lublin, Zastępcy Prezydenta oraz dyrektorzy poszczególnych wydziałów. Zazwyczaj ma to miejsce w przypadku konferencji prasowych, debat, nagrań video lub audycji radiowych, których poruszana tematyka wymaga konkretnej specjalistycznej wiedzy merytorycznej, z obszaru znajdującego się w kompetencjach wyżej wymienionych osób.
Część II
Na podstawie art. 64 § 2 w związku z art. 63 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2020 r., poz. 256 z późn zm.) zawiadamiam, że w związku z nieusunięciem w ciągu 7 dni braków formalnych wniosku, postanowiono pozostawić przedmiotowy wniosek bez rozpoznania w zakresie udostępnienie imion i nazwisk osób niepełniących funkcji publicznych mających dostęp do profili na portalach społecznościowych.
Data | Użytkownik | Zmiany | Zapisane wersje |
---|---|---|---|
11-06-2021 08:21 | Marcin Grzywacz | Utworzenie dokumentu na podstawie sprawy: KP-PP-I.1431.146.2021 | Wersja aktualnie wyświetlana |