104. Wniosek o dostęp do informacji publicznej dotyczący udostępnienia rejestru faktur, ewidencji księgowej wszystkich dowodów księgowych

Część I
Wnoszę o udostępnienie informacji publicznej w zakresie rejestru faktur wydatkowanych ze środków Gminy Lublin. Proszę o przesłanie danych za okres od 1 stycznia 2011 roku do chwili rozpatrzenia wniosku.

Część II
W związku z wezwaniem i przedstawionym wyjaśnieniem wnoszę o udostępnienie informacji publicznej w zakresie udostępnienia w formie elektronicznej wszystkich dowodów księgowych zewnętrznych obcych za okres od 1 stycznia 2011 roku do chwili rozpatrzenia wniosku.

Do Urzędu Miasta Lublin wpłynął wniosek o udostępnienie informacji publicznej w zakresie „rejestru faktur, wydatkowanych ze środków Gminy Lublin za okres od 1 stycznia 2011 roku do chwili rozpatrzenia wniosku”.

Odpowiadając na powyższe żądanie informuję, że wskazane dane stanowią informację publiczną przetworzoną. W ramach obiegu dowodów księgowych, organ nie prowadzi bowiem rejestru faktur, odrębnego od ewidencji księgowej wszystkich dowodów księgowych zewnętrznych obcych. W celu udzielenia odpowiedzi na wniosek jest zatem konieczne podjęcie działań zmierzających do wytworzenia żądanego rejestru za okres od od 1 stycznia 2011 r. do chwili obecnej.
Zgodnie z przepisem art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1764) informacja publiczna przetworzona może być udostępniona tylko w takim zakresie, w jakim jest to szczególnie istotne dla interesu publicznego.
W związku z powyższym wzywam do wykazania w jakim zakresie udostępnienie żądanych informacji - jest szczególnie istotne dla interesu publicznego.
Wymienione informacje proszę przekazać w postaci uzupełnienia do wniosku o udostępnienie żądanych informacji, podpisanego własnoręcznym podpisem lub bezpiecznym podpisem elektronicznym.
Stosownie bowiem do cytowanego przepisu art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej uzyskanie informacji publicznej przetworzonej wymaga oceny pod kątem wystąpienia po stronie wnioskodawcy przesłanki szczególnie istotnego interesu publicznego. Prawo do uzyskania informacji publicznej przetworzonej ma bowiem jedynie taki wnioskodawca, który jest w stanie wykazać w chwili składania wniosku swoje indywidualne, realne i konkretne możliwości wykorzystania dla dobra ogółu informacji publicznej, której przygotowania się domaga. Aby zatem móc dokonać oceny czy dany wnioskodawca posiada szczególnie istotny interes publiczny konieczna jest jego identyfikacja oraz stwierdzenie, że jest on autentyczny (faktycznie istnieje). Zgodnie z poglądem wyrażonym w orzecznictwie sądowym – w przypadku gdy okazuje się, że żądana informacja ma charakter informacji publicznej przetworzonej – wymagane jest zindywidualizowanie wnioskodawcy,  a więc jego pisemny podpis na piśmie (ewentualnie bezpieczny podpis elektroniczny).

Wniosek przesłany drogą mailową nie jest opatrzony podpisem a tym samym nie odpowiada warunkom, jakie przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego statuują w odniesieniu do podań (przepis art. 63 § 1 – 3a ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 23 z późn. zm. - dalej k.p.a.). Brak ten winien być usuwany w postępowaniu naprawczym, regulowanym w art. 64 § 2 k.p.a. zgodnie, którym, jeżeli podanie nie czyni zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w terminie siedmiu dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania.

W związku z powyższym działając na podstawie art. 64 § 2 w związku z art. 63 §1 k.p.a. wzywam do usunięcia braków formalnych przedmiotowego wniosku z dnia 27 stycznia 2016 r.  poprzez  złożenie wniosku (podania), uzupełnionego o wykazanie szczególnie istotnego interesu publicznego w uzyskaniu żądanych informacji, opatrzonego własnoręcznym podpisem wnioskodawcy lub bezpiecznym podpisem elektronicznym – w terminie siedmiu dni od daty otrzymania niniejszego pisma. Jednocześnie informuję, iż nieusunięcie wyżej wymienionych braków wniosku w powyższym terminie spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpoznania (art. 64 § 2 k.p.a.). 

Odnosząc się do pozostałego zakresu żądania – informuję, że organ, do którego skierowano powyższy wniosek, nie posiada danych w zakresie faktur realizowanych ze środków Gminy Lublin przez jednostki organizacyjne miasta Lublin. Z uwagi na fakt, że ustawa z dnia 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, nie wyposażyła organu władzy publicznej w kompetencje do przekazywania wniosku do załatwienia według właściwości, w celu uzyskania interesujących danych, proponuję zwrócić się do kierowników wymienionych jednostek (dane teleadresowe znajdują się w Biuletynie Informacji Publicznej pod linkiem: Jednostki organizacyjne Miasta Lublin).
Zgodnie z utrwaloną linią orzecznictwa sadów administracyjnych nieposiadanie informacji publicznej przez podmiot zobowiązany do jej udzielenia czyni niemożliwym jej udostępnienie i wówczas prawidłowym działaniem podmiotu jest jedynie pisemne poinformowanie o tym fakcie wnioskodawcy (por. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 20 kwietnia 2016 r., sygn. akt I OSK 2583/15).

 

Odpowiadając na pismo w zakresie żądania udostępnienia „ewidencji księgowej wszystkich dowodów księgowych zewnętrznych obcych za okres od 1 stycznia 2011 roku do dnia załatwienia wniosku”, informuję, iż Urząd Miasta Lublin nie dysponuje dokumentem stanowiącym wnioskowaną ewidencję. Prowadzona przez Urząd Miasta Lublin ewidencja księgowa dowodów księgowych zewnętrznych obcych stanowi bowiem swoistego rodzaju mechanizm realizowania polityki księgowej jednostki sektora finansów publicznych. Proces ten funkcjonuje na podstawie różnorodnych zapisów i operacji księgowych w oparciu o różne dokumenty źródłowe, będące odzwierciedleniem różnych zdarzeń gospodarczych. Cały system ewidencjonowania finansowych dokumentów zewnętrznych stanowi bieżącą pracę wydziałów UM Lublin zajmujących się rozliczaniem wydatków Gminy Lublin.

Żądana ”ewidencja księgowa dowodów księgowych zewnętrznych obcych” nie odnosi się do konkretnego dokumentu lub opracowania o charakterze wykazu czy zestawienia. Ewidencja ta - jako proces, mechanizm - nie została "zmaterializowana" w konkretnym dokumencie, który mógłby być następnie udostępniony.

Posiadanie informacji publicznej przez podmiot zobowiązany należy rozumieć jako istnienie stanu faktycznego, w którym podmiot dysponuje informacją publiczną, czyli ma ją w swoich zasobach, dysponuje nośnikiem, na którym ta informacja została utrwalona np. w postaci konkretnego dokumentu, zapisu elektronicznego itp. Informacja publiczna, aby mogła być udostępniona, musi mieć zatem swój materialny odpowiednik. Zgodnie z art 4 ust.3 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, podstawą obowiązku udostępnienia informacji publicznej jest fakt jej posiadania, a nie posiadanie uwarunkowane dodatkowymi kryteriami.