Zaproszenie do składania ofert na kompleksową usługę obejmującą obsługę fotograficzną wydarzeń w ramach projektu ,,Przedsiębiorcze Dzieciaki’’ oraz organizację gali finałowej projektu „Przedsiębiorcze Dzieciaki”.

Gmina Lublin, z siedzibą w Lublinie przy Placu Króla Władysława Łokietka 1, zwana dalej „Zamawiającym”, zaprasza do składania ofert na kompleksową usługę obejmującą obsługę fotograficzną wydarzeń w ramach projektu ,,Przedsiębiorcze Dzieciaki’’ oraz organizację gali finałowej projektu „Przedsiębiorcze Dzieciaki”.

1. Zamawiający

Gmina Lublin, z siedzibą w Lublinie przy Placu Króla Władysława Łokietka 1, 20‒109 Lublin, NIP: 9462575811, REGON: 431019514.

2. Opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa obejmującą obsługę fotograficzną wydarzeń w ramach projektu ,,Przedsiębiorcze Dzieciaki’’ oraz organizację gali finałowej projektu "Przedsiębiorcze dzieciaki"
2. Obsługa fotograficzna wydarzeń
   1. Wykonanie fotorelacji z przebiegu 17 wydarzeń o charakterze spotkań warsztatowych we wskazanych przez Zamawiającego lokalizacjach na terenie Lublina, odbywających się w ramach projektu „Przedsiębiorcze Dzieciaki”, wydarzenia dotyczą:
      1. Pięć spotkań w placówkach zakwalifikowanych do projektu Przedsiębiorcze Dzieciaki podczas trwania warsztatów ze studentami.2.2.1.2.  Jednego spotkania grupy dzieci w Narodowym Banku Polskim Odział w Lublinie.
      2. Pięć spotkań w firmach zakwalifikowanych do projektu w których odbywają się spotkania z dziećmi.
      3. Pięć spotkań u osób z sektora kreatywnego zakwalifikowanych do projektu u których odbywają się spotkania z dziećmi.
      4. Udziału podczas wydarzenia podsumowującego projekt – 14 czerwca 2023 r
   2. Wydarzenia odbywać się będą w terminie od 6 marca do 14 czerwca 2023 r
   3. Przewidywany czas trwania pojedynczego wydarzenia: 1-1,5 h
   4. Obsługa fotograficzna pojedynczego wydarzenia obejmie:
      1. Wykonanie profesjonalnych i atrakcyjnych wizualnie zdjęć stanowiących fotorelację wydarzenia
      2. Postprodukcję (obróbkę graficzną uwzględniająca m.in.: korektę kolorów i ostrości, kadrowanie, retusz w wybranym stylu, usunięcie wybranych elementów) najbardziej atrakcyjnych wybranych przez Zamawiającego 20 zdjęć
      3. Umieszczenie logotypu projektu w prawym dolnym rogu zdjęcia
      4. Przekazanie gotowych 20 zdjęć Zamawiającemu z każdego wydarzenia
      5. Przeniesienie praw autorskich do zdjęć na Zamawiającego
   5. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania 2-3 min. filmiku podsumowującego projekt w terminie do 1 czerwca 2023 r. na podstawie zebranego materiału z dotychczasowych wydarzeń w których Wykonawca uczestniczył w ramach obowiązującej umowy
   6. Wykonawca otrzyma harmonogram spotkań i na 5 dni przed wydarzeniem jest zobligowany powiadomić Zamawiającego o terminie wydarzenia w którym weźmie udział
   7. Wykonawca do realizacji zamówienia zapewni co najmniej 1 zawodowego fotografa, posiadającego odpowiedni profesjonalny sprzęt oraz akcesoria niezbędne do wykonania zamówienia.
   8. Wykonawca przekaże Zamawiającemu, wszystkie zdjęcia w technice cyfrowej o rozdzielczości min. 20 Mpx i w formacie „.JPG”, „.TIFF” i „.RAW” po procesie postprodukcji wszystkich zdjęć.
   9. Wykonawca pokrywa wszelkie koszty, w tym koszty transportu związane z realizacją przedmiotu zamówienia we wskazanych przez Zamawiającego miejscach.
      1. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu zdjęć w ciągu 24 godzin od zakończenia wydarzenia.
      2. Wykonawca oświadcza, że posiada uprawnienia, doświadczenie oraz niezbędną wiedzę w  zakresie realizacji prac objętych niniejszą Umową.
      3. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać powierzone czynności sumiennie i fachowo oraz chronić interesy Zamawiającego.
      4. Wykonawca uwzględni wszelkie uwagi i sugestie Zamawiającego, dotyczące realizacji przedmiotu Umowy.
3. organizacja gali finałowej
   1. Uczestnicy wydarzenia: uczniowie, nauczyciele lubelskich placówek oświatowych, przedstawiciele przedsiębiorstw, osoby działające w sektorze kreatywnym, studenci (łącznie około 400 osób)
   2. Miejsce wydarzenia:
      1. Dobrze skomunikowane, znajdujące się na terenie Lublina.
      2. Sala mogąca pomieścić zakładaną liczbę uczestników, wyposażona w scenę, sprzęt do wyświetlania prezentacji, sprzęt z odpowiednim nagłośnieniem.
      3. Hol/oddzielna sala, w której można zaplanować poczęstunek, warsztaty dla dzieci.
      4. Zapewniające dostępność osobom ze szczególnymi potrzebami zgodnie z Ustawą z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz.U. 2020 poz.1062).
   3. Przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym agendy wydarzenia, w której znajdą się m. in. połączenie puzzli przygotowanych przez grupy szkolne, tworzące makietę Lublina.
   4. Promocja wydarzenia będzie obejmowała m.in.:
      1. Zaproszenie mediów lokalnych na wydarzenie.
      2. Przygotowanie materiałów prasowych.
      3. Przygotowanie dokumentacji fotograficznej wydarzenia.
   5. Wycena organizacji wydarzenia powinna uwzględniać następujące koszty m.in.:
      1. Wynajem sali
      2. Obsługa techniczna wydarzenia.
      3. Prowadzenie wydarzenia (zapewnienie obsługi prelegenta).
      4. Promocje wydarzenia.
   6. Zakup 1 projektowego roll-upu.
   7. Zapewnienie wystroju (np. balony, chusty) auli oraz holu, ze względu na przypadający jubileusz projektu.
   8. Zakup personalizowanych statuetek dla firm i os. kreatywnych (35 szt), wydruk dyplomów (35 szt.) oraz zakup ramek na dyplomy (35 szt.).       
   9. Personalizowane nagrody rzeczowe dla uczestników projektu (dzieci) – np.  kredki (350 szt.), kolorowanki (350 szt.), plecaczki (350 szt.), pudełka do zapakowania upominków (15 szt.), wydruk dyplomów dla placówek (15 szt.) oraz zakup ramek na dyplomy (15 szt.).
   10. Zapewnienie cateringu (woda, kawa, herbata, ciastka, wata cukrowa – bez ograniczeń) na wydarzenie dla wszystkich uczestników projektu.
   11. Zapewnienie animacji na holu dla dzieci po zakończonej części oficjalnej wydarzenia.
   12. Tort mufinkowy dla wszystkich uczestników projektu.
   13. Spektakl edukacyjny dla dzieci podczas gali.
   14. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji ww. zadań w terminie uzgodnionym z Zamawiającym.

3. Warunki udziału w postępowaniu

1. O udzielenie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają doświadczenie w realizacji wydarzeń (minimum dwóch) zrealizowanych w przeciągu ostatnich 4 lat skierowanych do określonej w zapytaniu grupy docelowej i/lub wydarzeń, w których wzięło udział co najmniej 300 uczestników.
2. Oferty Wykonawców, którzy nie spełniają ww. warunków nie będą rozpatrywane.

4. Kryteria wyboru oferty

1. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty na podstawie nw. kryteriów:
   1. Ceny ‒ o wadze 80%.
   2. Doświadczenie osoby wyznaczonej do realizacji zamówienia ‒ o wadze 20%.
2. Zamawiający będzie oceniał cenę brutto zamówienia. Według powyższego kryterium maksymalną liczbę punktów otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę, pozostali będą oceniani wg następującego wzoru: najniższa cena / cena badanej oferty x 80% x 100.
3. Oferta musi zawierać ostateczną sumaryczną cenę obejmującą wszystkie koszty związane z realizacją każdego zadania, niezbędne do wykonania zamówienia.
4. Cenę netto oraz brutto należy podać w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
5. Zamawiający będzie oceniał doświadczenie osoby wyznaczonej do realizacji zamówienia poprzez liczbę zrealizowanych wydarzeń, w których udział wzięło co najmniej 300 uczestników.
6. Wykaz wydarzeń powinien zawierać nazwę podmiotu zlecającego, grupę docelową, termin realizacji oraz liczbę uczestników.
7. Jeżeli Wykonawca wykaże mniej niż 2 wydarzenia – jego oferta zostanie odrzucona. Jeżeli wykaże 2 wydarzenia – jego oferta otrzyma 0 punktów według powyższego kryterium. Wykonawcy, którzy wykażą więcej niż 2 wydarzenia będą oceniani wg następującego wzoru: liczba wydarzeń badanej oferty / największa liczba wydarzeń x 20% x 100. Według powyższego kryterium maksymalną liczbę punktów otrzyma Wykonawca, który wykaże największą liczbę wydarzeń

5. Wymagane dokumenty

Wykonawca chcący uzyskać zamówienie zobowiązany jest złożyć podpisany formularz ofertowy, którego wzór stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania. Wykonawca zobowiązany jest potwierdzić w formularzu ofertowym realizację co najmniej 2 wydarzeń w okresie ostatnich 4 lat przed upływem terminu składania ofert.

6. Składanie ofert

1. W niniejszym postępowaniu oferty proszę przekazać do dnia 28.02.2023 r. do godziny 12:00 drogą elektroniczną na adres: mkrol@lublin.eu
2. Wykonawca może zmienić lub wycofać ofertę pod warunkiem, że zrobi to przed terminem składania ofert.
3. Zamawiający odrzuci ofertę:
   1. Która zostanie złożona po terminie, o którym mowa w pkt 6.1. niniejszego Zapytania.
   2. Jeżeli jej treść nie będzie odpowiadała treści niniejszego Zapytania.
   3. Gdy Wykonawca nie przedłoży w wyznaczonym terminie odpowiednich dokumentów.
   4. Gdy Wykonawca nie złoży w wyznaczonym terminie uzupełnień oraz wyjaśnień dotyczących oferty.
   5. Jeżeli jej złożenie będzie stanowiło czyn bezprawny.
   6. Która zostanie złożona przez Wykonawcę niespełniającego warunków udziału w niniejszym postępowaniu.

Informacje dodatkowe

1. Zamawiający unieważni niniejsze postępowanie, jeżeli
   1. Nie wpłynie żadna oferta niepodlegająca odrzuceniu
   2. Cena najkorzystniejszej oferty będzie przewyższała kwotę przeznaczoną na sfinansowanie zamówienia
   3. Nastąpi zmiana okoliczności powodująca, że udzielenie zamówienia nie leży w interesie publicznym.
   4. Postępowanie obarczone będzie wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.
2. Składając ofertę Wykonawca jednocześnie oświadcza, że:
   1. Posiada kompetencje i uprawnienia do prowadzenia określonej działalności zawodowej.
   2. Znajduje się w sytuacji finansowej i ekonomicznej pozwalającej w sposób właściwy zrealizować zamówienie.
   3. Dysponuje odpowiednią zdolnością techniczną i zawodową niezbędną do prawidłowego wykonania zamówienia.
   4. Złożona oferta będzie ważna przez okres 30 dni (termin związania ofertą).
   5. Akceptuje postanowienia niniejszego Zapytania.
   6. Akceptuje poprawienie przez Zamawiającego oczywistych lub nieistotnych omyłek w ofercie.
   7. Zapoznał się z informacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych, zawartymi w pkt 8 niniejszego Zapytania.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
   1. Wezwania Wykonawcy do złożenia uzupełnień oraz wyjaśnień dotyczących ofert.
   2. Wezwania Wykonawcy do przedłożenia dodatkowych dokumentów potwierdzających informacje zawarte w formularzu ofertowym.
   3. Poprawienia oczywistych lub nieistotnych omyłek w ofercie.
   4. Podjęcia negocjacji z wybranymi lub wybranym Wykonawcą celem uzyskania możliwie korzystnych warunków zamówienia.
   5. Wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty, jeżeli Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, uchyli się od zawarcia umowy w sprawie niniejszego zamówienia.
4. W niniejszym postępowaniu korespondencja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami przekazywana będzie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
5. Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami w imieniu Zamawiającego jest Pani Monika Król, adres: mkrol@lublin.eu.

8. Ochrona danych osobowych

1. W związku ze zbieraniem danych osobowych na potrzeby realizacji niniejszego zamówienia podaję niniejsze informacje:
   1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Miasta Lublin z siedzibą w Lublinie przy Placu Króla Władysława Łokietka 1, 20‒109 Lublin, tel. 81 466 1000, faks 81 466 1001, adres mailowy: urzad_miasta@lublin.eu.
   2. Adres mailowy inspektora danych osobowych to: iod@lublin.eu.
   3. Celem przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest realizacja ww. zamówienia.
   4. Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych są przepisy art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia RODO.
   5. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym zostaną one udostępnione zgodnie z przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej.
   6. Dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów kancelaryjno-archiwalnych dotyczących przechowywania dokumentów dotyczących realizacji zamówienia.
   7. Ma Pani/Pan prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych Pani/Pan dotyczących, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego, przy czym:
      1. Gdy udostępnienie danych wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Zamawiający może żądać od Pani/Pan wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia.
      2. Pani/Pana uprawnienie do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia, zmianą postanowień umowy lub naruszeniem integralności dokumentacji.
      3. Wystąpienie z żądaniem ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.
   8. Podanie danych osobowych na potrzeby realizacji ww. zamówienia jest wymogiem umownym; jest Pani/Pan zobowiązana do ich podania; konsekwencją niepodania danych jest nieudzielenie ww. z.
   9. Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym nie będą podlegać profilowaniu.
2. Jednocześnie zobowiązuję Panią/Pana do przekazania ww. informacji osobom, których dane Pani/Pan podała/podał.

Niniejsze Zapytania nie stanowi czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w rozumieniu przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, ani nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy.