Usługa wynajęcia sali konferencyjnej z wyposażeniem i obsługą techniczną wraz z usługą gastronomiczną na potrzeby seminarium dot. Polityki spójności 2014-2020 organizowanego w dniu 9 czerwca 2014 r.

W związku z realizacją projektu "Lublin i Rzeszów - współpraca i wykorzystanie szans rozwojowych" współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej, Urząd Miasta Lublin w ramach rozeznania rynku zwraca się z prośbą o wycenę usługi zgodnie z poniższym opisem:

usługa wynajęcia sali konferencyjnej z wyposażeniem i obsługą techniczną wraz z usługą gastronomiczną na potrzeby seminarium dot. Polityki spójności 2014-2020 organizowanego w dniu 9 czerwca 2014 roku.

UWAGA! Lokalizacja usługi powinna znajdować się w odległości maksymalnie 1000 metrów od Centrum Kultury, ul. Peowiaków 12, Lublin.

Wykonawca zapewni:
1. klimatyzowaną salę konferencyjną z miejscami siedzącymi dla max. 50 osób w układzie teatralnym w godzinach od 9.00 do 15.00. Zamawiający zastrzega sobie możliwość przesunięć w programie do maksimum 30 minut.
2. stanowisko przed salą konferencyjną, w części wspólnej obiektu (hall, foyer), w którym będzie dokonywana rejestracja uczestników;
3. wyżywienie wraz z pełną obsługą serwisową dla max. 50 osób, w którego skład będzie wchodzić stała przerwa kawowa (od 9.00 do 15.00) oraz obiad (od 12.00 do 13.00);
4. miejsce do siedzenia dla osób korzystających z obiadu (zarówno w postaci miejsc siedzących, jak i stojących w stosunku 1:1) w tym zapewnienie okrągłych stolików barowych/restauracyjnych.
5. Hotel o standardzie minimum trzygwiazdkowym (zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie).

Dodatkowe wymagania dotyczące sali konferencyjnej:
• stół prezydialny z miejscami siedzącymi oraz mikrofonami dla min. 5 osób;
• projektor multimedialny, laptop, ekran do wyświetlania oraz nagłośnienie (w tym 2 mikrofony bezprzewodowe);
• dostęp do sieci Internet (łącze przewodowe lub bezprzewodowe);
• zapewnienie co najmniej 1 osoby do obsługi technicznej.

Opis dot. usługi gastronomicznej:
• przerwa kawowa stała (od godziny 9.00 przez czas trwania seminarium);
• kawa rozpuszczalna lub parzona – przygotowana w dzbankach lub samowarze;
• herbata czarna i zielona;
• dodatki: cukier, śmietanka do kawy, cytryna świeża, pokrojona, w plastrach;
• soki owocowe;
• woda butelkowana, gazowana i niegazowana;
• ciasteczka;
• obiad w postaci szwedzkiego stołu (od godziny 12.00 do 13.00);
• pierwsze danie (dwie zupy do wyboru);
• danie drugie (trzy dania do wyboru, w tym danie wegetariańskie);
• dodatki (surówki, warzywa. Itp.);
• deser;
• serwowanie obiadu oraz przerw kawowych na zastawie ceramicznej lub porcelanowej, z użyciem sztućców platerowych, serwetek papierowych i materiałowych, obrusów materiałowych;
• zapewnienie obsługi (niezbędny personel - co najmniej jeden kelner/kelnerka);
• szczegółowe menu zostanie ustalone pomiędzy Wykonawcą i Zamawiającym po podpisaniu umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo wprowadzenia niewielkich zmian dot. godziny obiadu, w zależności od programu seminarium.

Termin realizacji usługi:
9 czerwca 2014 roku, godzina: 9.00 – 15.00.

Ofertę zwierającą wycenę wynagrodzenia brutto za w/w usługę należy składać do dnia 2 czerwca 2014 roku do godz. 12.00 na adres e-mailowy: artur.zugaj@lublin.eu

Osoba do kontaktu: Artur Zugaj, tel. 81 466-28-61, mail: artur.zugaj@lublin.eu

Niniejsze zapytanie nie jest zamówieniem i otrzymane wyceny nie powodują powstania żadnych zobowiązań wobec stron. Urząd Miasta Lublin zastrzega sobie prawo modyfikacji i unieważnienia procedury wyboru Wykonawcy bez podania przyczyny. Niniejsze zapytanie nie stanowi zapytania ofertowego w rozumieniu przepisów ustawy - Prawo zamówień publicznych.