Usługa wynajęcia 4 sal konferencyjnych wraz z wyposażeniem i obsługą techniczną, w związku z organizacją Kongresu Inicjatyw Europy Wschodniej w dniach 2 - 4 października 2014 r.

W związku z realizacją projektu "Lublin i Rzeszów - współpraca i wykorzystanie szans rozwojowych" współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej, Urząd Miasta Lublin w ramach rozeznania rynku zwraca się z prośbą o wycenę usługi zgodnie z poniższym opisem:

usługa wynajęcia 4 sal konferencyjnych wraz z wyposażeniem i obsługą techniczną w związku z organizacją Kongresu Inicjatyw Europy Wschodniej (KIEW) w dniach 2-4 października 2014 roku

Wykonawca zapewni:
- 1  salę konferencyjną z miejscami siedzącymi dla min. 100 osób w układzie teatralnym,
- 3 sale konferencyjne z miejscami siedzącymi dla  min. 50 osób w układzie teatralnym.

Wymagania dot. wyposażenia każdej z sal:
- stoły prezydialne z miejscami siedzącymi oraz mikrofonami dla min. 5 osób,
- zapewnienie nagłośnienia, w tym min. 2 mikrofonów bezprzewodowych,
- możliwość podłączenia laptopa i projektora oraz ekran na ścianie do wyświetlania obrazu z projektora,
 - dostęp do sieci Internet (łącze przewodowe lub bezprzewodowe).

Dodatkowe wymagania:
- lokalizacja usługi powinna znajdować się w odległości maksymalnie 1000 metrów od Ratusza (Plac Władysława Łokietka 1, Lublin),
- stanowisko w części wspólnej obiektu (hall, foyer), w którym będzie dokonywana rejestracja uczestników,
- osobne pomieszczenie techniczne dla organizatora z umożliwieniem wcześniejszego dostarczenia i przechowania materiałów konferencyjnych,
- osobne pomieszczenie dla osób korzystających z posiłków oraz przerw kawowych na min. 300 osób,
- osobne pomieszczenie stanowiące zaplecze dla obsługi cateringowej,
- możliwość przygotowania i oznaczenia miejsca konferencji przez Zamawiającego min. 1,5h przed początkiem rejestracji,
- zaplecze sanitarne dostosowane do liczby uczestników znajdujące się w bliskim sąsiedztwie sal konferencyjnych,
- szatnia wraz z osobą obsługującą przez cały okres trwania kongresu,
- zapewnienie co najmniej dwóch osób do obsługi technicznej w trakcie trwania kongresu;
- dodatkowym atutem będzie dostosowanie miejsca kongresu dla potrzeb osób niepełnosprawnych.

Termin realizacji usługi:
2-4 października 2014 roku


Ofertę zwierającą wycenę wynagrodzenia brutto za w/w usługę należy składać do dnia 6 maja 2014 roku do godz. 11.00 na adres e-mailowy: marta.wojtowicz@lublin.eu

O zachowaniu terminu do złożenia oferty decyduje data i godzina wpływu oferty do zamawiającego.

Osoba do kontaktu: Marta Wójtowicz, tel. 81466-28-64, mail: marta.wojtowicz@lublin.eu


Niniejsze zapytanie nie jest zamówieniem i otrzymane wyceny nie powodują powstania żadnych zobowiązań wobec stron. Urząd Miasta Lublin zastrzega sobie prawo modyfikacji i unieważnienia procedury wyboru Wykonawcy bez podania przyczyny. Niniejsze zapytanie nie stanowi zapytania ofertowego w rozumieniu przepisów ustawy - Prawo zamówień publicznych.