Biuro Obsługi Kancelaryjnej
Data utworzenia: 03-11-2008
Kierownik komórki organizacyjnej
Iwona Woźniak
Symbol komórki organizacyjnej
OK
Departament
Departament Organizacji i Administracji
Adres
ul. Spokojna 2 p. 511, 20-074 Lublin
Telefon
81 466 1250
Faks
81 466 1251
Adres e-mail
TREŚĆ ARCHIWALNA
WERSJA NIEAKTUALNA
Godziny pracy
W Biurze Obsługi Kancelaryjnej pracownicy zatrudnieni na wieloosobowym stanowisku pracy - goniec wykonują swoje czynności od poniedziałku do piątku pomiędzy godzinami 7.30 - 20.00.
Dla pozostałych pracowników Biura Obsługi Kancelaryjnej ustala się czas pracy w cyklu tygodniowym od poniedziałku do piątku w godzinach 7.30 - 15.30, zgodnie z Regulaminem Pracy Urzędu Miasta Lublin, stanowiącym załącznik do zarządzenia nr 50/6/2012 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 18 czerwca 2012 r. (j.t. Obwieszczenie Prezydenta Miasta Lublin z dnia 10 listopada 2020 r. z późn. zm.).
W okresie stanu epidemii czas przyjmowania i obsługi klientów w Urzędzie Miasta Lublin reguluje zarządzenie nr 11/6/2021 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 7 czerwca 2021 r.
Zakres działania
Biuro Obsługi Kancelaryjnej realizuje w szczególności zadania z zakresu:
- zarządzania i administrowania teleinformatycznym systemem obsługi spraw i dokumentów, pełniącym w Urzędzie funkcję systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) dla spraw realizowanych w ramach elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz informatycznego systemu wspomagającego dla spraw prowadzonych tradycyjnie;
- aktualizacji i rozwoju teleinformatycznego systemu obsługi spraw i dokumentów, określania standardów i instrukcji dla prawidłowego wykonywania czynności w systemie oraz bieżącego doradzania i instruktażu w tym zakresie pracownikom Urzędu;
- nadawania upoważnień i dostępów do danych w elektronicznym systemie obsługi spraw i dokumentów w tym zarządzania zbiorem danych oraz prowadzenia rejestru upoważnionych i nadanych uprawnień;
- współpracy z koordynatorem czynności kancelaryjnych w bieżącym nadzorowaniu prawidłowości wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do prowadzonych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw w Urzędzie oraz doradzania i instruktażu w tym zakresie pracownikom Urzędu;
- obsługi wpływającej do kancelarii ogólnej Urzędu korespondencji w postaci tradycyjnej oraz przesyłanej na elektroniczną skrzynkę podawczą Urzędu poprzez rejestrowanie przesyłek w elektronicznym systemie obsługi sprawi dokumentów oraz ich rozdział do komórek organizacyjnych i stanowisk pracy w departamentach;
- zapewnienia ekspediowania urzędowych przesyłek wychodzących poprzez operatora pocztowego lub organizowania doręczania korespondencji przez pracowników Urzędu oraz nadzór nad prawidłową realizacją doręczeń;
- obsługi doręczeń zastępczych zlecanych przez sądy, organy administracji publicznej, urzędy skarbowe lub inne uprawnione instytucje publiczne oraz przekazywanie informacji wnoszącym o sposobie realizacji doręczenia zastępczego;
- podawania do publicznej wiadomości ogłoszeń, informacji i zawiadomień od uprawnionych organów, instytucji publicznych i podmiotów, prowadzenia urzędowego rejestru ogłoszeń oraz potwierdzania terminów publikacji stronom i podmiotom uprawnionym;
- prowadzenia składu chronologicznego „OK – Skład chronologiczny” dla dokumentacji nieelektronicznej stanowiącej akta spraw prowadzonych w Urzędzie w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) na zasadach określonych odrębnym zarządzeniem;
- realizacji obsługi jednostek organizacyjnych, wymienionych w załączniku do uchwały nr 516/XIII/2020 Rady Miasta Lublin z dnia 30 stycznia 2020 r. w sprawie wspólnej obsługi organizacyjno-administracyjnej jednostek organizacyjnych Gminy Lublin zaliczanych do sektora finansów publicznych z późn. zm., w zakresie określonym w § 4 pkt 2 uchwały.
Data | Użytkownik | Zmiany | Zapisane wersje |
---|---|---|---|
28-12-2020 09:40 | Agnieszka Ferenc | aktualizacja zarządzenia - 62/12/2020 | Zobacz |
03-12-2020 08:16 | Edyta Siczek | aktualizacja nr zarządzenia dot. organizacji obsługi klientów UML w okresie stanu epidemii | Zobacz |
01-12-2020 09:26 | Edyta Siczek | aktualizacja nr zarządzenia dot. organizacji obsługi klientów UML w okresie stanu epidemii oraz daty obwieszczenia ws. tekstu jednolitego Regulaminu Pracy | Zobacz |
24-09-2020 10:59 | Edyta Siczek | aktualizacja godzin pracy | Zobacz |
21-10-2019 10:25 | Agnieszka Ferenc | na podstawie e-maila przekazanego przez K.Karamon z KP | Zobacz |
10-07-2019 09:27 | Agnieszka Ferenc | aktualizacja adresu na podstawie e-maila od p. E. Dąbrowskiej-Majek | Zobacz |
03-01-2019 11:03 | Agnieszka Poleszak-Brodziak | aktualizacja dokumentu na podstawie dokumentu Mdok 166619/12/2018 | Zobacz |
26-01-2018 14:44 | Edyta Siczek | korekta wyświetlania adresu | Zobacz |
08-01-2018 14:40 | Edyta Siczek | Automatyczne zarchiwizowanie nieaktualnej wersji dokumentu. | Zobacz |
08-12-2016 | Monika Kowal | Automatyczne zarchiwizowanie nieaktualnej wersji dokumentu. | Zobacz |
31-12-2014 | Agnieszka Ferenc | Zmiana treści dokumentu: aktualizacja | Zobacz |
31-12-2014 | Agnieszka Ferenc | Zmiana treści dokumentu: aktualizacja adresu | Zobacz |
03-10-2013 | Agnieszka Ferenc | Zmiana treści dokumentu: aktualizacja zakresu działania na podstawie zarządzenia nr 1/10/2013 z 1 października 2013 r. | Zobacz |