Treść pytania
Wnoszę o udostępnienie informacji publicznej w zakresie odpowiedzi na następujące pytania:
- Jakie systemy teleinformatyczne wykorzystywane są w jednostce do zarządzania dokumentacją?
- Jaki jest w jednostce podstawowy sposób (tradycyjny czy elektroniczny) dokumentowania przebiegu i załatwiania spraw urzędowych?
- Czy kierownik podmiotu wskazał wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu i załatwiania spraw urzędowych?
Data udzielenia odpowiedzi
Treść odpowiedzi
Informuję, że na mocy § 1 ust. 1 zarządzenia nr 100/12/2020 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 31 grudnia 2020 r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Lublin, podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie jest system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, zwany dalej „EZD”. EZD jest systemem wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej.
Zgodnie natomiast z § 1 ust. 2 tego zarządzenia podstawowym systemem teleinformatycznym dla wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, tworzenia, przechowywania i archiwizacji dokumentacji w EZD jest elektroniczny system obsługi spraw i dokumentów Mdok, który pełni w Urzędzie rolę „systemu EZD”.
Ponadto informuję, że system EZD w Urzędzie wspomagany jest innymi systemami (aplikacjami) informatycznymi przeznaczonymi do załatwiania określonych rodzajów spraw lub usług (zwanych dalej „systemami dziedzinowymi”), o ile zapewniają one zgodne z przepisami ustawy archiwalnej gromadzenie dokumentacji napływającej do Urzędu oraz powstającej w Urzędzie, tj. w sposób odzwierciedlający proces załatwiania spraw oraz jej ewidencjonowanie, przechowywanie, wyszukiwanie, udostępnianie i archiwizację lub jeśli dokumentacja dotycząca danych zawartych w systemach dziedzinowych albo tworzona w ramach tych systemów jest zarządzana i archiwizowana w Mdok.
Nawiązując do powyższego zintegrowanymi z Mdok systemami dziedzinowymi są m.in.:
- TEWID
- TAXI
- zintegrowane aplikacje oświatowe Vulcan i Witkac
- niektóre moduły systemu KSAT, np. Podatki, GOP.
Jednocześnie informuję, że katalog klas z wykazu akt stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw obowiązującego w Urzędzie Miasta Lublin prowadzonych w systemie tradycyjnym zawarty jest w załączniku nr 2 do cyt. zarządzenia nr 100/12/2020 Prezydenta Miasta Lublin, dostępnego w Biuletynie Informacji Publicznej Samorządu Miasta Lublin w zakładce: Prawo » Zarządzenia Prezydenta » 2020 » Zarządzenie nr 100/12/2020 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 31 grudnia 2020 r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Lublin.
Data | Użytkownik | Zmiany | Zapisane wersje |
---|---|---|---|
28-12-2023 12:25 | Kamila Karamon | utworzono na podstawie akt sprawy KP-PP-I.1431.508.2023 | Wersja aktualnie wyświetlana |