Treść pytania
Wnoszę o udostępnienie informacji publicznej w następującym zakresie:
- Skany wszystkich zgód Archiwum Państwowego na brakowanie dokumentacji oraz protokołów z brakowania;
- Skany wszystkich protokołów przekazywania dokumentacji archiwalnej do Archiwum Państwowego;
- Wykaz teczek aktowych, założonych w 2022 oraz 2023 r. przez następujące Wydziały:
- Wydział Organizacji Urzędu
- Wydział Spraw Administracyjnych
- Biuro Obsługi Kancelaryjnej
- Biuro Obsługi Mieszkańców
- Politykę bezpieczeństwa informacji wraz z zarządzeniem wprowadzającym;
- Skany protokołów wszelkich kontroli, jakie były przeprowadzone w Urzędzie Miasta Lublina 25 lat wstecz, licząc od 2022 r.;
- Informacji, czy pracownicy Urzędu Miasta Lublina w zakresie czynności mają zapis o obowiązku znajomości aktualnych przepisów?
Ponadto wnoszę złożenie wyjaśnień dlaczego tut. Urząd nie zamieszcza wszystkich niezbędnych informacji w BIP, w tym o kontrolach.
Data udzielenia odpowiedzi
Treść odpowiedzi
Część I
Odpowiedź na pytanie pierwsze oraz drugie
Odnosząc się do żądania ujętego w punktach 1-2 przedmiotowego wniosku wskazuję, że w ocenie organu, do którego wniosek skierowano, żądanie to zostało sformułowane nieprecyzyjnie oraz na takim poziomie ogólności, który nie pozwala na prawidłowe ustalenie zakresu tego żądania, a co za tym idzie nie stanowi informacji publicznej, która mogłaby być udostępniona w trybie i na zasadach przewidzianych w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 902 – dalej „u.d.i.p.”).
W tym miejscu należy wskazać, że wnosi Pani o przesłanie skanów wszystkich zgód Archiwum Państwowego na brakowanie dokumentacji oraz protokołów z brakowania (pkt 1), jak i skanów wszystkich protokołów przekazywania dokumentacji archiwalnej do Archiwum Państwowego (pkt 2), nie wskazując przy tym okresu, którego żądanie ma dotyczyć.
Odpowiedź na pytanie trzecie
Na wstępie pragnę poinformować, iż w Urzędzie Miasta Lublin podstawowym systemem teleinformatycznym dla wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, tworzenia, przechowywania i archiwizacji dokumentacji w ramach elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) jest elektroniczny system obsługi spraw i dokumentów Mdok, który pełni w Urzędzie rolę „systemu EZD”. Zasady i sposób załatwiana spraw w Urzędzie Miasta Lublin określa instrukcja kancelaryjna, stanowiąca załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U z 2011 Nr 14 poz. 67 – dalej „instrukcja”).
Wewnętrznym aktem normatywnym uszczegóławiającym zapisy instrukcji jest natomiast Zarządzenie nr 100/12/2020 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 31 grudnia 2020 r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Lublin, którego treść jest dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej Samorządu Miasta Lublin w zakładce: Prawo » Zarządzenia Prezydenta » 2020 » Zarządzenie
nr 100/12/2020 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 31 grudnia 2020 r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Lublin.
Zgodnie z § 1 ust. 1 wspomnianego zarządzenia w UM Lublin podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw jest system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, zwany dalej „EZD”. Oznacza to, że dokumentacja spraw prowadzona jest w postaci elektronicznej w systemie EZD – elektroniczne akta spraw. Jedynie część spraw dokumentowana jest w postaci papierowej (system tradycyjny) – dotyczy to klas jednolitego rzeczowego wykazu akt stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw (załącznik nr 2 do ww. zarządzenia).
W tym miejscu należy wskazać, że przepisy prawa nie nakładają na podmiot prowadzenia rejestru teczek aktowych (segregatorów, w których odkładane są akta spraw prowadzonych tradycyjnie) zakładanych przez pracowników poszczególnych stanowisk merytorycznych w tymże podmiocie, zatem organ nie dysponuje dokumentem w postaci wykazu teczek aktowych dla wskazanych we wniosku wydziałów, założonych w 2022 i 2023 r.
Należy również mieć na uwadze uwadze, że pod pojęciem „teczki aktowej” na mocy § 2 instrukcji kancelaryjnej rozumie się materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej.
Odpowiedź na pytanie czwarte
Odnosząc się do żądania udostępnienia informacji w zakresie polityki bezpieczeństwa informacji wraz zarządzeniem wprowadzający informuję, że Urząd Miasta Lublin dysponuje całościową Polityką Bezpieczeństwa Informacji, wprowadzoną zarządzeniem nr 1/3/2017 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 1 marca 2017 r. w sprawie Polityki Bezpieczeństwa Informacji Urzędu Miasta Lublin, zamieszczonym w Biuletynie Informacji Publicznej Samorządu Miasta Lublin w zakładce: » Prawo » Zarządzenia Prezydenta » 2017 » Zarządzenie nr 1/3/2017 Prezydenta Miasta Lublin.
Polityka Bezpieczeństwa Informacji Urzędu Miasta Lublin jest kluczowym elementem Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji mającym na celu:
- zapewnienie ochrony informacji, adekwatnej do ryzyka i przepisów prawa;
- zapewnienie ciągłości procesów przetwarzania informacji;
- reagowanie na najnowsze zagrożenia dla bezpieczeństwa informacji;
- zapewnienie poprawnego funkcjonowania systemów teleinformatycznych.
Urząd Miasta Lublin opracował, ustanowił, wdrożył po czym eksploatuje, monitoruje, przegląda, utrzymuje i doskonali system zarządzania bezpieczeństwem informacji, zapewniając tym samym poufność, dostępność i integralność informacji z uwzględnieniem takich atrybutów jak autentyczność, rozliczalność, niezaprzeczalność i niezawodność.
Przedmiotowy system zarządzania bezpieczeństwa informacji w Urzędzie Miasta Lublin został opracowany zgodnie z założeniami określonymi w art. 20 ust. 2 Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych oraz normą ISO 27001 lub ISO/IEC 27001 tj. międzynarodowej normy standaryzującej systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji.
Dodatkowo informuję, że Polityka Bezpieczeństwa jest dokumentem wewnętrznym opracowanym w związku z koniecznością wypełnienia obowiązku m. in. w zakresie udokumentowania stosowanych przez administratora środków technicznych, wykazu zabezpieczeń fizycznych i technicznych, miejsc, gdzie dane są przetwarzane oraz programów zastosowanych do przetwarzania danych osobowych, zatem nie stanowi informacji publicznej.
Odpowiedź na pytanie piąte
Odnosząc się do żądania udostępnienia „skanów protokołów wszelkich kontroli, jakie były przeprowadzone w Urzędzie Miasta Lublina 25 lat wstecz, licząc od 2022 roku” informuję, że w ocenie tut. organ żądane informacje stanowią informację publiczną przetworzoną, dla której udostępnienia konieczne jest wykazanie wystąpienia przesłanki szczególnego interesu publicznego, o której mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p.
W związku z powyższym, mając na uwadze regulację zawartą w przepisie art. 3 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p., wzywam do wykazania, w terminie 7 dni od dnia otrzymania niniejszego wezwania, w jakim zakresie udostępnienie żądanych danych jest szczególnie istotne dla interesu publicznego.
Odpowiedź na pytanie szóste
Obowiązek znajomości aktualnych przepisów prawa przez pracowników Urzędu Miasta Lublin wynika z szeregu aktów prawnych, poczynając od Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz.U. 1997 nr 78 poz. 483), kończąc na wewnętrznych regulacjach obowiązujących w tutejszym organie.
Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. 2022 poz. 530) w art. 24 precyzuje obowiązki pracownika, za jeden z podstawowych jednocześnie uznając przestrzeganie Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej i innych przepisów prawa. Nałożenie na pracowników samorządowych obowiązku przestrzegania prawa wskazuje na formułowanie w stosunku do nich szczególnych, podwyższonych oczekiwań. Pracownik samorządowy powinien znać prawo dogłębnie i przestrzegać go w sposób ścisły.
Z uwagi na powyższe, odpowiadając na żądaniu zawarte w pkt 6 przedmiotowego wniosku informuję iż nie ma obowiązku ujmowania w zakresach czynności pracowników zapisu o znajomości aktualnych przepisów. Dbałość o wykonywanie zadań publicznych i znajomość aktualnych przepisów prawa na zajmowanym stanowisku należy do podstawowych obowiązków pracownika samorządowego.
W kontekście żądania udzielenia wyjaśnień „dlaczego Urząd nie zamieszcza wszystkich niezbędnych informacji w BIP, w tym o kontrolach” informuję, iż w orzecznictwie podkreśla się, że nie stanowią informacji publicznej wszelkiego rodzaju wyjaśnienia, objaśnienia, motywacje czy tłumaczenia organu kwestii związanych z daną informacją publiczną i jako takie nie podlegają udostępnieniu w trybie u.d.i.p.(por. wyrok WSA w Gliwicach z 2 czerwca 2015 r., sygn. akt IV SAB/Gl 33/15).
Część II
Pismem z dnia 13 listopada 2023 r. wezwano Wnioskodawcę do uzupełnienia braku formalnego wniosku z dnia 16 października 2023 r.
Część III
Pismem z dnia 22 listopada 2023 r. poinformowano Wnioskodawcę o pozostawieniu wniosku z dnia 16 października 2023 r. bez rozpoznania.
Data | Użytkownik | Zmiany | Zapisane wersje |
---|---|---|---|
24-11-2023 08:43 | Kamila Karamon | aktualizacja treści publikacji | Wersja aktualnie wyświetlana |
22-11-2023 08:43 | Kamila Karamon | utworzono na podstawie akt sprawy KP-PP-I.1431.468.2023 | Zobacz |