Treść pytania
Wnoszę o udostępnienie informacji w zakresie: „Jaki system teleinformatyczny wykorzystywany jest w instytucji i jaki jest wewnętrzny sposób załatwienia sprawy? Jak dostosowuje się system teleinformatyczny do realizacji zadań publicznych oraz dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej z podmiotami publicznymi oraz ustalania Krajowych Ram Interoperacyjności systemów teleinformatycznych w sposób gwarantujący neutralność technologiczną i jawność używanych standardów i specyfikacji?”
Data udzielenia odpowiedzi
Treść odpowiedzi
Odpowiadając na powyższe informuję, że w Urzędzie Miasta Lublin podstawowym systemem teleinformatycznym dla wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, tworzenia, przechowywania i archiwizacji dokumentacji w ramach elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) jest elektroniczny system obsługi spraw i dokumentów Mdok firmy COIG S.A. (dalej System EZD). Zasady i sposób załatwiana spraw w Urzędzie Miasta Lublin określa instrukcja kancelaryjna, stanowiąca załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Wewnętrznym aktem normatywnym uszczegóławiającym zapisy instrukcji jest natomiast Zarządzenie nr 100/12/2020 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 31 grudnia 2020 r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Lublin, którego treść jest dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej Samorządu Miasta Lublin w zakładce: Prawo » Zarządzenia Prezydenta » 2020 » Zarządzenie nr 100/12/2020 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 31 grudnia 2020 r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Lublin.
Zgodnie z § 1 ust. 1 zarządzenia: „W Urzędzie Miasta Lublin, zwanym dalej „Urzędem”, podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw jest system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, zwany dalej „EZD”, będący systemem wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej.”
Oznacza to, że dokumentacja spraw prowadzona jest w postaci elektronicznej w systemie EZD – elektroniczne akta spraw. Jedynie część spraw dokumentowana jest w postaci papierowej (system tradycyjny) – dotyczy to klas jednolitego rzeczowego wykazu akt stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw (załącznik nr 2 do w/w zarządzenia).
Wykorzystywany w Urzędzie Miasta Lublin system EZD (Mdok) spełnia przed wszystkim wymagania dla systemów teleinformatycznych przeznaczonych do obsługi dokumentów elektronicznych i ich metadanych określone w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (§ 6 rozporządzenia).
Jednocześnie spełnione są także wymagania rozporządzania Rady Ministrów z dnia 12 kwietna 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych. W szczególności system zapewnia rozliczność, autentyczność, integralność, niezaprzeczalność, poufność i dostępność przetwarzanych w nim danych. Zapewniona jest możliwość wymiany danych z innymi systemami teleinformatycznymi zgodnie ze standardami określonymi w rozporządzeniu oraz możliwość przyjmowania dokumentów w formatach określonych w tym akcie wykonawczym.
Ponadto informuję, że w przypadku pojawiania się nowych wymagań prawnych dla systemów teleinformatycznych obowiązkiem producenta systemu jest wprowadzenie niezbędnych zmian. O szczegółach technicznych dostosowywania systemu do wymagań prawnych nie jesteśmy informowani przez wykonawcę.
Data | Użytkownik | Zmiany | Zapisane wersje |
---|---|---|---|
12-07-2023 10:39 | Kamila Karamon | utworzono na podstawie akt sprawy KP-PP-I.1431.81.2023 | Wersja aktualnie wyświetlana |