Treść pytania
- Czy wyznaczyli Państwo Inspektora Ochrony Danych (IOD), zgodnie z zapisami RODO i ustawy o ochronie danych osobowych?
- W jaki sposób regulują Państwo stosunek pracy z IOD (czy jest to pracownik, usługa zewnętrzna itp.)?
- Jeśli IOD jest Państwa pracownikiem, to czy wyznaczyli Państwo w sposób oficjalny (tj. wraz ze zgłoszeniem do PUODO) zastępcę IOD?
- Jeśli IOD jest Państwa pracownikiem to czy realizuje swoje zadania samodzielnie, czy przy pomocy wspomagającego zespołu/pracownika?
- W jaki sposób określają Państwo zakres obowiązków realizowanych przez IOD (Umowa, zarządzenie, polecenie służbowe, zakres czynności itd.)?
- Proszę o przekazanie, jakie czynności realizować ma Państwa IOD? (całość realizowanych zadań określonych zgodnie z pytaniem nr 5).
- Czy funkcja IOD w Państwa Organizacji jest łączona z jakimiś innymi zadaniami, jeśli tak to jakimi?
- Zgodnie z art. 33 RODO zgłoszenie naruszenia organowi nadzorczemu jest zadaniem administratora. Proszę o informację jaką rolę pełni IOD w procesie zgłaszania naruszeń do PUODO w Państwa organizacji:
- Czy to IOD prowadzi wyjaśnienia w celu określenia zakresu, przyczyn i okoliczności wystąpienia naruszenia – jeśli nie to kto?
- Czy to IOD przedstawia całość sprawy administratorowi danych – jeśli nie to kto?
- Czy to IOD odpowiedzialny jest za przygotowanie formularza dot. zgłoszenia naruszenia do PUODO – jeśli nie to kto?
- Czy oprócz IOD/zespołu/stanowiska wspierającego IOD w jego zadaniach funkcjonuje w ramach struktury organizacyjnej inny zespół/stanowisko właściwy/e ds. ochrony danych osobowych odpowiedzialny/e za realizację zadań przypisanych w RODO do administratora? Jeśli tak to jakie są zadania tego zespołu/stanowiska.
- Ilu pracowników jest zatrudnionych w Organizacji na dzień 12.08.2021 r.
Data udzielenia odpowiedzi
Treść odpowiedzi
Odpowiadając na wniosek proszę przyjąć, co następuje.
Ad 1.
Odpowiadając na pytanie zawarte w pkt 1 wskazuję aktualnie obowiązujące zarządzenie Prezydenta Miasta Lublin w sprawie wyznaczenia inspektora ochrony danych znajdujące się w Biuletynie Informacji Publicznej Samorządu Miasta Lublin w zakładce: Prawo >> Zarządzenia Prezydenta >> 2020 >> Zarządzenie nr 112/4/2020 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 16 kwietnia 2020 r. w sprawie wyznaczenia inspektora ochrony danych, bezpośredni link: Zarządzenie Prezydenta Miasta Lublin z dnia 16 kwietnia 2020 r.
Ad 2.
W kwestii uregulowania stosunku pracy z inspektorem ochrony danych wyjaśniam, że wskazaną funkcję wykonuje osoba zatrudniona w Urzędzie Miasta Lublin na podstawie umowy o pracę. W związku z powyższym Urząd Miasta Lublin nie korzysta z usług podmiotów zewnętrznych w tym zakresie.
Ad 3.
Zastępca Inspektora Ochrony Danych został wyznaczony zarządzeniem Prezydenta Miasta Lublin nr 117/4/2020 z dnia 16 kwietnia 2020 r. w sprawie wyznaczenia osoby zastępującej inspektora ochrony danych, link bezpośredni: Zarządzenie Prezydenta Miasta Lublin 16 kwietnia 2020 r.
Jednocześnie informuję, że zawiadomiono Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych o wyznaczeniu zastępcy inspektora ochrony danych.
Ad 4.
Do realizacji funkcji inspektora ochrony danych powołane zostało Biuro Bezpieczeństwa Informacji. Inspektor ochrony danych jest jednocześnie kierownikiem komórki organizacyjnej pod nazwą Biuro Bezpieczeństwa Informacji. Szczegółowe zadania Biura Bezpieczeństwa Informacji zawarte są w § 42 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Lublin z dnia 21 grudnia 2018 r. Przedmiotowy Regulamin dostępny jest w Biuletynie Informacji Publicznej Samorządu Miasta Lublin w zakładce «Urząd Miasta Lublin»Regulaminy Urzędu Miasta Lublin»Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Lublin pod bezpośrednim linkiem: Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Lublin
Ad 5.
Zadania Inspektora ochrony danych, jako kierownika komórki organizacyjnej określa § 85 Zarządzenia Prezydenta Miasta Lublin nr 51/12/2018 z dnia 31 grudnia 2018 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Departamentu Prezydenta dostępnego w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Lublin – ze zmianami (link bezpośredni: Regulamin Organizacyjny Departamentu Prezydenta)
Ad 6.
Odpowiadając na pkt 6 wniosku dotyczący sposobu określenia zakresu obowiązków realizowanych przez inspektora ochrony danych informuję, że całość realizowanych zadań przez inspektora ochrony danych jest zgodna z przepisami zawartymi w art.33 (ust 3b), 35 (ust. 2), 38, 39 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), (Dz. U. UE. L. 2016.119.1).
Ad 7.
Odnosząc się do kwestii łączenia funkcji inspektora ochrony danych z innymi zadaniami zaznaczam, że funkcja inspektora ochrony danych łączona jest z funkcją Dyrektora Biura Bezpieczeństwa Informacji.
Ad 8.
W sprawie roli pełnionej przez inspektora ochrony danych w procesie zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych właściwemu organowi nadzorczemu wyjaśniam, że inspektor ochrony danych osobowych:
- prowadzi wyjaśnienia w celu określenia zakresu, przyczyn i okoliczności wystąpienia naruszenia,
- przedstawia (przygotowuje) całość sprawy administratorowi danych,
- upoważnioną w imieniu administratora danych do zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych organowi właściwemu jest Sekretarz Miasta Lublin zgodnie z zarządzenie nr 22/2/2020 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 10 lutego 2020 r. w sprawie upoważnienia Pana Andrzeja Wojewódzkiego – Sekretarza Miasta Lublin do zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych organowi właściwemu (link bezpośredni: Zarządzenie Prezydenta Miasta Lublin z dnia 10 lutego 2020 r.)
Ad 9.
W ramach struktury organizacyjnej Urzędu Miasta Lublin nie występuje inny zespół/stanowisko ds. ochrony danych osobowych odpowiedzialny za realizację zadań przypisanych w RODO do administratora. Każda z komórek organizacyjnych samodzielnie realizuje zadania administratora ochrony danych określone w RODO, w ustawie o ochronie danych osobowych oraz w ustawach szczególnych zgodnie z zarządzeniem dotyczącym polityki bezpieczeństwa informacji, link bezpośredni: Polityka Bezpieczeństwa Informacji Urzędu Miasta Lublin.
Ad 10.
Na dzień 12 sierpnia 2021 r. w Urzędzie Miasta Lublin zatrudnionych jest 1 567 osób.
Data | Użytkownik | Zmiany | Zapisane wersje |
---|---|---|---|
07-09-2021 10:24 | Katarzyna Baranowska-Mysiak | Utworzono na podstawie akt sprawy nr KP-PP-I.1431.372.2021 | Wersja aktualnie wyświetlana |