Treść pytania
Część I.
Wnoszę o udostępnienie informacji publicznej w następującym zakresie:
- czy Biuro Nadzoru Właścicielskiego (dalej: BNW) prowadzi bank danych spółek prawa handlowego oraz fundacji z udziałem Miasta Lublin? Jeśli tak to w jakiej formie, jakie dane gromadzone są w banku danych?
- jakie analizy, informacje i raporty dotyczących spółek prawa handlowego oraz fundacji z udziałem Miasta Lublin, realizowało BNW?
- czy BNW sporządziło informacje o stanie mienia komunalnego i Skarbu Państwa, będącego we władaniu spółek prawa handlowego oraz fundacji z udziałem Miasta Lublin?
- czy, a jeśli tak to w jakiej formie BNW rejestruje dokumentację i uchwał organów spółek i fundacji?
Jeśli nie wskazano inaczej, zapytanie dotyczy informacji z br.
Część II.
W terminie 7 dni wzywam do uzupełnienia odpowiedzi poprzez określenie jakie dane są gromadzone przez Biuro Nadzoru Właścicielskiego oraz jakie analizy, informacje i raporty dotyczących spółek prawa handlowego oraz fundacji z udziałem Miasta Lublin, realizowało Biuro Nadzoru Właścicielskiego.
Odpowiedź na pytanie "jakie dane gromadzone są w banku danych" - "informacje i dokumenty" jest w tym zakresie nieprecyzyjna. Proszę o uściślenie odpowiedzi poprzez wskazanie jakie dokładnie informacje i dokumenty, które znajdują swoje uzasadnienie w powszechnie obowiązujących przepisach prawa oraz właściwych regulaminach i aktach wewnętrznych posiada Biuro. Dla ułatwienia proszę o informację za 2016 i 2017 rok.
Odpowiedź na pytanie "jakie analizy, informacje i raporty dotyczących spółek prawa handlowego oraz fundacji z udziałem Miasta Lublin, realizowało Biuro" - "Urząd Miasta Lublin nie posiada jednolitego skatalogowanego spisu analiz, informacji i raportów dotyczących spółek prawa handlowego oraz fundacji z udziałem Gminy Lublin realizowanych przez Biuro Nadzoru Właścicielskiego" nie stanowi odpowiedzi na zadane pytanie. Proszę o udzielenie odpowiedzi na zadane pytanie. Dla ułatwienia proszę o informację za 2016 i 2017 rok.
Część III.
W odpowiedzi na wezwanie w pierwszej kolejności proszę o wskazanie jakiego dokumentu oczekuje organ na potwierdzenie umocowania mnie do działania w imieniu Fundacji ... Moim zdaniem wystarczający jest wskazywany już poprzednio odpis z KRS, jednak jak wynika z poprzedniej korespondencji, nie jest to zdaniem organu wystarczające potwierdzenie dla mojego umocowania do działania w imieniu fundacji. Proszę o wskazanie jakiego dokładnie dokumentu wymaga organ oraz z jakiego przepisu prawa wywodzi konieczność jego przedłożenia (co wynika wprost z art. 7 Konstytucji RP). Podpisem elektronicznym w formie profilu zaufanego uzupełniam brak podpisu. W zakresie szczególnie istotnego interesu publicznego proszę przyjąć co następuje: wnioskowane przez mnie w imieniu Fundacji ... informacje publiczne budzą szczególne zainteresowanie wśród mieszkańców miasta i lokalnych mediów, ponieważ dotyczą gospodarowania mieniem komunalnym, sytuacji w miejskich spółkach (tj. będących własnością mieszkańców gminy) oraz ewentualnych przepływów finansowych między tymi spółkami. Informacjami tymi zainteresowany jest, więc krąg podmiotów a dotyczą sytuacji życiowej wielu z nich (przykładowo przekazywanie rocznie 7 mln zł na spółki przynoszące straty oznacza, że pieniądze te nie będą wydatkowane w inny sposób a pochodzić mogą z podwyższenia podatku gruntowego, którego wymiar ustal rada gminy). Bezsprzecznie stanowi to wyraz szczególnie istotnego interesu publicznego. Wydaje się jednak, że znacznie istotniejsze w tym przypadku będzie znaczenie tych informacji dla samego urzędu. Z udzielonej przez organ odpowiedzi wynika, że nie wie on jakie informacje o spółkach posiada. Utrudnia to, lub wręcz uniemożliwia sprawowanie nadzoru właścicielskiego. Stworzenie takiej informacji umożliwi więc organowi uporządkowanie informacji posiadanych nt. spółek i sprawowanie prawidłowego nadzoru właścicielskiego. Z punktu widzenia mieszkańców prawidłowy nadzór nad spółkami komunalnymi jest bardzo ważny. Wszystko to wskazuje na istnienie szczególnie istotnego interesu publicznego. Co więcej organ powinien posiadać wszystkie wnioskowane informacje w wykazie spraw o odpowiednich symbolach JRWA utworzenie zestawienia takich spraw jest więc bardzo proste.
Treść odpowiedzi
Część I.
Odpowiadając na powyższe pytania proszę przyjąć, co następuje.
Ad 1) Urząd Miasta Lublin posiada informacje i dokumenty w zakresie spółek, których jest wspólnikiem bądź akcjonariuszem w związku z wykonywaniem funkcji właścicielskiej, które znajdują swoje uzasadnienie w powszechnie obowiązujących przepisach prawa oraz właściwych regulaminach i aktach wewnętrznych. Dokumenty występują zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej – w zależności od rodzaju materiałów, bądź formy, w której wpłynęły do Urzędu. Pojęcie banku danych spółek nie stanowi wyodrębnionego systemu informatycznego bądź tradycyjnego będącego w pełni zmaterializowanym i skatalogowanym systemem, lecz jest traktowany jako ogół informacji i dokumentów znajdujących się w posiadaniu Urzędu Miasta Lublin w zakresie zagadnienia spółek prawa handlowego z zaangażowaniem Gminy Lublin. Spis spółek z zaangażowaniem kapitałowym Gminy Lublin wraz z podstawowymi informacjami o spółkach i danych kontaktowych znajduje się na stronie: http://bip.lublin.eu w zakładce: <<Jednostki organizacyjne Miasta Lublin>>Spółki.
Ad 2) Urząd Miasta Lublin nie posiada jednolitego skatalogowanego spisu analiz, informacji i raportów dotyczących spółek prawa handlowego oraz fundacji z udziałem Gminy Lublin realizowanych przez Biuro Nadzoru Właścicielskiego. Biuro realizuje sprawy wynikające z zakresu czynności ustanowionego zarządzeniem Prezydenta Miasta Lublin nr 100/2011 z dnia 24 lutego 2011 r. (z późn. zm.) w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Lublin. Ponadto, zadania wykonywane przez Biuro Nadzoru Właścicielskiego wynikają z tzw. zasad nadzoru właścicielskiego oraz aktów prawa powszechnie obowiązującego takich jak kodeks spółek handlowych, ustawa o gospodarce komunalnej, ustawa o samorządzie gminnym itd.
Ad 3) Urząd Miasta Lublin sporządził informację o stanie mienia Gminy Lublin na dzień 31 grudnia 2016 r. na podstawie ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870 z późn. zm.). Wskazana informacja jest dostępna na stronie http://bip.lublin.eu w zakładce: <<Finanse i majątek>>Majątek Gminy>>Informacja o stanie mienia gminy Lublin na dzień 31 grudnia 2016 roku.
Ad 4) Podstawowym aktem prawnym w oparciu, o który prowadzona jest dokumentacja i obieg korespondencji w Urzędzie jest rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. nr 14 poz. 67). Wewnętrzną regulację w zakresie wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowania z dokumentacją w Urzędzie jest zarządzenie nr 67/12/2013 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 31 grudnia 2013 r. z późn. zm. w sprawie wskazania podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Lublin oraz określenia wyjątków od systemu podstawowego. Powyższe zarządzenie, jak również inne regulacje prawne Prezydenta Miasta Lublin są dostępne na stronie http://bip.lublin.eu w zakładce: <<Prawo>>Zarządzenia Prezydenta.
Dokumenty dotyczące spółek prowadzone są w ramach Urzędu zgodnie z powyższymi regulacjami przez Biuro Nadzoru Właścicielskiego w formie odrębnej grupy spraw dla każdej ze spółek. Nie wyodrębnia się uchwał organów z grupy spraw danej spółki.
Część II.
Na wstępie zaznaczyć należy, że przedmiotowy wniosek, ze względu na swój przedmiot i zakres czasowy, został zakwalifikowany przez organ, jak odrębny-nowy wniosek o udostępnienie informacji publicznej, wobec którego udostępnienie informacji następuje w sposób o którym mowa w art. 10-11, 13-14 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2017 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2016 r., poz. 1764), nie zaś jako „uzupełnienie odpowiedzi w terminie 7 dni”.
Ponadto organ zaznacza, że pismo zawierające odpowiedź na wniosek zostało sporządzone prawidłowo, zaspokaja wnioskodawcę w zakresie jego żądania, a organ wywiązał się z obowiązku nałożonego przez ustawodawcę.
Ad 1. Poprzedni wniosek dotyczył wprawdzie banku danych spółek prawa handlowego oraz fundacji z udziałem miasta Lublin, ale dotyczył on tylko formy prowadzenia banku danych oraz jakie dane są w nim gromadzone w bieżącym roku (tj. w 2017 r.). Obecny zaś wniosek dotyczy „wskazania dokładnie informacji i dokumentów (...)” - co należy rozumieć, jako żądanie wykazu wszystkich informacji i dokumentów, które znajdują swoje uzasadnienie w powszechnie obowiązujących przepisach prawa oraz właściwych regulaminach i aktach wewnętrznych posiadanych przez Biuro Nadzoru Właścicielskiego.
Informuję, że zadania wykonywane przez Biuro Nadzoru Właścicielskiego, jako jednostkę odpowiedzialną za sprawowanie kompetencji właścicielskich względem spółek prawa handlowego z zaangażowaniem miasta Lublin wskazane są w zarządzeniu Prezydenta Miasta Lublin nr 100/2011 z dnia 24 lutego 2011 r. (z późn. zm.) w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Lublin i są spójne z aktami prawa powszechnie obowiązującymi takimi jak kodeks spółek handlowych, ustawa o gospodarce komunalnej, ustawa o samorządzie gminnym itd., określającymi zadania i czynności związane z wykonywaniem funkcji właścicielskich w spółkach prawa handlowego, w tym spółkach z udziałem samorządu terytorialnego.
Doprecyzowaniem powyższych zadań wynikających z tzw. corporate governance w zakresie spółek miasta Lublin i spółek z udziałem miasta Lublin są zasady nadzoru właścicielskiego powszechnie dostępne na stronie BIP Urzędu Miasta Lublin (zarządzenie nr 47/2/2012 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 20 lutego 2012 r. z późn. zm. oraz zarządzenie nr 34/2/2012 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 16 lutego 2012 r. z późn. zm.).
Posiadane przez Biuro Nadzoru Właścicielskiego informacje i dokumenty występują zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej, w zależności od formy, w której wpłynęły do Urzędu bądź zostały wytworzone oraz dotyczą zarówno spraw typowych np. coroczne zwyczajne zgromadzenia wspólników, ale także występujących jednorazowo spraw bieżących np. wyrażenie zgody na przystąpienie do projektu współfinansowanego ze środków europejskich.
Ad 2 Poprzedni wniosek dotyczył pytania: jakie analizy, informacje i raporty dotyczące spółek prawa handlowego oraz fundacji z udziałem miasta Lublin realizowało Biuro (w 2017 r.)? Obecny wniosek rozszerzony został o rok 2016 r.
Niniejszym organ wyjaśnia, że nie jest prowadzony (1.) kompleksowy i wyodrębniony wykaz informacji i dokumentów, które znajdują swoje uzasadnienie w powszechnie obowiązujących przepisach prawa oraz właściwych regulaminach i aktach wewnętrznych posiadanych przez Biuro Nadzoru Właścicielskiego, ani (2.) wykaz posiadanych analiz, informacji czy raportów, a stworzenie takiego spisu wymagałoby znacznych nakładów pracy, polegających na zbadaniu wszystkich spraw prowadzonych przez Biuro w 2016 i 2017 roku, a następie sporządzeniu odrębnie dwóch wykazów: informacji i dokumentów znajdujących się w bazie danych oraz analiz, czy raportów.
W ocenie organu, do którego skierowano powyższy wniosek, przedmiotowe dane stanowią informację publiczną przetworzoną. Organ bowiem na dzień złożenia wniosku nie posiada gotowych wykazów (1.) informacji i dokumentów, które znajdują swoje uzasadnienie w powszechnie obowiązujących przepisach prawa oraz właściwych regulaminach i aktach wewnętrznych posiadanych przez Biuro Nadzoru Właścicielskiego, ani (2.) wykazu posiadanych analiz, informacji czy raportów wymienionych spraw z uwzględnieniem kryteriów wskazanych we wniosku. Zgodnie zaś z przepisem art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej informacja publiczna przetworzona może może być udostępniona tylko w takim zakresie, w jakim jest to szczególnie istotne dla interesu publicznego.
Wprawdzie od osoby wykonującej prawo do informacji publicznej nie wolno żądać wykazania interesu prawnego lub faktycznego, jednakże żądanie udzielenia informacji musi podlegać wstępnej ocenie pod kątem tego, czy mamy do czynienia z informacją o sprawach publicznych ważnych i interesujących dla ogółu a w przypadku informacji publicznej przetworzonej czy występuje po stronie konkretnego wnioskującego przesłanka szczególnej istotności dla interesu publicznego (por. I. Kamińska, M. Rozbicka-Ostrowska, Ustawao dostępie do informacji publicznej. Komentarz, Warszawa 2016, s. 68).
Wymienione informacje proszę przekazać w postaci uzupełnienia do wniosku o udostępnienie żądanych informacji, podpisanego własnoręcznym podpisem lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Stosownie bowiem do cytowanego przepisu art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej uzyskanie informacji publicznej przetworzonej wymaga oceny pod kątem wystąpienia po stronie wnioskodawcy przesłanki szczególnie istotnego interesu publicznego. Prawo do uzyskania informacji publicznej przetworzonej ma bowiem jedynie taki wnioskodawca, który jest w stanie wykazać w chwili składania wniosku swoje indywidualne, realne i konkretne możliwości wykorzystania dla dobra ogółu informacji publicznej, której przygotowania się domaga.
Aby zatem móc dokonać oceny czy dany wnioskodawca posiada szczególnie istotny interes publiczny konieczna jest jego identyfikacja oraz stwierdzenie, że jest on autentyczny (faktycznie istnieje). Zgodnie z poglądem wyrażonym w orzecznictwie sądowym – w przypadku gdy okazuje się, że żądana informacja ma charakter informacji publicznej przetworzonej – wymagane jest zindywidualizowanie wnioskodawcy, a więc jego pisemny podpis na piśmie (ewentualnie bezpieczny podpis elektroniczny).
Wniosek przesłany droga mailową nie jest opatrzony podpisem oraz nie zawiera adresu wnoszącego podanie a tym samym nie odpowiada warunkom, jakie przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego statuują w odniesieniu do podań (przepis art. 63 § 1 – 3a ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2017 r. poz. 1257 - dalej k.p.a.). Brak ten winien być usuwany w postępowaniu naprawczym, regulowanym w art. 64 § 2 k.p.a. zgodnie z którym, jeżeli podanie nie czyni zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w terminie siedmiu dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania.
Przedmiotowy wniosek nie zawiera także żadnego dokumentu wykazującego umocowanie do działania w imieniu Fundacji ... Zgodnie z art. 30 § 3 k.p.a. strony nie będące osobami fizycznymi działają przez swych ustawowych lub statutowych przedstawicieli. Zgodnie z art. 10 ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach (Dz. U. z 2016 r. poz. 40) obowiązkiem organu jest zbadanie, czy osoba składająca wniosek w imieniu Fundacji jest uprawniona do jej reprezentowania. Organ podziela pogląd wyrażony w doktrynie, że podmiot zobowiązany, do którego wpływa wniosek o udostępnienie informacji publicznej, ma pełne prawo badać, czy osoba podająca się za reprezentanta osoby prawnej posiada do tego prawo w świetle przepisów prawa powszechnie obowiązującego lub też przepisów o charakterze statutowym. W tej sytuacji podmiot zobowiązany powinien więc podjąć czynności zmierzające do ustalenia, czy osoba podająca się za reprezentanta osoby prawnej, w której imieniu występuje z wnioskiem, ma prawo do takiej reprezentacji (zob. D. Sitniewski, Czy podmiot zobowiązany może badać uprawnienia do reprezentacji po stronie wnioskodawcy, jeżeli wnioskodawcą jest osoba prawna?, w: Dostęp do informacji publicznej. Pytania i odpowiedzi, Warszawa 2014, SIP Lex; I. Kamińska, M. Rozbicka-Ostrowska, Ustawa o dostępie..., s. 167-168).
Biorąc powyższe pod uwagę należy stwierdzić, że przedmiotowy wniosek nie odpowiada warunkom, jakie przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego statuują w odniesieniu do podań (przepis art. 63 § 1 – 3a). Brak ten również winien być usuwany w postępowaniu naprawczym, regulowanym w art. 64 § 2 k.p.a.
W związku z powyższym działając na podstawie art. 64 § 2 w związku z art. 63 § 1 k.p.a. wzywam do usunięcia braków formalnych przedmiotowego wniosku:
- poprzez złożenie wniosku (podania), uzupełnionego o wykazanie szczególnie istotnego interesu publicznego w uzyskaniu żądanych informacji;
- wniosek, o którym mowa w pkt 1 powinien być opatrzony własnoręcznym podpisem wnioskodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz powinien zawierać adres wnoszącego podanie;
- poprzez wykazanie dokumentem umocowania Pana do działania w imieniu Fundacji Wolności -
w terminie siedmiu dni od daty otrzymania niniejszego pisma.
Jednocześnie informuję, iż nieusunięcie braków, o których mowa w pkt 2 i 3 w powyższym terminie spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpoznania (art. 64 § 2 k.p.a.).
Część III.
Zawiadomienie
Działając na podstawie art. 64 § 2 w związku z art. 63 § 1-3a ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2017 r., poz. 1257), a także art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1764z późn. zm.) zawiadamiam, że w związku z nieusunięciem braków formalnych wniosku poprzez podpisanie własnoręcznym podpisem wnioskodawcy lub bezpiecznym podpisem elektronicznym oraz wykazanie dokumentem umocowania do działania w imieniu fundacji, pomimo prawidłowego wezwania i upływu wyznaczonego terminu, wniosek w zakresie:
„1. Jakie dokładnie informacje i dokumenty, które znajdują swoje uzasadnienie w powszechnie obowiązujących przepisach prawa oraz właściwych regulaminach i aktach wewnętrznych posiada Biuro Nadzoru Właścicielskiego. Proszę o informację za 2016 i 2017 rok.
2. Jakie analizy, informacje i raporty dotyczących spółek prawa handlowego oraz fundacji z udziałem miasta Lublin realizowało Biuro Nadzoru Właścicielskiego. Proszę o informację za 2016 i 2017 rok.”
został pozostawiony bez rozpoznania.
Pismo, stanowiące odpowiedź na wezwanie organu do uzupełnienia powyższych braków formalnych zostało przekazane drogą elektroniczną do Urzędu Miasta Lublin po upływie siedmiodniowego terminu wyznaczonego wezwaniu co oznacza, że wniosek stał się bezskuteczny.
Odnosząc się natomiast do żądania wskazania, jakiego dokumentu oczekuje organ na potwierdzenie umocowania do działania w imieniu Fundacji ... oraz na podstawie jakiego przepisu prawa organ wywodzi konieczność jego przedłożenia wyjaśniam, że informacje te zostały zawarte w wezwaniu.
Data | Użytkownik | Zmiany | Zapisane wersje |
---|---|---|---|
05-01-2021 09:04 | Kamila Karamon | poprawa linku we wniosku | Wersja aktualnie wyświetlana |
05-01-2021 09:02 | Kamila Karamon | aktualizacja sposobu wyświetlania linków we wniosku | Zobacz |
21-05-2018 09:24 | Edyta Szpura | zmieniono pole numer wniosku | Zobacz |
29-03-2018 10:17 | Edyta Szpura | Utworzenie dokumentu na podstawie sprawy nr KP-PP-I.1431.451.2017 | Zobacz |