Treść pytania
Wnoszę o udzielenie informacji publicznej w zakresie:
- ilość wniosków/ pism napływających do UM Lublin w 2016 r. oraz przekazywanych do Wydziałów z uwzględnieniem wpływów do kancelarii ogólnej, BOM, EPUAP
- ilość korespondencji wychodzącej z UM Lublin w 2016r.
- rodzaj dokumentacji napływającej do UM Lublin (m.in format dokumentu, typ dokumentu)
- rodzaj dokumentacji wytwarzanej w UM Lublin
Treść odpowiedzi
Część I.
Przedmiotowe pismo, oprócz adresu poczty elektronicznej, z którego zostało skierowane nie zawiera wskazania osoby wnioskodawcy.
Zgodnie z poglądem prezentowanym w doktrynie i orzecznictwie w postępowaniu o udostępnienie informacji publicznej, jak w każdym innym postępowaniu, koniczne jest ustalenie podmiotu, wobec którego mają być podjęte czynności związane z realizacją wniosku (por. I. Kamińska, M. Rozbicka-Ostrowska, Ustawa o dostępie do informacji publicznej. Komentarz, Warszawa 2016, s. 67).
W wyroku z dnia 12 kwietnia 2012 r. (sygn. akt , II SAB/Ol 33/12) Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie stwierdził, że to, że prawo do informacji publicznej przysługuje „każdemu” nie oznacza, że wnioskodawca może być anonimowy. Pod pojęciem „każdego” należy rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę nieposiadającą osobowości prawnej. Wskazanie zatem przez wnioskodawcę danych pozwalających na jego identyfikację jest minimalnym wymaganiem.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie w wyroku z dnia 13 grudnia 2016 r. (sygn. akt II SAB/Ol 89/16) stwierdził, że brak wskazania danych osoby ubiegającej się o udzielenie informacji publicznej jest istotnym brakiem wniosku, ale takim, który może być uzupełniony przez wnioskodawcę.
Postępowanie o udzielenie informacji publicznej stanowi procedurę szczególną i przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2017 r. poz. 1257) – dalej „k.p.a.” - stosuje się w niej jedynie w ograniczonym zakresie. Sama ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1764) – dalej u.d.i.p.” - nie zawiera regulacji wprost odnoszących się do trybu uzupełniania braków formalnych wniosku. Nie oznacza to jednak, że w razie pojawienia się istotnych braków formalnych we wniosku, uniemożliwiających jego rozpatrzenie, organ zwolniony jest z konieczności podejmowania jakichkolwiek działań i nie posiada żadnych instrumentów prawnych pozwalających na sanowanie wadliwej czynności strony. Mając na uwadze przepisy art. 13 ust. 2, art. 14 ust. 2 oraz 16 ust. 2 u.d.i.p., której z jednej strony nakładają na podmiot zobowiązany obowiązek informowania strony o braku możliwości udzielenia informacji w określonym ustawowo terminie, w określonej przez wnioskodawcę formie, a z drugiej strony art. 16 u.d.i.p. nakazujący stosować przepisy k.p.a. w określonym w tym przepisie zakresie, nie sposób uznać, że organ nie ma obowiązku wezwania strony do podania niezbędnych danych. Dopiero bezskuteczność takiego wezwania może stanowić podstawę do braku rozpoznania wniosku (por cyt. wyrok WSA w Olsztynie z dnia 13 grudnia 2016 r. sygn. akt II SAB/Ol 89/16).
Organ zobowiązany do udzielenia informacji publicznej ma zatem pełne prawo domagać się danych, które pozwolą na należyte określenie podmiotu, wobec którego mają być podjęte czynności związane z realizacją wniosku. Brak informacji co do autora wniosku uniemożliwia organowi zweryfikowanie, czy pochodzi od osoby fizycznej, czy od przedstawiciela bliżej nie określonego podmiotu publicznego, czy też wiadomość elektroniczna została wygenerowana automatycznie przez system teleinformatyczny, tzw. spam (por. wyrok WSA w Gliwicach z dnia 17 listopada 2015 r. sygn. akt IV SAB/Gl 108/15). Ponadto pisma składane w sprawach indywidualnych przez podmioty, których interesów te sprawy dotyczą, nie mają waloru informacji publicznej. Brak zatem wskazania osoby wnioskodawcy uniemożliwia stwierdzenie, czy przepisy u.d.i.p. będą miały w ogóle zastosowanie.
Uprawnienia organu w podanym zakresie nie niweczy fakt, że udzielenie informacji publicznej nie jest uzależnione od wykazania przez wnioskodawcę interesu prawnego lub faktycznego. Pojęcie interesu jest kategorią prawa materialnego, podczas gdy oznaczenie wnioskodawcy pozostaje w sferze prawa procesowego.
Biorąc powyższe pod uwagę, w związku z przepisem art. 2 ust. 1 u.d.i.p., wzywam do uzupełnienia braku formalnego wniosku poprzez wskazanie osoby (imię i nazwisko w przypadku osoby fizycznej, nazwa w przypadku osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej) – w terminie siedmiu 7 dni od daty otrzymania niniejszego wezwania. Nieusunięcie wyżej wymienionego braku wniosku w powyższym terminie uniemożliwi organowi prawidłową weryfikację wniosku oraz spowoduje pozostawienie go bez rozpoznania. Dopiero bowiem wstępne ustalenia co do strony podmiotowej wnioskodawcy (wykazania przesłanki pochodzenia wniosku od osoby fizycznej, osoby prawnej bądź jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej) a następnie ewentualnie strony przedmiotowej (charakteru żądanej informacji) oraz charakteru podmiotu, do którego skierowano żądanie, mogą pozwolić na obranie właściwego sposobu i trybu jej udzielenia.
Część II.
Odpowiadając na wniosek o udostępnienie informacji publicznej, proszę przyjąć, co następuje.
Szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowanie z wszelką dokumentacją w Urzędzie Miasta Lublin – niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych; począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz Urzędu do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym – reguluje Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67 i Dz. U. Nr 27 poz. 140), zwane w dalszej części „Rozporządzeniem”1. Uszczegółowienie przepisów Rozporządzenia zawiera obwieszczenie Prezydenta Miasta Lublin w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu zarządzenia Prezydenta Miasta Lublin nr 67/12/2013 z dnia 31 grudnia 2013 r. w sprawie wskazania podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Lublin oraz określenia wyjątków od systemu podstawowego2.
Z prowadzonych w Urzędzie Miasta Lublin rejestrów wpływów wynika, że w roku 2016 do Urzędu wpłynęło 525 249 przesyłek3. Poza prowadzonymi rejestrami około 60 000 wniosków rocznie jest obsługiwana bezpośrednio przez Wydział Komunikacji – w ramach rządowego systemu CEPiK4 . Tabele poniżej zawierają dane z prowadzonych rejestrów dotyczące: liczby przesyłek, które wpłynęły do Urzędu w roku 2016; w jakich systemach teleinformatycznych zostały zarejestrowane; postaci przesyłek wpływających (tradycyjnie, elektronicznie – w tym przesłanych na ESP Urzędu za pośrednictwem platformy ePUAP, na e-mail), liczby przesyłek zarejestrowanych przez poszczególne kancelarie (Biuro Obsługi Kancelaryjnej, kancelarię ogólną Urzędu, kancelarię ePUAP, kancelarie filii Biura Obsługi Mieszkańców, kancelarie innych komórek organizacyjnych Urzędu).
-
Przesyłki wpływające do Urzędu Miasta Lublin w roku 2016: postać, prowadzone rejestry.
Liczba wpływów ogółem z rejestrów:
tradycyjne (operator pocztowy, klient) i elektroniczne (ESP, e-mail, systemy dedykowane)
525 249
wpływy tradycyjne
(postać papierowa: operator pocztowy, klient)
357 015
rejestrowane w ESZD5
(postać papierowa → liczba pomniejszona o wpływy z ESP i e-mail)
347 286
rejestrowane w EWD6
9 729
wpływy elektroniczne
168 234
rejestrowane w ESZD:
25 628
1) ESP na ePUAP7
4 991
2) e-mail8
20 637
rejestrowane w OGNIVO9
142 606
-
Przesyłki wpływające do Urzędu Miasta Lublin w roku 2016: liczba wg kancelarii:
Liczba wpływów ogółem z rejestrów: | 525 249 | |
---|---|---|
rejestrowane w EWD | 9 729 | |
rejestrowane w OGNIVO | 142 606 | |
rejestrowane w ESZD – w tym: | 347 286 | |
Biuro Obsługi Kancelaryjnej (OK) tradycyjne (operator pocztowy, klient) i elektroniczne (ESP, e-mail) | 116 162 | |
1) Kancelaria ogólna tradycyjne (operator pocztowy, klient) | 110 946 |
|
2) Kancelaria ePUAP elektroniczne (ESP) | 4 991 |
|
3) Sekretariat OK tradycyjne (operator pocztowy, klient), elektroniczne (e-mail) | 225 |
|
Biuro Obsługi Mieszkańców (BOM) tradycyjne (klient), elektroniczne (e-mail) | 110 804 | |
1) BOM Ratusz | 19 954 |
|
2) BOM Wieniawska | 31 087 |
|
3) BOM Filaretów | 12 813 |
|
4) BOM Szaserów | 9 342 |
|
5) BOM Kleeberga | 11 089 |
|
4) BOM Jagiełły | 3 745 |
|
4) BOM Pocztowa | 11 277 |
|
4) BOM Żywnego | 11 497 |
|
Sekretariaty innych komórek organizacyjnych Urzędu tradycyjne (klient), elektroniczne (e-mail) | 145 948 | |
w szczególności: |
|
|
Wydział Spraw Administracyjnych (SA Kancelaria) | 24 512 |
|
Wydział Oświaty i Wychowania (OW Kancelaria) | 21 242 |
|
Wydział Geodezji (GD Kancelaria) | 14 737 |
|
Wydział Komunikacji (KM Kancelaria) | 9 005 |
|
Wydział Podatków (PE Kancelaria) | 8 590 |
|
Wydział Ochrony Środowiska (OŚ Kancelaria) | 7 049 |
|
Wydział Architektury i Budownictwa (AB Kancelaria) | 7 032 |
|
Urząd Stanu Cywilnego (USC Kancelaria) | 6 460 |
|
Wydział Zdrowia i Spraw Społecznych (ZSS Kancelaria) | 4 999 |
|
Wydział Spraw Mieszkaniowych (WSM Kancelaria) | 4 789 |
|
Wydział Sportu i Turystyki (ST Kancelaria) | 3 609 |
|
Wydział Organizacji Urzędu (OR Kancelaria) | 3 540 |
|
Wydział Kultury (KL Kancelaria) | 3 372 |
|
Kancelaria Prezydenta (KP Kancelaria) | 2 816 |
|
Wydział Bezpieczeństwa Mieszkańców10 (BM Kancelaria) | 2 458 |
|
Wydział Inwestycji i Remontów (IR Kancelaria) | 2 338 |
|
Wydział Planowania (PL Kancelaria) | 2 144 |
|
Biuro Miejskiego Architekta Zieleni (MAZ Kancelaria) | 2 103 |
|
Wydział Gospodarki Komunalnej (GK Kancelaria) | 1 803 |
|
Wydział Gospodarowania Mieniem (GM Kancelaria) | 1 717 |
|
Biuro Zamówień Publicznych (ZP Kancelaria) | 1 549 |
|
Wydział Budżetu i Księgowości (BK Kancelaria) | 1 403 |
|
pozostałe komórki organizacyjne Urzędu | 8 906 |
|
Wszystkie wpływy (przesyłki wpływające do Urzędu) są przekazywane do komórek merytorycznych11, w których poszczególni pracownicy realizują merytorycznie wnioski, wykonując w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne. Poniżej tabela z zestawieniem liczby wpływów przekazanych w roku 2016 do realizacji przez poszczególne komórki organizacyjne Urzędu.
-
Liczba wpływów przekazywanych do realizacji do komórek merytorycznych Urzędu:
Liczba wpływów ogółem z rejestrów: | 525 249 | |
---|---|---|
rejestrowane w EWD załatwiane merytorycznie przez Wydział Spraw Administracyjnych (SA) | 9 729 | |
rejestrowane w OGNIVO załatwiane merytorycznie przez Wydział Egzekucji (EG) | 142 606 | |
rejestrowane w ESZD przekazane w ramach ESZD do realizacji do: | 372 914 | |
Wydziału Oświaty i Wychowania (OW) | 80 280 |
|
Wydziału Geodezji (GD) | 45 118 |
|
Wydziału Spraw Administracyjnych (SA) | 34 806 |
|
Wydziału Egzekucji (EG) | 31 306 |
|
Wydziału Podatków (PE) | 24 595 |
|
Wydziału Komunikacji (KM) | 21 120 |
|
Wydziału Spraw Mieszkaniowych (WSM) | 20 760 |
|
Wydziału Ochrony Środowiska (OŚ) | 11 663 |
|
Kancelarii Prezydenta (KP) | 10 337 |
|
Wydziału Architektury i Budownictwa (AB) | 10 257 |
|
Wydziału Gospodarowania Mieniem (GM) | 9 108 |
|
Urzędu Stanu Cywilnego (USC) | 6 752 |
|
Wydziału Zdrowia i Spraw Społecznych (ZSS) | 6 254 |
|
Wydziału Organizacji Urzędu | 5 174 |
|
Biura Obsługi Prawnej | 4 762 |
|
Biura Obsługi Mieszkańców12 | 4 329 |
|
Wydziału Sportu i Turystyki (ST) | 3 811 |
|
Wydziału Budżetu i Księgowości (BK) | 3 694 |
|
Wydziału Kultury (KL) | 3 579 |
|
Biura - Lubelskie Centrum Aktywności Obywatelskiej (CA) | 3 430 |
|
Wydziału Planowania (PL) | 3 349 |
|
Biura Miejskiego Architekta Zieleni (MAZ) | 3 073 |
|
Wydziału Inwestycji i Remontów (IR) | 2 987 |
|
Wydziału Bezpieczeństwa Mieszkańców i Zarządzania Kryzysowego (BM) | 2 888 |
|
Biura Obsługi Kancelaryjnej (OK) | 2 597 |
|
Wydziału Gospodarki Komunalnej (GK) | 2 557 |
|
Biura Kadr (KD) | 2 504 |
|
Biura Miejskiego Rzecznika Konsumentów (MRK) | 1 884 |
|
Biura Zamówień Publicznych (ZP) | 1 852 |
|
Biura Miejskiego Konserwatora Zabytków (MKZ) | 1 394 |
|
Biura Rady Miasta (BRM) | 1 262 |
|
Wydziału Inwestycji i Remontów (SOI) | 1 100 |
|
pozostałe komórki organizacyjne Urzędu | 4 332 |
|
Z prowadzonych w Urzędzie Miasta Lublin rejestrów korespondencji wychodzącej wynika, że w roku 2016 z Urzędu wysłano 630 898 przesyłek. Tabele poniżej zawierają uszczegółowione dane dotyczące liczby przesyłek wychodzących z uwzględnieniem ich postaci (tradycyjnej/elektronicznej) oraz sposobu doręczenia (tradycyjnie: operator pocztowy/goniec; środki komunikacji elektronicznej: ESP, e-mail):
-
Przesyłki wychodzące z Urzędu Miasta Lublin w roku 2016: postać, sposób doręczenia.
Liczba przesyłek wychodzących ogółem: tradycyjne (operator pocztowy, goniec) i elektroniczne (ESP, e-mail, systemy dedykowane) | 630 898 | |
---|---|---|
wysyłka postać tradycyjna (postać papierowa: operator pocztowy, goniec) | 481 946 | |
operator pocztowy | 439 267 |
|
goniec | 42 679 |
|
wysyłka postać elektroniczna (ESP, e-mail, systemy dedykowane) | 148 952 | |
z ESZD poprzez ESP na ePUAP | 12 321 |
|
z ESZD poprzez e-mail | 5 385 |
|
z OGNIVO | 131 246 |
|
Odnosząc się do pytania o rodzaje dokumentacji (format) napływającej do Urzędu i wytwarzane w Urzędzie informuję jak niże
- w większości dokumentacja w postaci tradycyjnej (papierowej) to dokumenty w formacie A4, ale występują także inne formaty dokumentów;
- formaty dokumentów w postaci elektronicznej występujące w ESZD to: *.pdf , *.jpg, *.jpeg, *.gif, *.png, *.bmp, *.eml, *.odt, *.ott, *.doc, *.docx, *.docm, *.ods, *.xls, *.xlst, *.xsdk, *.odp, *.otg, *.pps, *.ppt, *.odg, *.rtf, *.txt, *.csv, *.zip, *.xml, *.xsl.
Jednocześnie informuję, że z uwagi na wiele podziałów i klasyfikacji odnoszących się do dokumentów trudno odpowiedzieć na pytanie – jakie typy dokumentów wpływają do Urzędu i jakie są w Urzędzie wytwarzane. W Urzędzie Miasta Lublin występują następujące dokumenty: przychodzące, wychodzące i wewnętrzne, dokumentacja tworzącą akta sprawy i nietworzącą akt sprawy; dokumentacja bieżąca, dokumentacja archiwalną i materiały archiwalne; dokumentacja w postaci papierowej (oryginały, kopie) i w postaci elektronicznej (naturalne dokumenty elektroniczne, odwzorowania cyfrowe); dokumentacja wizualna (piśmienniczą: np. rękopisy, druki, książki, czasopisma; niepiśmienniczą: np. fotografie, plany, mapy); audialna (np. taśmy i płyty dźwiękowe); audiowizualna (np. filmy).
1§ 1 ust. 1 Instrukcji Kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia: „[…] jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej [...]”
2Dostępne na stronie BIP Urzędu Miasta Lublin pod linkiem: http://bip.lublin.eu/bip/um/index.php?t=200&id=204433.
3§ 2 pkt 1 i 9 Rozporządzenia: przesyłka to dokumentacja (w szczególności tekstowa, fotograficzna, rysunkowa, dźwiękowa, filmowa, multimedialna; tradycyjna – papierowa; elektroniczna: dokumenty elektroniczne, naturalne dokumenty elektroniczne) otrzymywana lub wysyłana przez podmiot, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej (ESP).
4Centralna ewidencja pojazdów (CEP) i centralna ewidencja kierowców (CEK).
5Elektroniczny system zarządzania dokumentacją – teleinformatyczny system obsługi spraw i dokumentów pełniący w Urzędzie Miasta Lublin funkcję systemu EZD, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. 1506 z późn. zm.).
6Ewidencja ludności – system teleinformatyczny dedykowany do obsługi wyspecjalizowanych usług administracyjnych realizowanych przez Wydział Spraw Administracyjnych w szczególności zakresie zameldowania, wymeldowania.
7Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP) Urzędu Miasta Lublin dostępna na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP) zintegrowana z ESZD → wpływy kierowane na adresy skrytek ESP Urzędu Miasta Lublin na ePUAP: /UMLublin/SkrytkaESP lub /UMLublin/skrytka są rejestrowane bezpośrednio w ESZD.
8Poczta elektroniczna – wpływy kierowane na adres e-mail podmiotu, na konta e-mail poszczególnych komórek organizacyjnych lub konta e-mail pracowników Urzędu mogą być rejestrowane poprzez integrator w ESZD.
9OGNIVO – system teleinformatyczny dedykowany do obsługi wyspecjalizowanych usług administracyjnych realizowanych przez Wydział Egzekucji w szczególności zakresie realizacji egzekucji należności pieniężnych. System umożliwia elektroniczną wymianę informacji pomiędzy Urzędem a bankami. W ramach aplikacji pracownik Wydziału Egzekucji przygotuje zapytanie, podpisuje zapytanie bezpiecznym podpisem i przesyła je do OGNIVO. Odbiór odpowiedzi na przesłane w OGNIVO zapytania następuje automatycznie w systemie do uprawnionych użytkowników OGNIVO.
10Pełna nazwa Wydziału: „Wydział Bezpieczeństwa Mieszkańców i Zarządzania Kryzysowego”.
11§ 7 pkt 4 Instrukcji Kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia: komórka merytoryczna to komórka organizacyjna Urzędu odpowiedzialna – zgodnie z kompetencjami wynikającymi z Regulaminu Organizacyjnego Urzędu - za załatwienie sprawy (prowadząca sprawę)
12 W większości wnioski złożone w ramach programu 500+, przekazane do realizacji do Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie.
Data | Użytkownik | Zmiany | Zapisane wersje |
---|---|---|---|
16-02-2021 08:28 | Joanna Kapica-Tokarczyk | poprawa formatowania dokumentu | Wersja aktualnie wyświetlana |
03-04-2018 09:09 | Edyta Szpura | Utworzenie dokumentu na podstawie sprawy nr KP-PP-I.1431.479.2017 | Zobacz |