Tłumaczenia ustne symultaniczne pomiędzy językami polskim, angielskim i rosyjskim wraz z wynajmem sprzętu niezbędnego do kompleksowej obsługi tłumaczenia oraz obsługą techniczną podczas Kongresu Inicjatyw Europy Wschodniej w dniach 24-25 września 2018 r.

W związku z organizacją VII Kongresu Inicjatyw Europy Wschodniej współfinansowanego ze środków Ministerstwa Spraw Zagranicznych w ramach projektu pt. „Budowanie trwałych relacji współpracy regionalnej Europy Środkowo-Wschodniej w kontekście 100-letniej tradycji niepodległościowej, obywatelskiej i wolnościowej” przyznanego w ramach konkursu „Wsparcie wymiaru samorządowego i obywatelskiego polskiej polityki zagranicznej 2018”. Urząd Miasta Lublin zwraca się z prośbą o wycenę usługi i składanie ofert na:

tłumaczenia ustne symultaniczne pomiędzy językami polskim, angielskim i rosyjskim wraz z wynajmem sprzętu niezbędnego do kompleksowej obsługi tłumaczenia oraz obsługą techniczną  podczas Kongresu Inicjatyw Europy Wschodniej w dniach  24-25 września 2018 r.

Szczegóły oferty:

1. Miejsca wykonania usługi: Lubelskie Centrum Konferencyjne, ul. Grottgera 2 w Lublinie – 6 sal oraz Centrum Spotkań Kultur, pl. Teatralny 1 – 2 sale
2. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia profesjonalnego tłumaczenia ustnego symultanicznego pomiędzy językami polskim, angielskim i rosyjskim oraz zapewnienia sprzętu niezbędnego do obsługi tłumaczeń w salach zgodnie z poniższą specyfikacją:

Zapewnienie 2-osobowych kabin do tłumaczeń (wraz z wyposażeniem) na każdy język obcy, zapewnienie zestawów nagłaśniających w każdej z sal oraz odbiorników ze słuchawkami.

Lubelskie Centrum Konferencyjne, ul. Grottgera 2 w Lublinie:

Sala S2
– pomiędzy językami polskim, angielskim i rosyjskim
w dniu 24.09.2018 r. w godzinach 14.00 – 19.00,
w dniu 25.09.2018 r. w godzinach 10.00 – 13.00 oraz w godzinach 14.00 – 18.00,

– odbiorniki ze słuchawkami – 150 szt.
– dostępność co najmniej 2 tłumaczy na każdy język

Sala S7A
– pomiędzy językami polskim, angielskim i rosyjskim
w dniu 24.09.2018 r. w godzinach 14.00 – 19.00,
w dniu 25.09.2018 r. w godzinach 11.15 – 13.00 oraz w godzinach 14.00 – 17.30,

– odbiorniki ze słuchawkami - 40 szt.
– dostępność co najmniej 2 tłumaczy na każdy język

Sala S7B
– pomiędzy językami polskim, angielskim i rosyjskim
w dniu 24.09.2018 r. w godzinach 14.00 – 19.00,
w dniu 25.09.2018 r. w godzinach 11.15 – 13.00 oraz w godzinach 14.00 – 17.30,

– odbiorniki ze słuchawkami - 40 szt.
– dostępność co najmniej 2 tłumaczy na każdy język

Sala S7C
– pomiędzy językami polskim, angielskim i rosyjskim
w dniu 24.09.2018 r. w godzinach 14.00 – 19.00,
w dniu 25.09.2018 r. w godzinach 11.15 – 13.00 oraz w godzinach 14.00 – 17.30,

– odbiorniki ze słuchawkami - 40 szt.
– dostępność co najmniej 2 tłumaczy na każdy język

Sala S7D
– pomiędzy językami polskim, angielskim i rosyjskim
w dniu 24.09.2018 r. w godzinach 14.00 – 19.00,
w dniu 25.09.2018 r. w godzinach 11.15 – 13.00 oraz w godzinach 14.00 – 17.30,

– odbiorniki ze słuchawkami - 40 szt.
– dostępność co najmniej 2 tłumaczy na każdy język

Sala S8
– pomiędzy językami polskim, angielskim i rosyjskim
w dniu 24.09.2018 r. w godzinach 14.00 – 19.00,
w dniu 25.09.2018 r. w godzinach 11.15 – 13.00 oraz w godzinach 14.00 – 17.30,

– odbiorniki ze słuchawkami - 40 szt.
– dostępność co najmniej 2 tłumaczy na każdy język

Centrum Spotkań Kultur, pl. Teatralny 1

Sala Operowa
– pomiędzy językami polskim, angielskim i rosyjskim
w dniu 24.09.2018 r. w godzinach 10.00 – 13.00,

– odbiorniki ze słuchawkami - 400 szt.
– dostępność co najmniej 2 tłumaczy na każdy język

Sala Kinowa
– pomiędzy językami polskim, angielskim i rosyjskim
w dniu 24.09.2018 r. w godzinach 14.00 – 19.00,

– odbiorniki ze słuchawkami - 40 szt.
– dostępność co najmniej 2 tłumaczy na każdy język

4. Usługa obejmuje ponadto:
- transport, montaż i demontaż urządzeń przez Wykonawcę,
- zapewnienie profesjonalnej obsługi technicznej w zakresie obsługi sprzętu podczas Kongresu w tym kabin i odbiorników ze słuchawkami.

Planowany termin realizacji usługi:
24-25 września 2018 r.

Warunek ważności oferty:

Dysponowanie osobami, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia oraz posiadają ukończone magisterskie studia wyższe na kierunku filologia angielska lub filologia rosyjska oraz posiadają minimum 3-letnie doświadczenie w tłumaczeniu symultanicznym z języka polskiego na język angielski/rosyjski i z języka angielskiego/rosyjskiego na język polski lub native speaker języka angielskiego/rosyjskiego z wykształceniem wyższym posiadający minimum 3-letnie doświadczenie w tłumaczeniu symultanicznym z języka polskiego na język angielski/rosyjski i z języka angielskiego/rosyjskiego na język polski. Udokumentowane min. 3 tłumaczenie rocznie.

Na potwierdzenie spełnienia warunku konieczne jest przedstawienie listy tłumaczy wraz z ich CV oraz, dla każdego z nich, z wykazem wykonanych przez nich tłumaczeń symultanicznych  zawierającym co najmniej trzy tego rodzaju tłumaczenia w każdym z ostatnich trzech lat.

Przedstawiona w ofercie lista tłumaczy może być, po wybraniu oferty, zmieniona tylko i wyłącznie za wiedzą i zgodą Zamawiającego, tylko na tłumacza o takim samym lub wyższym doświadczeniu.

Kryteria wyboru:

• cena brutto - oferta musi zawierać ostateczną sumaryczną cenę obejmującą wszystkie koszty związane z realizacją usługi niezbędne do jej wykonania z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (w tym podatek VAT w wysokości 23% - dotyczy podmiotów będących płatnikiem podatku VAT), - waga kryterium – 80

Sposób obliczenia punktacji w tym kryterium:

cena brutto oferty najtańszej

-------------------------------------------------------- x 80 pkt

cena brutto w badanej ofercie

• doświadczenie tłumaczy – w tym kryterium brane pod uwagę będzie doświadczenie tłumaczy oceniane dla każdego z nich na podstawie przedstawionego wykazu tłumaczeń, CV oraz protokołów zdawczo odbiorczych i referencji potwierdzających należyte wykonanie umowy przez tłumacza. Brane pod uwagę będą jedynie dokumenty wskazujące imiennie konkretnego tłumacza, - waga kryterium – 20

Sposób obliczenia punktacji w tym kryterium:

(CK1 + CK2 + CK3) / N x 4

CK – Członek Komisji

N – liczba członków komisji

Osoba do kontaktu:

Wojciech Jankowski, tel. 81 466 28 65, e-mail: .

Proszę o przedstawienie oferty cenowej brutto za całość usługi oraz w rozbiciu na 3 ceny składowe za usługę świadczoną w:

1) Centrum Spotkań Kultur, pl. Teatralny 1

Sala Operowa
– pomiędzy językami polskim, angielskim i rosyjskim
w dniu 24.09.2018 r. w godzinach 10.00 – 13.00,

– odbiorniki ze słuchawkami - 400 szt.
– dostępność co najmniej 2 tłumaczy na każdy język

2) Lubelskie Centrum Konferencyjne, ul. Grottgera 2 w Lublinie:

Sala S2
– pomiędzy językami polskim, angielskim i rosyjskim
w dniu 24.09.2018 r. w godzinach 14.00 – 19.00,
w dniu 25.09.2018 r. w godzinach 10.00 – 13.00 oraz w godzinach 14.00 – 18.00,

– odbiorniki ze słuchawkami – 150 szt.
– dostępność co najmniej 2 tłumaczy na każdy język

Sala S7C
– pomiędzy językami polskim, angielskim i rosyjskim
w dniu 25.09.2018 r. w godzinach 11.15 – 13.00 oraz w godzinach 14.00 – 17.30,

– odbiorniki ze słuchawkami - 40 szt.
– dostępność co najmniej 2 tłumaczy na każdy język

Sala S8
– pomiędzy językami polskim, angielskim i rosyjskim
w dniu 24.09.2018 r. w godzinach 14.00 – 19.00,
w dniu 25.09.2018 r. w godzinach 11.15 – 13.00 oraz w godzinach 14.00 – 17.30,

– odbiorniki ze słuchawkami - 40 szt.
– dostępność co najmniej 2 tłumaczy na każdy język

Centrum Spotkań Kultur, pl. Teatralny 1

Sala Kinowa
– pomiędzy językami polskim, angielskim i rosyjskim
w dniu 24.09.2018 r. w godzinach 14.00 – 19.00,

– odbiorniki ze słuchawkami - 40 szt.
– dostępność co najmniej 2 tłumaczy na każdy język

3) Lubelskie Centrum Konferencyjne, ul. Grottgera 2 w Lublinie:

Sala S7A
– pomiędzy językami polskim, angielskim i rosyjskim
w dniu 24.09.2018 r. w godzinach 14.00 – 19.00,
w dniu 25.09.2018 r. w godzinach 11.15 – 13.00 oraz w godzinach 14.00 – 17.30,

– odbiorniki ze słuchawkami - 40 szt.
– dostępność co najmniej 2 tłumaczy na każdy język

Sala S7B
– pomiędzy językami polskim, angielskim i rosyjskim
w dniu 24.09.2018 r. w godzinach 14.00 – 19.00,
w dniu 25.09.2018 r. w godzinach 11.15 – 13.00 oraz w godzinach 14.00 – 17.30,

– odbiorniki ze słuchawkami - 40 szt.
– dostępność co najmniej 2 tłumaczy na każdy język

Sala S7C
– pomiędzy językami polskim, angielskim i rosyjskim
w dniu 24.09.2018 r. w godzinach 14.00 – 19.00,

– odbiorniki ze słuchawkami - 40 szt.

– dostępność co najmniej 2 tłumaczy na każdy język

Sala S7D
– pomiędzy językami polskim, angielskim i rosyjskim
w dniu 24.09.2018 r. w godzinach 14.00 – 19.00,
w dniu 25.09.2018 r. w godzinach 11.15 – 13.00 oraz w godzinach 14.00 – 17.30,

– odbiorniki ze słuchawkami - 40 szt.
– dostępność co najmniej 2 tłumaczy na każdy język

Nie ma możliwości składania ofert częściowych.

Ofertę wraz z wymaganymi dokumentami, w szczególności: listą tłumaczy, wykazami tłumaczeń, CV, protokołami zdawczo odbiorczymi, referencjami oraz podpisanym potwierdzeniem otrzymania klauzuli informacyjnej (załącznik nr 2) należy przesłać na adres , dostarczyć pocztą lub osobiście do Urzędu Miasta Lublin, Wydział Projektów Nieinwestycyjnych, ul. Okopowa 11, 20-022 Lublin w terminie do dnia 9 lipca 2018 r., do godziny 10.00.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania Państwa danych osobowych znajduje się w załączniku nr 1 do niniejszego ogłoszenia

Niniejsze zapytanie nie stanowi czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w rozumieniu przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, ani nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy.

W niniejszym postępowaniu zamawiający przewiduje możliwość wezwania wykonawców do złożenia uzupełnień oraz wyjaśnień dotyczących przesłanych ofert, a także poprawienia, w uzgodnieniu z wykonawcą, oczywistych lub nieistotnych omyłek w ofercie wykonawcy.

Zamawiający zastrzega, że niniejsze zapytanie może zostać odwołane jeżeli nastąpi zmiana okoliczności powodująca, że udzielenie zamówienia nie leży w interesie publicznym.

Zamawiający zastrzega sobie prawo podjęcia negocjacji z wybranymi lub wybranym wykonawcą celem uzyskania możliwie korzystnych warunków zamówienia.

O ewentualnym wybraniu Państwa oferty zostaniecie Państwo poinformowani drogą elektroniczną.