Przeprowadzenie audytu Inicjatywy Bilateralnej "Młodzież dla Miasta, Miasto dla Młodzieży – projekty i inicjatywy angażujące i włączające lokalne społeczności", która korzysta z dofinansowania pochodzącego od Islandii, Liechtensteinu i Norwegii, za pośrednictwem Funduszy EOG i Funduszy Norweskich.

I. Opis przedmiotu zamówienia
Przeprowadzenie audytu Inicjatywy Bilateralnej "Młodzież dla Miasta, Miasto dla Młodzieży – projekty i inicjatywy angażujące i włączające lokalne społeczności", która korzysta z dofinansowania pochodzącego od Islandii, Liechtensteinu i Norwegii, za pośrednictwem Funduszy EOG i Funduszy Norweskich.
Konieczność przeprowadzenia audytu wynika z umowy o finansowanie inicjatywy.
Czas realizacji Inicjatywy: styczeń 2022- kwiecień 2024.
Maksymalna planowana wartość audytowanych wydatków Gminy Lublin w ramach w/w Inicjatywy:
€ 217 850,00 = ok. 997 256 PLN

II. Cel audytu:
- zbadanie sprawozdania finansowego inicjatywy sporządzonego przez Gminę Lublin, który obejmie wydatki za okres: 15.01.2022 - 31.12.2022
- ocena kwalifikowalności wydatków z przepisami krajowymi, warunkami umowy o dofinasowanie oraz wytycznymi grantodawców    
- ocena poprawności stosowanych zasad rachunkowości

III. Przeprowadzanie audytu
Audytor jest zobowiązany do zachowania poufności i tajemnicy audytowanych podmiotów w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
Audyt powinien być przeprowadzony zgodnie z wytycznymi dot. Funduszu Współpracy Dwustronnej Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2014-2021 i Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021 tj.:
1) Regulacjami w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) na lata 2014-2021 przyjętymi przez Komitet Mechanizmu Finansowego EOG, zgodnie z art. 10.5 Protokołu 38c do Umowy o EOG, w dniu 8 września 2016 r. i zatwierdzonymi przez Stały Komitet Państw EFTA w dniu 23 września 2016 r. oraz Regulacjami w sprawie wdrażania Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021 przyjętymi przez Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych w dniu 23 września 2016 r., zgodnie z art. 10.5 Umowy pomiędzy Królestwem Norwegii a Unią Europejską w sprawie Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021, wraz z załącznikami;
2) Memorandum of Understanding w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego na lata 2014-2021 pomiędzy Rzecząpospolitą Polską a Republiką Islandii, Księstwem Liechtensteinu i Królestwem Norwegii, podpisanym dnia 20 grudnia 2017 r. oraz Memorandum of Understanding w sprawie wdrażania Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021 pomiędzy Rzecząpospolitą Polską a Królestwem Norwegii, podpisanym dnia 20 grudnia 2017 r.;
3) Wytycznymi w sprawie stosunków dwustronnych (ang. Bilateral Guideline) Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021, przyjętymi przez Komitet Mechanizmów Finansowych dnia 9 lutego 2017 r.;
4) Wytycznymi w zakresie wykorzystania środków Funduszu Współpracy Dwustronnej Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2014-2021 i Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021, przygotowanymi przez Ministerstwo Inwestycji i Rozwoju, zatwierdzonymi dnia 16 kwietnia 2019 r.;
5) Wytycznymi Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej w zakresie udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG na lata 2014-2021 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021.
(zwanymi dalej „Regulacjami”). Dokumenty – Regulacje wskazane w pkt 1-5 dostępne są na stronie: www.eog.gov.pl .

IV. Forma raportu
Raport z audytu powinien być sporządzony w języku polskim, w formie wybranej przez audytora, zgodnej z Regulacjami.
Do raportu należy dołączyć zestawienie wydatków (w dowolnej formie), lub podać ich ogólną kwotę w raporcie.  
Raport powinien zawierać jednoznaczne stwierdzenie dot. zgodności poniesionych wydatków z Umową i dokumentami wymienionymi w Umowie.

V. Termin audytu:
Audyt może trwać od 01.12.2022 do maksymalnie 10.01.2023 r. , w związku z obowiązkiem ciążącym na Gminie Lublin polegającym na przedłożeniu wszelkich dokumentów Krajowemu Punktowi Kontaktowemu (KPK) do dnia 20.01.2023 r.

VI. Warunki

1. Składający ofertę posiada licencję na świadczenie usług audytorskich, jest zarejestrowany jako biegły rewident w rejestrze biegłych rewidentów tzn. jest wpisany do rejestru Krajowej Izby Biegłych Rewidentów http://https://kibr.org.pl/pl/rejestr_bieglych

2. Składający ofertę posiada udokumentowane doświadczenie w świadczeniu usług audytorskich których przedmiotem był audyt projektów finansowanych ze środków zewnętrznych o całkowitej wartości każdego z projektów min. 45 000,00 zł w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania oferty.

3. Składający ofertę posiada udokumentowane wykształcenie i doświadczenie zawodowe lub kwalifikacje zawodowe osób, które zostałyby wyznaczone do realizacji zamówienia w zakresie audytu projektów finansowanych z dotacji lub innych środków publicznych (kopie dokumentów/oświadczenie).

4. Audytor postępuje zgodnie z Wytycznymi opublikowanymi na stronie internetowej Funduszu i przygotowuje raport z audytu w zgodnej z Regulacjami formie.

VII. Kryteria oceny ofert

Ocenione zostaną jedynie oferty spełniające wymagania formalne, zgodnie z warunkami udziału w postępowaniu.

a) Cena brutto usługi - 90%

Liczba punktów w tym kryterium będzie obliczona na podstawie poniższego wzoru:

najniższa cena brutto / cena brutto badanej oferty x 90

Oferta musi zawierać ostateczną, sumaryczną cenę brutto obejmującą wszystkie koszty związane z realizacją usługi, niezbędne do jej wykonania. Prawidłowe ustalenie należnej ewentualnej stawki podatku VAT należy do obowiązków Wykonawcy zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106).

Cenę netto oraz brutto należy podać w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (Załącznik nr 1 - Formularz oferty).

Punkty za kryterium „cena” zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku.

b) Doświadczenie oferenta – 10%

Oferent wykaże, że w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie - udokumentowane doświadczenie osoby/osób wskazanej/wskazanych do realizacji zamówienia w przeprowadzaniu audytów wydatków w projektach finansowanych ze środków Funduszy Norweskich, EOG, UE lub innych środków publicznych.

Punkty w kryterium liczone będą w następujący sposób:

a) 3-4 przeprowadzonych audytów – 3 pkt.;

b) 5-6 przeprowadzonych audytów – 6 pkt.;

c) 7 i więcej przeprowadzonych audytów – 10 pkt.

Na potwierdzenie posiadania doświadczenia w zakresie przeprowadzonych audytów należy załączyć ich wykaz zgodnie z Załącznikiem nr 2. Wykaz powinien dotyczyć osoby imiennie wskazanej do wykonania danego zamówienia.

V. Termin i miejsce złożenia propozycji cenowej

Oferty należy przesłać do dnia 28.11.2022r., do godz. 12.00 na adres poczty elektronicznej:

Osoba do kontaktu: Witalij Padałka, tel. 81 466 6633, e-mail:

Uwagi:

Zapytanie ofertowe realizowane jest zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019 z późn. zm.)

Niniejsze zapytanie nie stanowi czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w rozumieniu przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, ani nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy.

W niniejszym postępowaniu zamawiający przewiduje możliwość wezwania wykonawców do złożenia uzupełnień oraz wyjaśnień dotyczących przesłanych ofert, a także poprawienia, w uzgodnieniu z wykonawcą, oczywistych lub nieistotnych omyłek w ofercie wykonawcy.

Zamawiający zastrzega, że niniejsze zapytanie może zostać odwołane jeżeli nastąpi zmiana okoliczności powodująca, że udzielenie zamówienia nie leży w interesie publicznym.

Zamawiający zastrzega prawo do negocjacji z wybranym Wykonawcą, modyfikacji złożonych ofert w zakresie ostatecznej wartości oraz uszczegółowienia zakresu przedmiotu umowy i terminów jej wykonania. O ewentualnym wybraniu Państwa oferty zostaniecie Państwo poinformowani drogą elektroniczną.