Termin składania dokumentów
04-06-2021 - Zaproszenie do złożenia wyceny
Urząd Miasta Lublin zaprasza do złożenia wyceny celem ustalenia szacunkowej wartości zamówienia na wdrożenie wraz ze wsparciem technicznym systemu do obsługi zgłoszeń w Gminie Lublin.
Zakres zapytania obejmuje wycenę dotyczącą:
- Wdrożenia systemu do obsługi zgłoszeń w Gminie Lublin na nieograniczoną liczbę techników (na etapie wdrożenia co najmniej 150 techników z możliwością bezkosztowego rozszerzenia o kolejnych techników w dowolnym momencie trwania świadczenia usługi i po jej zakończeniu),
- Udzielenia bezterminowej licencji wraz z prawem do modyfikacji kodów źródłowych, także po zakończeniu umowy,
- Świadczenia wsparcia techniczego przez 36 miesięcy,
- Uruchomienia, konfiguracji, dostosowania do potrzeb Zamawiającego systemu w infrastrukturze Zamawiającego wraz z synchronizacją użytkowników w środowisku wielodomenowym Active Directory w oparciu o Security Group (jedno konto w różnych gałęziach drzewa przynależnych do różnych Security Group),
- Przeszkolenia pracowników Zamawiającego w zakresie administrowania i użytkowania systemu.
Ogólne założenia systemu:
- System zapewnia zarządzanie kontami administratorów/techników wraz z rozliczalnością pracowników.
- System posiada następujące moduły:
- Moduł do obsługi zgłoszeń/incydentów/awarii,
- Moduł do realizacji wniosków o usługę,
- Moduł do zarządzania wnioskami o dostęp/uprawnienie,
- Moduł raportowania – m.in. możliwość generowania raportów i ustawiania powiadomień, Możliwość generowania raportów przedstawiających szczegółową historię obsługi każdego zgłoszenia.
- System zapewnia logowanie jednym zestawem poświadczeń z domeny do różnych funkcjonalności w zależności od kontekstu nadanych uprawnień.
- Obsługa systemu wyłącznie poprzez interfejs przeglądarki bez konieczności instalacji dodatkowych komponentów.
- Możliwość przyjmowania zgłoszeń, co najmniej za pomocą formularzy WWW zintegrowanych z zaoferowanym systemem zgłoszeń.
- System musi umożliwiać tworzenie i modyfikację dowolnej liczby formularzy zgłoszeniowych bez konieczności udziału prac ze strony Wykonawcy rozwiązania.
- Możliwość dołączenia do zgłoszenia załączników w dowolnym formacie, na każdym etapie życia zgłoszenia.
- System powinien spełniać funkcję:
- Rejestru usług – zawierającą co najmniej: numer wniosku, dane użytkownika zgłaszającego, status realizacji, data wnioskowania, szczegóły wniosku.
- Rejestru wniosków o uprawnienie – zawierającą co najmniej: numer wniosku, użytkownika zgłaszającego, status realizacji, data wnioskowania, wnioskujący.
Dodatkowo Zamawiający opcjonalnie planuje zmianę/modyfikację/dostosowanie systemu zgłoszeń o funkcjonalności, które nie są wyszczególnione w umowie serwisowej, zmiany obejmują 300h w ciągu całego okresu obowiązywania umowy.
Oszacowanie dotyczy:
- ceny brutto za cały okres świadczenia usługi, tj. 36 miesięcy (płatne w rozliczeniach miesięcznych);
- ceny brutto obejmującej prawo opcji (300h).
Wymagane dokumenty: Uzupełniony formularz wyceny szacunkowej (załącznik do ogłoszenia).
Wycenę w postaci uzupełnionego załącznika do ogłoszenia proszę przesłać na adres zamowienia.it@lublin.eu w terminie do dnia 08.06.2021 r. do godz. 12:00 do końca dnia.
Zastępca Dyrektora
Wydziału Informatyki i Telekomunikacji
Katarzyna Fiedorek
07-06-2021 - Treść zapytań wraz z odpowiedziami
Zamawiający informuje, że w „Zaproszeniu do złożenia wyceny celem ustalenia szacunkowej wartości zamówienia na wdrożenie wraz ze wsparciem technicznym systemu do obsługi zgłoszeń w Gminie Lublin” wpłynęły zapytania dotyczące następujących kwestii:
- Pytanie nr 1: System zapewnia zarządzanie kontami administratorów/techników wraz z rozliczalnością pracowników. Czy wystarczy historia audytowa czy jakiś rozbudowany moduł z możliwością filtrowania zdarzeń dla każdego technika?
Odpowiedź: Zamawiający wymaga, aby system umożliwiał filtrowanie zdarzeń dla każdego technika oraz możliwości podziału w odniesieniu do hierarchii i przypisanych do niej uprawnień. - Pytanie nr 2: Moduł do obsługi zgłoszeń/incydentów/awarii oraz Moduł do realizacji wniosków o usługę. Ile będzie wariantów formularzy do opracowania w zamówieniu podstawowym?Rozumiem że będzie również wersjonowanie formularzy tego samego wariantu w przypadku ich modyfikacji.
Odpowiedź: Planowana jest duża ilość formularzy (min. od 20-60 w zależności od rezultatów wypracowanych podczas prac wdrożeniowych z Wykonawcą) również z ich wersjonowaniem. - Pytanie nr 3: Moduł do zarządzania wnioskami o dostęp/uprawnienie. Czy to będzie sama rejestracja wniosku czy później również obsługa? Jeśli planowany jest przykładowy proces:
- Użytkownik wprowadza swój wniosek o uprawnienia - wniosek zmienia status na ZAREJESTROWANY.
- Bezpośredni przełożony go akceptuje - wniosek zmienia status np. PO WSTĘPNEJ AKCEPTACJI.
- Dyrektor akceptuje ostatecznie wniosek - wniosek zmienia status na ZAAKCEPTOWANY.
- Wniosek trafia do realizacji w dziale np. IT i tutaj również po wykonaniu odpowiednich kroków zmianie ulegają statusy tego wniosku aż do statusu końcowego np. ZREALIZOWANY
Czy względem powyższego przewidywana jest taka obsługa z maszyną stanów obsługującą zmiany statusów, czy może będzie prosta obsługa polegająca na rejestracji wniosku złożonego w formie np. papierowej przez pracownika i oznaczenie jako ZREALIZOWANY? Czy na każdym etapie procedowania wniosku mają być jakieś powiadomienia (jeśli tak to jakie; email, sms itp.)
Odpowiedź: Pełna obsługa wniosku o dostęp: zmiana statusów, zdefiniowane przepływy, zróżnicowane możliwości działania w procesie obsługi wniosków zależnie od uprawnień w systemie. Powiadomienia email w kluczowych etapach realizacji wniosku oraz w finalnym momencie procesu nadawania uprawnień, odłożenie wpisu do przeszukiwanego rejestru uprawnień nadanych, odebranych, odrzuconych itd.
- Pytanie nr 4: Moduł raportowania – m. in. możliwość generowania raportów i ustawiania powiadomień, Możliwość generowania raportów przedstawiających szczegółową historię obsługi każdego zgłoszenia. Raporty/zestawienia na ekranie czy również wydruki do np. pdf, doc, a może exporty np. do xls?
Odpowiedź: Zamawiający wymaga zapisu raportów do co najmniej: PDF oraz min. jednego z edytowalnych formatów tj.: xls/csv/ods/xls/xlsx. - Pytanie nr 5: Możliwość przyjmowania zgłoszeń, co najmniej za pomocą formularzy WWW zintegrowanych z zaoferowanym systemem zgłoszeń. Co oznacza sformułowanie co najmniej - czy planowana jest rozbudowa systemu jeśli tak to w jakim kierunku np. o możliwość importu formularzy z pliku?
Odpowiedź: Zamawiający wymaga możliwości rejestrowania zgłoszeń za pomocą formularza WWW, wszystkie dodatkowe formy są akceptowalne, ale nie są wymagane. Podstawową formą jest formularz WWW. - Pytanie nr 6: System musi umożliwiać tworzenie i modyfikację dowolnej liczby formularzy zgłoszeniowych bez konieczności udziału prac ze strony Wykonawcy rozwiązania. Czy system ma umożliwiać tworzenie/rejestrację dowolnej liczby formularzy w oparciu o zdefiniowany w module Strona z 1 2 Lublin, 07.06.2021 szablon? Czy może ma mieć możliwość tworzenia własnych szablonów formularzy? (Generator formularzy)
Odpowiedź: Tak, system ma umożliwiać tworzenie/rejestrację dowolnej liczby formularzy w oparciu o zdefiniowany szablon wraz z pełną modyfikacją szablonu. - Pytanie nr 7: Możliwość dołączenia do zgłoszenia załączników w dowolnym formacie, na każdym etapie życia zgłoszenia. Czy to będzie skończona lista typów załączników np. pdf, doc, xls jpg itp. czy przyjmujemy wszystkie? Jeśli wszystkie, to żadnej walidacji wrzucanego załącznika nie będzie?
Odpowiedź: Liczba typów załączników, które będzie można dołączyć, nie może być ograniczana, system ma możliwość dołączanie załączników, ale nie jest wymagane otwieranie tych załączników wewnątrz Systemu Zgłoszeń. - Pytanie nr 8: Czy na formularzach ma być walidacja i obsługa błędów?
Odpowiedź: Tak, wymagana jest podstawowa walidacja i obsługa błędów, między innymi: pola obligatoryjne, kontrola formatów wpisywanych danych, zależność wartości w między polami wyboru, itp. - Pytanie nr 9: Czy będzie określona lista formularzy? Jeśli tak to ile ich będzie?
Odpowiedź: Planowana jest duża ilość formularzy (min. od 20-60 w zależności od rezultatów wypracowanych podczas prac wdrożeniowych z Wykonawcą) również z ich wersjonowaniem. - Pytanie nr 10: Czy są jakieś sprecyzowane wymagania co do systemu Bazy Danych? Języka programowania?
Odpowiedź: Nie. Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć wszystkie wymagane licencje. - Pytanie nr 11: Czy ma być jakiś system powiadomień?
Odpowiedź: Tak, Zamawiający wymaga, aby system umożliwiał ustawianie powiadomień, np. powiadomienie o kończących się uprawnieniach za pomocą wiadomości email. - Pytanie nr 12: Formularze dot. zgłoszeń i uprawnień mają być w oparciu o wartości słownikowe? Jeśli tak to będzie jeszcze jeden moduł do obsługi słowników i zarządzania nimi.
Odpowiedź: Tak, formularze w oparciu o wartości słownikowe. Słownik zarządzany przez administratorów. - Pytanie nr 13: Proszę o dołączenie do treści zamówienia załącznika z formularzem oferty. „Wymagane dokumenty: Uzupełniony formularz wyceny szacunkowej (załącznik do ogłoszenia).”
Odpowiedź: Formularz wyceny ofertowej został już dołączony. - Pytanie nr 14: Czy Zamawiający dopuści rozwiązanie, które nie umożliwi Zamawiającemu modyfikacji kodów źródłowych, jak to zostało określone w pkt. 2 zakresu zapytania?
Odpowiedź: Zamawiający nie dopuszcza rozwiązania uniemożliwiającego modyfikację kodów źródłowych.
Jednocześnie Zamawiający informuje, że przedłuża termin składania dokumentów do końca dnia 08.06.2021 r.
Data | Użytkownik | Zmiany | Zapisane wersje |
---|---|---|---|
16-06-2021 10:27 | Dorota Mazurek | Automatyczne przeniesienie do archiwum. Zmiana statusu obowiązywania. | Wersja aktualnie wyświetlana |
07-06-2021 16:38 | Dorota Mazurek | Dodanie pytań i odpowiedzi na podstawie MDOK: 70868/06/2021 | Zobacz |
07-06-2021 10:34 | Magdalena Piwowarska | dodanie załącznika na podstawie MDOK nr 69642/06/2021 | Zobacz |
04-06-2021 07:39 | Magdalena Piwowarska | Utworzenie dokumentu na podstawie M-DOK nr 69642/06/2021 | Zobacz |