Zapytanie ofertowe na na usługę transportu lotniczego osób w związku z uczestnictwem miasta Lublin w projekcie europejskim Making-City (Energy efficient pathway for the city transformation: enabling a positive future) w ramach programu Horyzont 2020.

Gmina Lublin, z siedzibą w Lublinie przy Placu Króla Władysława Łokietka 1, zwana dalej „Zamawiającym”, zaprasza do składania ofert na usługę transportu lotniczego osób w związku z uczestnictwem miasta Lublin w projekcie europejskim Making-City (Energy efficient pathway for the city transformation: enabling a positive future) w ramach programu Horyzont 2020.

1. Zamawiający
   1. Gmina Lublin, z siedzibą w Lublinie przy Placu Króla Władysława Łokietka 1, 20‒109 Lublin, NIP: 9462575811, REGON: 431019514.
2. Opis przedmiotu zamówienia
   1. Przedmiotem zamówienia jest usługa transportu lotniczego osób w związku z uczestnictwem miasta Lublin w projekcie europejskim Making-City (Energy efficient pathway for the city transformation: enabling a positive future) w ramach programu Horyzont 2020.
   2. Kod CPV: 63512000-1.
   3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania.
   4. Wybrany Wykonawca zobowiązany będzie do wykonania zamówienia w terminie od dnia zawarcia umowy do dnia 31.12.2020 r.
3. Warunki udziału w postępowaniu
   1. W niniejszym postępowaniu ofertę może złożyć Wykonawca który:
      1. Posiada kompetencje i uprawnienia do prowadzenia określonej działalności zawodowej.
      2. Znajduje się w sytuacji finansowej i ekonomicznej pozwalającej w sposób właściwy zrealizować zamówienie.
      3. Dysponuje odpowiednią zdolnością techniczną i zawodową niezbędną do prawidłowego wykonania zamówienia.
   2. Oferty Wykonawców, którzy nie spełniają ww. warunków nie będą rozpatrywane.
4. Sposób obliczania ceny
   1. Oferta musi zawierać ostateczną sumaryczną cenę obejmującą wszystkie koszty związane z realizacją zadania niezbędne do jego wykonania z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (w tym podatek VAT w wysokości 0% ‒ dotyczy podmiotu będącego czynnym podatnikiem podatku VAT).
   2. Obliczając cenę w formularzu wyceny biletów lotniczych należy:
      1. Podać cenę jednostkową netto opłaty transakcyjnej za jeden bilet lotniczy międzynarodowy (jako 1 bilet rozumie się podróż do miejsca docelowego wraz z podróżą powrotną).
      2. Dodać do opłaty transakcyjnej średni przewidywany koszt jednego biletu (jako 1 bilet rozumie się podróż do miejsca docelowego wraz z podróżą powrotną) ‒ średni przewidywany koszt biletu wynosi 1 167,30 zł.
      3. Podać cenę jednostkową netto stanowiącą sumę opłaty transakcyjnej i średniego przewidywanego kosztu jednego biletu (jako 1 bilet rozumie się podróż do miejsca docelowego wraz z podróżą powrotną).
      4. Podać cenę jednostkową brutto odpowiadającą cenie jednostkowej netto (stawka podatku VAT wynosi 0% ‒ dotyczy podmiotu będącego czynnym podatnikiem podatku VAT).
      5. Cenę jednostkową brutto należy przemnożyć przez liczbę biletów, tj. 5 szt.
      6. Podana wartość stanowi sumę brutto.
   3. Przez pojęcie „opłata transakcyjna” rozumie się opłatę za pośrednictwo w sprzedaży biletu na czas przelotu, zawierającą wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.
   4. Średni przewidywany koszt jednego biletu służy wyłącznie do porównania ofert.
   5. Wszelkie obliczenia należy dokonać z dokładnością do pełnych groszy (z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zarówno przy kwotach netto, VAT i brutto), przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza.
5. Kryteria wyboru oferty
   1. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty na podstawie nw. kryteriów:
      1. Ceny ‒ o znaczeniu 60%.
         1. W powyższym kryterium oceniana będzie cena brutto oferty. Wykonawcy będą oceniani wg następującego wzoru:
            
            Najniższa cena
            ----------------------------- × 100 pkt × waga kryterium
            Cena badanej oferty
             
      2. Zapewnienie utrzymania stałej ceny rezerwacji biletu lotniczego ‒ 20%.
         1. W powyższym kryterium oceniana będzie ilość dni utrzymania stałej ceny rezerwacji biletu lotniczego od daty przedstawienia propozycji połączeń. Wykonawcy będą oceniani wg następującego wzoru:
            
            ilość dni utrzymania stałej ceny rezerwacji biletu lotniczego od
            daty przedstawienia propozycji połączeń z badanej oferty
            ------------------------------------------------------------------------------------- × 100 pkt × waga kryterium
            największa ilość dni utrzymania stałej ceny rezerwacji biletu
            lotniczego od daty przedstawienia propozycji połączeń
             
         2. Minimalny termin utrzymania stałej ceny rezerwacji biletu wynosi 1 dzień. Oferta Wykonawcy, który zaproponuje termin utrzymania stałej ceny rezerwacji biletu poniżej 1 dnia zostanie odrzucona.
         3. Maksymalny termin utrzymania stałej ceny rezerwacji biletu wynosi 14 dni. W przypadku podania przez wykonawcę terminu utrzymania stałej ceny rezerwacji biletu dłuższego niż 14 dni do wzoru zostanie podstawiony termin 14 dni.
      3. Czas reakcji na zgłoszone zapotrzebowanie ‒ 20%.
         1.  W powyższym kryterium oceniany będzie czas reakcji na zgłoszone zapotrzebowanie polegający na przedstawieniu Zamawiającemu propozycji wyboru przewoźnika z uwzględnieniem najkorzystniejszej ceny oraz najkrótszej trasy i czasu podroży, przedstawienia zamawiającemu 3‒5 propozycji połączeń związanych z jedną podróżą, w tym w klasie przewoźników z grupy tzw. tanich linii lotniczych, rezerwacji i sprzedaży biletów, liczony w godzinach. Wykonawcy będą oceniani wg następującego wzoru:
            
            najmniejsza ilość godzin reakcji na zgłoszone zapotrzebowanie
            ------------------------------------------------------------------------------------------- × 100 pkt × waga kryterium
            ilość godzin reakcji na zgłoszone zapotrzebowanie z badanej oferty
             
         2. Maksymalna ilość godzin jaką może zaoferować Wykonawca to 5 godzin. Oferta Wykonawcy, który zaproponuje czas reakcji dłuższy niż 5 godzin, zostanie odrzucona.
         3. Minimalna ilość godzin jaką może zaoferować Wykonawca to 1. Oferta Wykonawcy, który zaproponuje czas reakcji krótszy niż 1 godzina zostanie odrzucona.
      4. Łączna ilość punktów otrzymanych przez Wykonawcę będzie sumą punktów przyznanych w poszczególnych kryteriach.
      5. Zamawiający wybierze ofertę, która uzyska największą liczbę punktów.
6. Wymagane dokumenty
   1. Wykonawca chcący uzyskać zamówienie zobowiązany jest złożyć:
      1. Podpisany formularz ofertowy, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania.
7. Składanie ofert
   1. W niniejszym postępowaniu oferty proszę przekazać do dnia 24.02.2020 r. do godziny 15:30 drogą elektroniczną na adres: dorota.wolinska@lublin.eu.
   2. Wykonawca może zmienić lub wycofać ofertę pod warunkiem, że zrobi to przed terminem składania ofert.
   3. Zamawiający odrzuci ofertę:
      1. Która zostanie złożona po terminie, o którym mowa w pkt 7.1 niniejszego Zapytania.
      2. Jeżeli jej treść nie będzie odpowiadała treści niniejszego Zapytania.
      3. Gdy Wykonawca nie przedłoży w wyznaczonym terminie odpowiednich dokumentów.
      4. Gdy Wykonawca nie złoży w wyznaczonym terminie uzupełnień oraz wyjaśnień dotyczących oferty.
      5. Jeżeli jej złożenie będzie stanowiło czyn bezprawny.
      6. Która zostanie złożona przez Wykonawcę niespełniającego warunków udziału w niniejszym postępowaniu.
8. Informacje dodatkowe
   1. Zamawiający unieważni niniejsze postępowanie, jeżeli:
      1. Nie wpłynie żadna oferta niepodlegająca odrzuceniu.
      2. Cena najkorzystniejszej oferty będzie przewyższała kwotę przeznaczoną na sfinansowanie zamówienia.
      3. Nastąpi zmiana okoliczności powodująca, że udzielenie zamówienia nie leży w interesie publicznym.
      4. Postępowanie obarczone będzie wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.
   2. Składając ofertę Wykonawca jednocześnie oświadcza, że:
      1. Posiada kompetencje i uprawnienia do prowadzenia określonej działalności zawodowej.
      2. Znajduje się w sytuacji finansowej i ekonomicznej pozwalającej w sposób właściwy zrealizować zamówienie.
      3. Dysponuje odpowiednią zdolnością techniczną i zawodową niezbędną do prawidłowego wykonania zamówienia.
      4. Złożona oferta będzie ważna przez okres 30 dni (termin związania ofertą);
      5. Akceptuje postanowienia niniejszego Zapytania.
      6. Akceptuje poprawienie przez Zamawiającego oczywistych lub nieistotnych omyłek w ofercie;
      7. Zapoznał się z informacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych, zawartymi w pkt 9 niniejszego Zapytania.
   3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
      1. Wezwania Wykonawcy do złożenia uzupełnień oraz wyjaśnień dotyczących ofert.
      2. Wezwania Wykonawcy do przedłożenia dodatkowych dokumentów potwierdzających informacje zawarte w formularzu ofertowym.
      3. Poprawienia oczywistych lub nieistotnych omyłek w ofercie.
      4. Podjęcia negocjacji z wybranymi lub wybranym Wykonawcą celem uzyskania możliwie korzystnych warunków zamówienia.
      5. Wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty, jeżeli Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, uchyli się od zawarcia umowy w sprawie niniejszego zamówienia.
   4. W niniejszym postępowaniu korespondencja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami przekazywana będzie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
   5. Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami w imieniu Zamawiającego jest Pani Dorota Wolińska, adres e-mail: dorota.wolinska@lublin.eu.
9. Ochrona danych osobowych
   1. W związku ze zbieraniem danych osobowych na potrzeby realizacji niniejszego zamówienia podaję niniejsze informacje:
      1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Miasta Lublin z siedzibą w Lublinie przy Placu Króla Władysława Łokietka 1, 20‒109 Lublin, tel. 81 466 1000, faks 81 466 10 01, adres mailowy: urzad_miasta@lublin.eu.
      2. Adres mailowy inspektora danych osobowych to: iod@lublin.eu.
      3. Celem przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest realizacja ww. zamówienia.
      4. Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych są przepisy art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia RODO.
      5. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym zostaną one udostępnione zgodnie z przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej.
      6. Dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów kancelaryjno-archiwalnych dotyczących przechowywania dokumentów dotyczących realizacji zamówienia.
      7. Ma Pani/Pan prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych Pani/Pan dotyczących, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego, przy czym:
         1. Gdy udostępnienie danych wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Zamawiający może żądać od Pani/Pan wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia.
         2. Pani/Pana uprawnienie do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia, zmianą postanowień umowy lub naruszeniem integralności dokumentacji.
         3. Wystąpienie z żądaniem ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.
      8. Podanie danych osobowych na potrzeby realizacji ww. zamówienia jest wymogiem umownym; jest Pani/Pan zobowiązana do ich podania; konsekwencją niepodania danych jest nieudzielenie ww. zamówienia.
      9. Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym nie będą podlegać profilowaniu.
   2. Jednocześnie zobowiązuję Panią/Pana do przekazania ww. informacji osobom, których dane Pani/Pan podała/podał.

Niniejsze Zapytania nie stanowi czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w rozumieniu przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, ani nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy.