Usługa wynajęcia sali konferencyjnej wraz z zapewnieniem serwisu kawowego oraz usługi gastronomicznej w związku z organizacją posiedzenia Rady Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Lubelskiego Obszaru Funkcjonalnego i spotkania podsumowującego funkcjonowanie ZIT LOF w 2019 r.

Zamawiający

Urząd Miasta Lublin, Biuro Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych. Funkcjonowanie Biura Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych jest współfinansowane ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020 oraz ze środków Budżetu Państwa.

Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa wynajęcia sali konferencyjnej wraz z zapewnieniem serwisu kawowego oraz usługi gastronomicznej w związku z organizacją posiedzenia Rady Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Lubelskiego Obszaru Funkcjonalnego i spotkania podsumowującego funkcjonowanie ZIT LOF w 2019 r.

Wydarzenie odbędzie się na terenie Miasta Lublin w terminie 11 grudnia 2019 r.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Planowana liczba uczestników spotkania – 65 osób. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia lub zwiększenia liczby uczestników o 10 osób. O ostatecznej liczbie uczestników Zamawiający poinformuje Wykonawcę do 9 grudnia 2019 r.

• Wynajem klimatyzowanej sali konferencyjnej dostosowanej do potrzeb osób z niepełnosprawnościami dla ok. 65 osób z miejscami siedzącymi przy stołach w dniu 11 grudnia 2019 r. - 8 godzin (dokładne ramy czasowe ustalone z Zamawiającym). Sala konferencyjna zlokalizowana będzie w hotelu o standardzie odpowiadającym co najmniej 3 gwiazdkom (w rozumieniu przepisów § 2 ust. 2 pkt. 1 Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów hotelarskich i innych, w których świadczone są usługi hotelarskie), położonym w odległości nie większej niż 2 km od Ratusza (Plac Króla Władysława Łokietka 1).

Wyposażenie sali: mikrofon, laptop (z zainstalowanym pakietem Microsoft Office), rzutnik, ekran, flipchart, wskaźnik do prezentacji, zapewnienie dostępu do Internetu bezprzewodowego z dostępem do usługi na czas wynajmu sali konferencyjnej dla wszystkich uczestników spotkania, przedłużacze oraz obsługa techniczna sali, dostępna co najmniej na pół godziny przed spotkaniem i podczas całego spotkania.

Usługa gastronomiczna  

• Obiad serwowany z obsługą kelnerską – poza salą, w której odbywać się będzie spotkanie (np. w restauracji hotelowej); menu zawierające: zupę, drugie danie, deser oraz napoje: soki, woda gazowana i niegazowana; (wymagane jest przesłanie 2 propozycji menu),
• Serwis kawowy z poczęstunkiem dostępnym w trakcie całego spotkania i uzupełnianym w razie potrzeby; serwis kawowy zlokalizowany będzie w sali konferencyjnej, na stołach innych niż stoły uczestników konferencji; serwis będzie zawierał co najmniej: ciastka (co najmniej 3 rodzaje), świeże owoce filetowane (co najmniej 3 rodzaje), paluszki, napoje (kawa, herbata – co najmniej 3 rodzaje), soki (co najmniej 2 rodzaje), woda, cytryna, mleko, cukier);
• Dodatkowo wymagane jest uwzględnienie opcji wegetariańskich.

UWAGA! Informacje na temat dokładnej liczby zamówionych posiłków oraz wybranego menu zostaną przekazane drogą mailową do dnia 9 grudnia 2019 r.

Termin i sposób złożenia oferty

• Oferty należy składać wyłącznie w wersji elektronicznej (skan oferty) na adres: zit@lublin.eu do dnia 3 grudnia 2019 r. do godziny 14:00.

Warunki udziału w zamówieniu

• Oferty należy składać w terminie składania ofert, tj. do 3 grudnia 2019 r., do godziny 14:00.
• Ofertę należy złożyć na wypełnionym formularzu oferty (załącznik nr 1). Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
• Oferty składane przez pośredników np. biura podróży nie będą oceniane.
• Sala szkoleniowa musi znajdować się w hotelu posiadającym kategorię oznaczoną co najmniej trzema gwiazdkami (w rozumieniu przepisów § 2 ust. 2 pkt. 1 Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów hotelarskich i innych, w których świadczone są usługi hotelarskie).
• Sala szkoleniowa musi znajdować się w odległości nie większej niż 2 km od Ratusza w Lublinie (Plac Króla Władysława Łokietka 1).
• Usługa gastronomiczna zrealizowana musi być w tym samym obiekcie, w którym realizowana będzie usługa wynajęcia sali konferencyjnej.
• Oferta musi zawierać 2 propozycje menu dla każdego z obiadów oraz uwzględniać opcje wegetariańskie.
• Wykonawca zapewni na czas spotkania pulę bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników spotkania. Liczbę miejsc parkingowych Wykonawca przedstawi w formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego ogłoszenia.

Kryterium wyboru ofert

• Zamawiający dokona oceny ofert złożonych w terminie i na właściwym formularzu (załącznik nr 1).
• Kryteriami oceny ofert jest cena – 100%.
• Kryterium „cena” (C) będzie liczone wg następującego wzoru: Cena brutto oferty z najniższą ceną / Cena brutto oferty badanej X 100 = liczba punktów.

• Oferta, która otrzyma łącznie największą liczbę punktów zostanie uznana za najkorzystniejszą.

Osobą uprawnioną do kontaktów w ramach niniejszego postępowania ze strony Zamawiającego jest Pani Angelika Sadurska-Siedlecka (nr tel. 81 466 16 24), e-mail: angelika.sadurska@lublin.eu.

Niniejsze zapytanie jest zapytaniem ofertowym nie objętym przepisami Prawo zamówień publicznych. Zamawiający zastrzega sobie prawo do modyfikacji i unieważnienia procedury wyboru Wykonawcy bez podania przyczyny. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji z wybranym Wykonawcą, modyfikacji złożonych ofert w zakresie ostatecznej wartości zamówienia w związku z uszczegółowieniem zakresu zamówienia, liczbie uczestników, terminu i miejsca jego wykonania. O ewentualnym wyborze Państwa oferty zostaniecie Państwo poinformowani drogą mailową.

Zamawiający informuje, że w wyniku przeprowadzonego postępowania Zamówienie udzielone zostanie:

Konsorcjum 2 Sp. z o.o. z siedzibą w Rzeszowie, ul. Piłsudskiego 44, 35-001 Rzeszów zarządzające Hotelem Victoria Lublin, ul. Narutowicza 58/60, 20-016 Lublin.