Usługa hotelarska wraz ze śniadaniem, wynajem sali konferencyjnej oraz usługa gastronomiczna w ramach wizyty studyjnej przedstawicieli Lubelskiego Obszaru Funkcjonalnego w Obszarze Metropolitalnym Gdańsk-Gdynia-Sopot

W związku z funkcjonowaniem Biura Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych współfinansowanym ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020 oraz z budżetu Państwa, Urząd Miasta Lublin zaprasza do składania ofert na wykonaniu usługi zgodnie z poniższym opisem:

Przedmiot Zamówienia: Usługa hotelarska wraz ze śniadaniem, wynajem sali konferencyjnej oraz usługa gastronomiczna w ramach wizyty studyjnej przedstawicieli Lubelskiego Obszaru Funkcjonalnego w Obszarze Metropolitalnym Gdańsk-Gdynia-Sopot. Szczegóły:

1. Usługa hotelarska wraz ze śniadaniem – 3 noclegi w mieście Gdańsk, w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do wykorzystania jednoosobowego dla maksymalnie 36 osób w terminie 15-18 października 2019 r. (zakwaterowanie w dniu 15 października 2019 r., wymeldowanie w dniu 18 października 2019 r.)

UWAGA: Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia ilości pokojów o nie więcej niż 6, do minimalnej liczby 30. Zamawiający prześle Wykonawcy ostateczną listę uczestników wizyty studyjnej do 11 października 2019 r.

2. Wynajem sali konferencyjnej – dla ok. 45 osób w dniu 16 października 2019 r. w godzinach 9:00-15:00. Szczegółowe wymogi dotyczące sali:

• Klimatyzacja,
• Dostosowanie do osób z niepełnosprawnościami,
• Wyposażenie sali w laptop z pakietem Microsoft Office, projektor, ekran, flipchart, mikrofon, wskaźnik laserowy do prezentacji, dostęp do Internetu bezprzewodowego oraz przedłużacze,
• Zapewnienie obsługi technicznej sali oraz sprzętu,
• Zapewnienie serwisu kawowego w godzinach użytkowania sali oraz uzupełnianego w razie potrzeby. Serwis będzie zawierał co najmniej: ciastka, paluszki, napoje (kawa, herbata – co najmniej 3 rodzaje), soki (co najmniej 2 rodzaje), woda (gazowana i niegazowana), cytryna, mleko, cukier.

3. Usługa gastronomiczna – w dniach 15-17 października 2019 r. Szczegółowe informacje:

W dniu 15 października 2019 r.:

• Obiad zasiadany dla ok. 40 osób - menu zawierające: zupę, drugie danie, deser oraz napoje: soki, woda gazowana i niegazowana, kawa, herbata (wymagane jest przesłanie dwóch propozycji menu oraz uwzględnienie opcji wegetariańskich).
• Kolacja zasiadana dla ok. 40 osób – menu zawierające: przystawki ciepłe i zimne, ciepłe danie, deser oraz napoje: soki, woda gazowana i niegazowana, kawa, herbata (wymagane jest przesłanie dwóch propozycji menu oraz uwzględnienie opcji wegetariańskich).

W dniu 16 października 2019 r.:

• Obiad zasiadany dla ok. 45 osób - menu zawierające: zupę, drugie danie, deser oraz napoje: soki, woda gazowana i niegazowana, kawa, herbata (wymagane jest przesłanie dwóch propozycji menu oraz uwzględnienie opcji wegetariańskich).
• Kolacja zasiadana dla ok. 45 osób - menu zawierające: przystawki ciepłe i zimne, danie ciepłe, deser oraz napoje: soki, woda gazowana i niegazowana, kawa, herbata (wymagane jest przesłanie dwóch propozycji menu oraz uwzględnienie opcji wegetariańskich).

W dniu 17 października 2019 r.:

• Uroczysta kolacja dla ok. 50 osób – przystawki ciepłe i zimne, dwa ciepłe dania, deser oraz napoje: soki, woda gazowana i niegazowana, kawa, herbata (wymagane jest przesłanie dwóch propozycji menu oraz uwzględnienie opcji wegetariańskich). Sala, w której odbywać się będzie uroczysta kolacja powinna być odseparowana od pozostałych gości hotelowych i dostępna do użytku minimum do północy.

UWAGA: Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia lub zwiększenia ilości posiłków podczas poszczególnych obiadów oraz kolacji. O ich ostatecznej ilości Zamawiający poinformuje Wykonawcę dzień przed terminem zameldowania w hotelu.
Wykonawca wystawi fakturę z uwzględnieniem faktycznej ilości wydanych posiłków.

Termin i sposób złożenia oferty

Oferty należy składać na wypełnionym formularzu ofertowym, którego wzór stanowi Załącznik nr 1 – Formularz oferty, wyłącznie w wersji elektronicznej (skan oferty) na adres: zit@lublin.eu do 11 września 2019 r. do godziny 12:00.

Warunki udziału w postępowaniu na udzielenie przedmiotowego zamówienia:

• Hotel musi znajdować się w maksymalnej odległości 2 km od siedziby Stowarzyszenia Obszar Metropolitalny Gdańsk-Gdynia-Sopot (ul. Długi Targ 39/40, 80-830 Gdańsk).
• Hotel musi posiadać kategorię oznaczoną co najmniej trzema gwiazdkami (w rozumieniu przepisów §2 ust. 2 pkt. 1 Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie).
• Ofertę należy złożyć na wypełnionym i podpisanym formularzu oferty (załącznik nr 1). Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
• Oferty składane przez pośredników nie będą oceniane.

Kryteria wyboru oferty:

Cena – 100%

Kontakt

Osobą wyznaczoną do kontaktu w sprawie zamówienia jest Pan Radosław Kasprzyk, tel: 081 466 16 25 e-mail: rkasprzyk@lublin.eu

Niniejsze zapytanie jest zapytaniem ofertowym nie objętym przepisami Prawo zamówień publicznych. Zamawiający zastrzega sobie prawo do modyfikacji i unieważnienia procedury wyboru Wykonawcy bez podania przyczyny. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji z wybranym Wykonawcą, modyfikacji złożonych ofert w zakresie ostatecznej wartości zamówienia w związku z uszczegółowieniem zakresu zamówienia, liczby uczestników, terminu i miejsca jego wykonania. O ewentualnym wyborze Państwa oferty zostaniecie Państwo poinformowani drogą mailową.

Postępowanie zostało unieważnione.