Przygotowanie i przeprowadzenie dla przedsiębiorców z obszaru funkcjonalnego projektu spotkań warsztatowych i doradczych z zakresu brandingu, ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień związanych z reklamą zewnętrzną

W związku z realizacją projektu „Rewitalizacja obszaru ulicy Lubartowskiej i dawnego Podzamcza poprzez ożywienie obszaru za pomocą zintegrowanej poprawy zarządzania zasobem komunalnym, działań społecznych i poprawy stanu zabudowy zabytkowej – uzupełnienie Programu Rewitalizacji Lublina dla wskazanego obszaru”, współfinansowanego z Funduszu Spójności i budżetu państwa w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020, Gmina Lublin prosi o wycenę i złożenie ofert na realizację następującej usługi:

przygotowanie i przeprowadzenie dla przedsiębiorców z obszaru funkcjonalnego projektu spotkań warsztatowych i doradczych z zakresu brandingu, ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień związanych z reklamą zewnętrzną

I. SZCZEGÓŁY OFERTY:

Celem niniejszego zapytania jest wybór najlepszej oferty na realizację usługi polegającej na przygotowaniu koncepcji wsparcia i przeprowadzeniu spotkań w formie dostosowanej do potrzeb przedsiębiorców dotyczących brandingu ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień związanych z reklamą zewnętrzną na obszarze projektu.

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

1. Termin realizacji usługi: do 29 marca 2019 roku.
2. Miejsce wykonania usługi: w granicach administracyjnych miasta Lublin.
3. Czas trwania szkoleń grupowych: 2 spotkania po 5 godzin.
4. Czas trwania indywidulanych spotkań doradczych dla każdego z uczestników: 2 spotkania po 1,5 godziny.
5. Wykonawca zapewni poczęstunek podczas spotkania grupowego (woda gazowana, woda niegazowana, napoje, ciastka itp.).
6. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji programu szkoleń zgodnie z propozycją złożoną w odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe. Ewentualne zmiany mogą zostać wprowadzone w zależności od potrzeb uczestników, jednakże wymagają wcześniejszego poinformowania Zamawiającego.
7. Wykonawca odpowiada za rekrutację uczestników (min. 10 przedsiębiorców z obszaru projektu, zwanych dalej uczestnikami projektu) oraz za promocję szkoleń.
8. Promocja inicjatywy w mediach społecznościowych.
9. Wykonanie, w ścisłej współpracy z uczestnikiem projektu, projektu wybranego elementu reklamy zewnętrznej.
10. Uzyskanie niezbędnych konsultacji, w tym z Miejskim Konserwatorem Zabytków, zaproponowanych rozwiązań pod kątem ich spójności z polityką miejską w zakresie reklamy zewnętrznej.
11. Wykonanie, w następstwie szkoleń, wybranych wraz z przedsiębiorcą elementów reklamy zewnętrznej (np. szyld, okno wystawowe, tablica itp.). Każdy z wykonanych elementów ma nawiązywać do charakteru obszaru projektu i uwzględniać specyfikę pobliskiego Starego Miasta.
12. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia i przekazania Zamawiającemu dokumentacji związanej z realizacją szkoleń (listy obecności)

III. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:

Spotkanie grupowe oraz szkolenia indywidualne muszą się odbyć w granicach administracyjnych miasta Lublin.

Na potwierdzenie spełnienia tego warunku oferent musi wykazać w formie dokumentu lub oświadczenia osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu, że zostaje mu on przekazany do dyspozycji w wymaganym zakresie i terminie.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają:

1. doświadczenie zawodowe oraz kwalifikacje niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia;
2. dysponują odpowiednim potencjałem osobowym, tj. osobą/osobami posiadającą/ymi doświadczenie w branży reklamowej, w tym doświadczenie w projektowaniu (min. 10 projektów reklamy zewnętrznej w okresie ostatnich 3 lat przed dniem, w którym upływa termin składania ofert);
3. dysponują odpowiednim potencjałem osobowym, tj. osobą/osobami, która/e prowadziła/y min. 15 szkoleń z zakresu marketingu dla osób planujących prowadzić/prowadzących działalność gospodarczą, w okresie ostatnich 3 lat przed dniem, w którym upływa termin składania ofert.

Na potwierdzenie posiadanego doświadczenia zawodowego oraz kwalifikacji należy załączyć wykaz opracowań poświadczający spełnianie określonych powyżej warunków, tj.:

1. wykaz powinien zawierać imię i nazwisko osoby wyznaczonej do realizacji usługi, nazwę/krótki opis zrealizowanego projektu reklamowego, termin wykonania i wskazanie podmiotu, na rzecz którego było ono wykonywane;
2. wykaz powinien zawierać imię i nazwisko osoby wyznaczonej do realizacji usługi, nazwę przeprowadzonego szkolenia z marketingu, temat warsztatów, określenie grupy docelowej, która była odbiorcą szkolenia, termin wykonania i wskazanie podmiotu, na rzecz którego było ono wykonywane.

IV. OCENA OFERT:

1. Ocenione zostaną jedynie oferty spełniające wymagania formalne, zgodnie z pkt. III niniejszego zapytania.
2. Kryteria oceny:

a) Oferowana cena (40%)

W powyższym kryterium oceniana będzie cena brutto oferty.

Liczba punktów w tym kryterium będzie obliczona na podstawie poniższego wzoru:

(cena oferty najtańszej)/(cena oferty badanej) x 40

Oferta musi zawierać ostateczną sumaryczną cenę obejmującą wszystkie koszty związane z realizacją usługi niezbędne do jej wykonania z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (w tym podatek VAT w wysokości 23% dotyczy podmiotów będących płatnikiem podatku VAT).

Prawidłowe ustalenie należnej stawki podatku VAT należy do obowiązków Wykonawcy zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 – z późn. zm.).

b) Propozycja programu/głównych założeń szkoleń (30%)

W powyższym kryterium oceniana będzie propozycja programu/głównych założeń szkoleń wraz ze wskazaniem tematów na, które mają być poruszone na spotkaniu grupowym oraz indywidulanych spotkaniach doradczych.

Punkty zostaną przyznane przez członków Komisji na podstawie przesłanych koncepcji wykonania usługi. Każda osoba z komisji przyzna od 1 do 5 pkt każdej z ofert.

Punkty przyznane poszczególnym ofertom zostaną zsumowane i podzielone przez liczbę Członków Komisji.

Liczba punktów zostanie przyznana zgodnie z poniższym wzorem:

(CK1 + CK2 + CK3)/N x 6

CK – Członkowie Komisji
N – liczba Członków Komisji

c) Doświadczenie oferenta (15%)

W powyższym kryterium oceniane będzie doświadczenie osoby/osób zaangażowanej/ych w realizację usługi w branży reklamowej, w tym doświadczenie w projektowaniu min. 10 projektów reklamy zewnętrznej w okresie ostatnich 3 lat przed dniem, w którym upływa termin składania ofert.

Punkty zostaną przyznane w zależności od liczby wykonanych przez osobę zaangażowaną do realizacji projektu projektów reklamowych.

Punkty zostaną przyznane według następujących zasad:

- liczba wykonanych projektów:

• 10 - 12 – 5 punktów,
• 13 – 15 – 10 punktów,
• powyżej 15 – 15 punktów

Na potwierdzenie należytego wykonania usług wskazanych w ofercie należy załączyć dokumenty potwierdzające, że te usługi zostały wykonanie należycie, wystawione przez odbiorców usługi (referencje lub protokół zdawczo-odbiorczy).

d) Doświadczenie osób prowadzących zajęcia dla uczestników projektu (15%)

W powyższym kryterium oceniane będzie doświadczenie osoby/osób zaangażowanej/ych w realizacji usługi, która/e przeprowadziła/y min. 15 warsztatów z zakresu marketingu dla osób planujących/prowadzących działalność gospodarczą w okresie ostatnich 3 lat przed dniem, w którym upływa termin składania ofert. (15%).

Punkty zostaną przyznane według następujących zasad:

- liczba przeprowadzonych szkoleń:

• 15 - 20 – 5 punktów,
• 21 – 26 – 10 punktów,
• powyżej 26 – 15 punktów

Na potwierdzenie spełnienia ww. warunków Wykonawca przedstawia dokumenty potwierdzające, że te usługi zostały wykonanie należycie, wystawione przez odbiorców usługi (referencje lub protokół zdawczo-odbiorczy) oraz oświadczenie o dysponowaniu potencjałem osobowym wraz z CV osoby/osób zdolnymi do wykonania zamówienia).

V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

Termin składania ofert: do dnia 14 lutego 2019 r. do godziny 08:30

Ofertę, wraz ze skanami dokumentów niezbędnych do oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz do oceny oferty (dokumenty wskazane w pkt. III i IV, tj.: wykazy potwierdzające doświadczenie i kwalifikacje, referencje/protokoły zdawczo-odbiorcze, oświadczenie o dysponowaniu potencjałem osobowym wraz z CV osoby/osób zdolnymi do wykonania zamówienia oraz koncepcje wykonania usługi), a także podpisany załącznik 1, należy przesłać na adres poczty elektronicznej: e-mail: (Wydział Projektów Nieinwestycyjnych, Urząd Miasta Lublin).

Osoby do kontaktu:

W kwestiach dotyczących formalności związanych ze składaniem ofert:

Karolina Drabik, e-mail: , tel. 81 466 28 86

W kwestiach dotyczących zakresu merytorycznego opracowania:

Honorata Kępowicz-Olszówka, e –mail: , tel. 81 466 25 07

Osoba fizyczna powinna w treści swojej oferty umieścić oświadczenie:

"Oświadczam, że rezygnuję z prawa do prywatności, o którym mowa w art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2016 r., poz. 1764) dotyczącego ochrony danych osobowych, w zakresie mojego imienia i nazwiska, na potrzeby odpowiedzi na wnioski o udzielenie informacji publicznej dotyczące niniejszego postępowania”.

Niniejsze zapytanie nie stanowi czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w rozumieniu przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, ani nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy.

W niniejszym postępowaniu zamawiający przewiduje możliwość wezwania wykonawców do złożenia uzupełnień oraz wyjaśnień dotyczących przesłanych ofert, a także poprawienia, w uzgodnieniu z wykonawcą, oczywistych lub nieistotnych omyłek w ofercie wykonawcy.

Zamawiający zastrzega, że niniejsze zapytanie może zostać odwołane jeżeli nastąpi zmiana okoliczności powodująca, że udzielenie zamówienia nie leży w interesie publicznym.

Zamawiający zastrzega sobie prawo podjęcia negocjacji z wybranymi lub wybranym wykonawcą celem uzyskania możliwie korzystnych warunków zamówienia.

O ewentualnym wybraniu Państwa oferty zostaniecie Państwo poinformowani drogą elektroniczną.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania Państwa danych osobowych znajduje się w załączniku nr 1 do niniejszego ogłoszenia.

Mapa obszaru projektu stanowi załącznik nr 2 do niniejszego ogłoszenia.