Biuro Obsługi Kancelaryjnej
Data utworzenia: 03-11-2008
Kierownik komórki organizacyjnej
Iwona Woźniak
Symbol komórki organizacyjnej
OK
Departament
Departament Organizacji i Administracji
Adres
ul. Spokojna 2 p. 511, 20-074 Lublin
Telefon
81 466 1250
Faks
81 466 1251
Adres e-mail
Godziny pracy
W Biurze Obsługi Kancelaryjnej pracownicy zatrudnieni na wieloosobowym stanowisku pracy - goniec wykonują swoje czynności od poniedziałku do piątku pomiędzy godzinami 7.30 - 20.00.
Dla pozostałych pracowników Biura Obsługi Kancelaryjnej ustala się czas pracy w cyklu tygodniowym od poniedziałku do piątku w godzinach 7.30 - 15.30, zgodnie z Regulaminem Pracy Urzędu Miasta Lublin, stanowiącym załącznik do zarządzenia nr 50/6/2012 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 18 czerwca 2012 r. (j.t. Obwieszczenie Prezydenta Miasta Lublin z dnia 10 października 2023 r.).
Zakres działania
Biuro Obsługi Kancelaryjnej realizuje w szczególności zadania z zakresu:
- zarządzania i administrowania w Urzędzie i w miejskich jednostkach oświatowych, zwanych dalej „JOW”, teleinformatycznymi systemami obsługi spraw i dokumentów, pełniącymi funkcję systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją, zwanymi dalej „Systemami EZD”, dla spraw realizowanych w ramach elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz informatycznych systemów wspomagających dla spraw prowadzonych tradycyjnie;
- monitorowania zmian przepisów kancelaryjno-archiwalnych oraz innych przepisów określających wymagania dla zarządzania dokumentacją, w tym elektroniczną, lub dla Systemów EZD oraz zgłaszania potrzeb dostosowywania Systemów EZD lub ich integracji, normatywów kancelaryjnych Urzędu i JOW, w tym prowadzenia niezbędnych uzgodnień z Archiwum Państwowym w Lublinie, do nowych rozwiązań prawnych lub technologicznych;
- opracowywania i wdrażania standardów, procedur oraz instrukcji zapewniających właściwy tryb postępowania i wykorzystywania przez użytkowników funkcjonalności dostępnych w Systemach EZD dla zapewnienia prawidłowego zarządzania dokumentacją;
- współpracy przy wdrażaniu integracji Systemów EZD z innymi systemami informatycznymi lub aplikacjami, w tym operatora pocztowego (celem elektronizacji dokumentowania wysyłki), ze środowiskiem doręczeń elektronicznych lub innymi publicznymi środkami komunikacji elektronicznej, służącymi do elektronicznego doręczania dokumentów;
- współpracy przy wdrażaniu w komórkach organizacyjnych i stanowiskach pracy w departamentach informatycznych systemów lub aplikacji dziedzinowych, jeżeli służyć one mają dokumentowaniu czynności kancelaryjnych lub obowiązek dokumentowania w nich przebiegu załatwiania spraw dla określonych rodzajów dokumentacji wynika z przepisów szczególnych;
- współpracy z koordynatorem czynności kancelaryjnych w bieżącym nadzorowaniu prawidłowości wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do prowadzonych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw w Urzędzie oraz doradzania i instruktażu w tym zakresie pracownikom Urzędu;
- prowadzenia składu chronologicznego „OK – Skład chronologiczny” dla dokumentacji nieelektronicznej stanowiącej akta spraw prowadzonych w Urzędzie w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) na zasadach określonych odrębnym zarządzeniem Prezydenta;
- obsługi wpływającej do kancelarii ogólnej Urzędu korespondencji w postaci tradycyjnej i elektronicznej poprzez rejestrowanie przesyłek w elektronicznym systemie obsługi spraw i dokumentów Urzędu oraz ich rozdział do komórek organizacyjnych i stanowisk pracy w departamentach;
- zapewnienia ekspediowania urzędowych przesyłek wychodzących poprzez operatora pocztowego lub organizowania doręczania korespondencji przez pracowników Urzędu oraz nadzór nad prawidłową realizacją doręczeń;
- obsługi doręczeń zastępczych zlecanych przez sądy, organy administracji publicznej, urzędy skarbowe lub inne uprawnione instytucje publiczne oraz przekazywanie informacji wnoszącym o sposobie realizacji doręczenia zastępczego;
- podawania do publicznej wiadomości na urzędowej Elektronicznej Tablicy Ogłoszeń (ETO) ogłoszeń, informacji, zawiadomień od uprawnionych organów, instytucji publicznych i podmiotów, prowadzenia urzędowego rejestru ogłoszeń oraz potwierdzania terminów publikacji na ETO stronom i podmiotom uprawnionym.
Data | Użytkownik | Zmiany | Zapisane wersje |
---|---|---|---|
14-08-2012 | Agnieszka Ferenc | Zmiana treści dokumentu: aktualizacja zakresu zadań Biura na podstawie zarządzenia nr 105/7/2012 z 30 lipca 2012 r. | Zobacz |
01-03-2011 | Anna Piasecka | Zmiana treści dokumentu: aktualizacja zakresu działania komórki na podstawie zarządzenia 100/2011 | Zobacz |
18-11-2009 | Joanna Krzemińska | Zmiana treści dokumentu: korekta nr tel | Zobacz |
28-09-2009 | Joanna Krzemińska | Zmiana treści dokumentu: zmiana zakresu działania komórki | Zobacz |
07-07-2009 | Joanna Krzemińska | Zmiana treści dokumentu: dodanie inf. zakres działania | Zobacz |
18-06-2009 | Joanna Krzemińska | Zmiana treści dokumentu: uzupełnienie inf. czasu pracy | Zobacz |
17-03-2009 | Anna Piasecka | Zmiana treści dokumentu: zmiana ulicy i kodu pocztowego | Zobacz |
03-11-2008 | Anna Piasecka | Utworzenie dokumentu | Zobacz |