Biuro Obsługi Kancelaryjnej
Data utworzenia: 03-11-2008
Kierownik komórki organizacyjnej
Iwona Woźniak
Symbol komórki organizacyjnej
OK
Departament
Departament Organizacji i Administracji
Adres
ul. Spokojna 2 p. 511, 20-074 Lublin
Telefon
81 466 1250
Faks
81 466 1251
Adres e-mail
Godziny pracy
W Biurze Obsługi Kancelaryjnej pracownicy zatrudnieni na wieloosobowym stanowisku pracy - goniec wykonują swoje czynności od poniedziałku do piątku pomiędzy godzinami 7.30 - 20.00.
Dla pozostałych pracowników Biura Obsługi Kancelaryjnej ustala się czas pracy w cyklu tygodniowym od poniedziałku do piątku w godzinach 7.30 - 15.30, zgodnie z Regulaminem Pracy Urzędu Miasta Lublin, stanowiącym załącznik do zarządzenia nr 50/6/2012 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 18 czerwca 2012 r. (j.t. Obwieszczenie Prezydenta Miasta Lublin z dnia 10 października 2023 r.).
Zakres działania
Biuro Obsługi Kancelaryjnej realizuje w szczególności zadania z zakresu:
- zarządzania i administrowania w Urzędzie i w miejskich jednostkach oświatowych, zwanych dalej „JOW”, teleinformatycznymi systemami obsługi spraw i dokumentów, pełniącymi funkcję systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją, zwanymi dalej „Systemami EZD”, dla spraw realizowanych w ramach elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz informatycznych systemów wspomagających dla spraw prowadzonych tradycyjnie;
- monitorowania zmian przepisów kancelaryjno-archiwalnych oraz innych przepisów określających wymagania dla zarządzania dokumentacją, w tym elektroniczną, lub dla Systemów EZD oraz zgłaszania potrzeb dostosowywania Systemów EZD lub ich integracji, normatywów kancelaryjnych Urzędu i JOW, w tym prowadzenia niezbędnych uzgodnień z Archiwum Państwowym w Lublinie, do nowych rozwiązań prawnych lub technologicznych;
- opracowywania i wdrażania standardów, procedur oraz instrukcji zapewniających właściwy tryb postępowania i wykorzystywania przez użytkowników funkcjonalności dostępnych w Systemach EZD dla zapewnienia prawidłowego zarządzania dokumentacją;
- współpracy przy wdrażaniu integracji Systemów EZD z innymi systemami informatycznymi lub aplikacjami, w tym operatora pocztowego (celem elektronizacji dokumentowania wysyłki), ze środowiskiem doręczeń elektronicznych lub innymi publicznymi środkami komunikacji elektronicznej, służącymi do elektronicznego doręczania dokumentów;
- współpracy przy wdrażaniu w komórkach organizacyjnych i stanowiskach pracy w departamentach informatycznych systemów lub aplikacji dziedzinowych, jeżeli służyć one mają dokumentowaniu czynności kancelaryjnych lub obowiązek dokumentowania w nich przebiegu załatwiania spraw dla określonych rodzajów dokumentacji wynika z przepisów szczególnych;
- współpracy z koordynatorem czynności kancelaryjnych w bieżącym nadzorowaniu prawidłowości wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do prowadzonych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw w Urzędzie oraz doradzania i instruktażu w tym zakresie pracownikom Urzędu;
- prowadzenia składu chronologicznego „OK – Skład chronologiczny” dla dokumentacji nieelektronicznej stanowiącej akta spraw prowadzonych w Urzędzie w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) na zasadach określonych odrębnym zarządzeniem Prezydenta;
- obsługi wpływającej do kancelarii ogólnej Urzędu korespondencji w postaci tradycyjnej i elektronicznej poprzez rejestrowanie przesyłek w elektronicznym systemie obsługi spraw i dokumentów Urzędu oraz ich rozdział do komórek organizacyjnych i stanowisk pracy w departamentach;
- zapewnienia ekspediowania urzędowych przesyłek wychodzących poprzez operatora pocztowego lub organizowania doręczania korespondencji przez pracowników Urzędu oraz nadzór nad prawidłową realizacją doręczeń;
- obsługi doręczeń zastępczych zlecanych przez sądy, organy administracji publicznej, urzędy skarbowe lub inne uprawnione instytucje publiczne oraz przekazywanie informacji wnoszącym o sposobie realizacji doręczenia zastępczego;
- podawania do publicznej wiadomości na urzędowej Elektronicznej Tablicy Ogłoszeń (ETO) ogłoszeń, informacji, zawiadomień od uprawnionych organów, instytucji publicznych i podmiotów, prowadzenia urzędowego rejestru ogłoszeń oraz potwierdzania terminów publikacji na ETO stronom i podmiotom uprawnionym.
Podmiot udostępniający informację: Urząd Miasta Lublin
Odpowiedzialny za treść informacji: Piasecka Anna - Administrator
Wytworzył informację: Piasecka Anna - Administrator
Czas wytworzenia informacji: 03-11-2008
Informację wprowadził: Piasecka Anna - Administrator
Czas udostępnienia informacji/modyfikacji: 2023-10-19 12:52:41
Ostatnio modyfikował: Monika Kowal
Wersja: 36
Data | Użytkownik | Zmiany | Zapisane wersje |
---|---|---|---|
19-10-2023 12:52 | Monika Kowal | aktualizacja tekstu jednolitego Regulaminu Pracy UML | Wersja aktualnie wyświetlana |
04-05-2023 09:51 | Monika Kowal | aktualizacja zadań na podstawie zarządzenia nr 94/4/2023 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 28 kwietnia 2023 r. | Zobacz |
01-02-2023 12:22 | Monika Kowal | aktualizacja infomacji na podstawie zarządzenia nr 90/1/2023 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 16 stycznia 2023 r. | Zobacz |
09-01-2023 09:45 | Agnieszka Ferenc | aktualizacja zadań na podstawie zarządzenia nr 97/12/2022 PML z dnia 22 grudnia 2022 r. | Zobacz |
04-11-2022 15:01 | Agnieszka Ferenc | aktualizacja daty tekstu jednolitego Regulaminu Pracy UML | Zobacz |
23-05-2022 09:54 | Monika Kowal | aktualizacja dokumentu na podstawie zarządzenia PML nr 64/5/2022 | Zobacz |
03-01-2022 10:46 | Agnieszka Ferenc | aktualizacja Obwieszczenia PML | Zobacz |
19-07-2021 11:16 | Edyta Siczek | aktualizacja dokumentu (Reg. Pracy) | Zobacz |
08-06-2021 08:32 | Agnieszka Poleszak-Brodziak | aktualizacja nr zarządzenia dot. organizacji obsługi klientów UML w okresie stanu epidemii | Zobacz |
10-05-2021 11:15 | Edyta Siczek | aktualizacja nr zarządzenia dot. organizacji obsługi klientów UML w okresie stanu epidemii | Zobacz |
15-04-2021 09:36 | Agnieszka Poleszak-Brodziak | aktualizacja danych adresowych na podstawie e-maila z dn. 15.4.2021 od E. Dąbrowskiej-Majek z OR | Zobacz |
23-03-2021 09:19 | Monika Kowal | aktualizacja nr zarządzenia dot. organizacji obsługi klientów UML w okresie stanu epidemii | Zobacz |
02-03-2021 08:04 | Agnieszka Ferenc | aktualizacja nr zarządzenia dot. organizacji obsługi klientów UML w okresie stanu epidemii | Zobacz |
01-03-2021 10:55 | Agnieszka Poleszak-Brodziak | aktualizacja dokumentu na podstawie dokumentu Mdok nr 25532/02/2021 | Zobacz |
03-02-2021 09:10 | Monika Kowal | uzupełnienie "z późn. zm." | Zobacz |