INSTRUKCJA w sprawie obiegu i kontroli dokumentów (dowodów księgowych) w Urzędzie Miejskim w Lublinie Część I - Ogólna § 1 1. Instrukcja ustala zasady sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych oraz ich przechowywania i archiwizowania. 2. Instrukcja opracowana została w oparciu o postanowienie ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. Nr 121 poz. 591 z późn. zm.). 3. Instrukcja uwzględnia organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Miejskiego określone uchwałą Nr 343/XXII/2000 Rady Miejskiej w Lublinie z dnia 13 kwietnia 2000 roku w sprawie uchwalenia regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Lublinie. § 2 1. Nieprzestrzeganie postanowień instrukcji stanowi naruszenie obowiązków służbowych, za które w stosunku do osób winnych będą wyciągane wnioski służbowe i dyscyplinarne. 2. Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych zobowiązani są do zapoznania wszystkich pracowników z postanowieniami niniejszej instrukcji oraz z odpowiedzialnością za jej nieprzestrzeganie w zakresie powierzonych im obowiązków służbowych. § 3 1. Sprawy nie objęte niniejszą instrukcją zostały uregulowane odrębnymi instrukcjami a mianowicie: - instrukcją w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości oraz ustalenia zakładowego planu kont dla budżetu miasta oraz Urzędu Miejskiego w Lublinie - instrukcją w sprawie zasad gospodarki kasowej i ochrony wartości pieniężnych w Urzędzie Miejskim w Lublinie - instrukcją w sprawie podstawowych zasad organizacji, przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji majątku w Urzędzie Miejskim w Lublinie - instrukcją gospodarki materiałowej - instrukcją w sprawie zasad prowadzenia gospodarki drukami ścisłego zarachowania w Urzędzie Miejskim w Lublinie. § 4 1. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o: - ustawie, należy rozumieć ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości - jednostce, oznacza to Urząd Miejski w Lublinie - kierowniku jednostki, oznacza to Prezydenta Miasta Lublina - komórce organizacyjnej, oznacza to Wydział, Biuro Rady Miejskiej, Urząd Stanu Cywilnego, Miejski Inspektorat Ochrony Środowiska, Komendę Straży Miejskiej oraz Kancelarię Prezydenta - dyrektorze Wydziału - należy przez to rozumieć Dyrektora Wydziału, Komendanta Straży Miejskiej, Kierownika Zespołu w Kancelarii Prezydenta, dyrektora lub kierownika komórki organizacyjnej na prawach wydziału. § 5 1. Nadzór merytoryczny i koordynację nad całością funkcjonowania systemu obiegu i kontroli dowodów księgowych określoną niniejszą instrukcją powierzam Skarbnikowi Miasta. 2. W celu realizacji swoich zadań Skarbnik Miasta ma prawo: a) wnioskować określenie trybu, według którego mają być wykonywane przez wydziały prace niezbędne dla zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz księgowości i sprawozdawczości finansowej, b) żądać od wydziałów udzielenia w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem informacji i wyjaśnień, c) żądać od wydziałów usunięcia w wyznaczonym terminie nieprawidłowości dotyczących zwłaszcza: - przyjmowania, wystawiania, obiegu i kontroli dokumentów - przebiegu realizacji budżetu. 3. Skarbnik Miasta może wystąpić do kierownika jednostki z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli określonych zagadnień, które leżą w zakresie jego działania. Część II - Zadania, rodzaje oraz zasady wykonywania kontroli wewnętrznej § 6 1. Głównym zadaniem kontroli wewnętrznej jest zapewnienie: sprawności organizacyjnej, prawidłowego przebiegu wykonywania planowanych zadań, zabezpieczenie i ochrona mienia komunalnego, wykrywanie błędów i niedociągnięć. 2. Warunkiem skutecznego działania systemu kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miejskim jest jego decentralizacja polegająca na tym, iż zarówno Skarbnik, jak i dyrektorzy wydziałów sprawują funkcję kontroli w wyznaczonym im zakresie działania, określonym w regulaminie organizacyjnym Urzędu Miejskiego. Kontrolę wewnętrzną wykonują również pracownicy upoważnieni do wykonywania określonych czynności kontrolnych. Warunkiem skutecznego działania systemu kontroli wewnętrznej jest bieżące aktualizowanie zakresów czynności pracowników. 3. Prawidłowością kontroli wewnętrznej jest rozgraniczenie czynności wykonawczych od kierowniczych oraz stosowanie zasady wykluczającej możliwość dokonywania przez jednego pracownika wszystkich czynności związanych z realizacją i udokumentowaniem operacji gospodarczej od początku do końca. § 7 1. Do podstawowych zadań kontroli wewnętrznej należy ustalenie na podstawie obowiązujących przepisów prawnych legalności, gospodarności i celowości poszczególnych operacji gospodarczych. 2. Kontrola wewnętrzna przeprowadzana jest w trzech etapach jako: - kontrola wstępna - kontrola bieżąca - kontrola następna a) kontrola wstępna polega na badaniu zamierzonych decyzji i operacji gospodarczych Odbywa się ona z punktu widzenia legalności, gospodarności i celowości. Celem kontroli wstępnej jest zapobieganie naruszeniu przepisów, niegospodarności lub podjęcia decyzji, które mogłyby spowodować szkodę gospodarczą lub przyczynić się do powstania nieprawidłowości i nadużyć. Kontrolą wstępną objęte są dokumenty, które mogą spowodować zmianę stanu majątkowego lub powstanie zobowiązań pieniężnych, a w szczególności: - projekty umów, zamówień, zleceń itp. - projekty planów, porozumień, przedsięwzięć. b) kontrola bieżąca polega na badaniu czynności i wszelkiego rodzaju operacji podczas ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy wykonanie to przebiega prawidłowo i zgodnie z limitami wydatków, kwotami kosztorysów, normami zużycia, przepisami, zasadami racjonalnego i efektywnego gospodarowania itp. W ramach bieżącej kontroli bada się również rzeczywisty stan rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz prawidłowość ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem, uszkodzeniem i innymi szkodami. Kontrolę bieżącą obowiązani są przeprowadzać w ramach samokontroli własnego działania wszyscy pracownicy na stanowiskach kierowniczych oraz pracownicy zobowiązani do spełniania określonych czynności kontrolnych. c) kontrola następna polega na badaniu operacji lub działań gospodarczych już zrealizowanych na podstawie odzwierciedlających je dokumentów. Kontrola następna prowadzona jest głównie przez ogniwa kontroli instytucjonalnej a także pracowników zobowiązanych do nadzoru i kontroli prawidłowości wykonanych zadań z tytułu funkcji kierowniczej. Dowodem jej przeprowadzenia jest akceptacja tych dokumentów przez dyrektora wydziału odpowiedzialnego za realizację danego zadania. W przypadku dokumentów powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych wymagana jest kontrasygnata Skarbnika Miasta lub osoby przez niego upoważnionej. Projekty umów przed ich podpisaniem i kontrasygnowaniem podlegają zaopiniowaniu przez radcę prawnego Urzędu. W wyniku kontroli, która ujawniła nieprawidłowości winny być podjęte czynności pokontrolne, mające na celu usunięcie stwierdzonych usterek i błędów, likwidację ich przyczyn i skutków, zapobieżenie im w przyszłości oraz usprawnienie badanej działalności, a także zastosowanie ewentualnych sankcji wobec osób odpowiedzialnych za powstanie nieprawidłowości i strat. § 8 1. Zasady wykonywania czynności kontrolnych są następujące: a/ na dowód dokonania kontroli wewnętrznej dokumentu kontrolujący opatruje go podpisem, imienną pieczęcią oraz datą b/ w razie ujawnienia nieprawidłowości w toku dokonywania kontroli wstępnej kontrolujący obowiązany jest: - zwrócić niezwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym komórkom z wnioskiem o dokonanie odpowiednich zmian lub uzupełnień - odmówić podpisu dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami zawiadamiając jednocześnie swojego przełożonego o ujawnionym fakcie, c/ w razie ujawnienia w toku kontroli bieżącej i następnej nieprawidłowego przebiegu operacji gospodarczych kontrolujący obowiązany jest zawiadomić o tym bezpośredniego przełożonego oraz podjąć wspólnie niezbędne kroki mające na celu usunięcie wykrytych nieprawidłowości, d/ w razie ujawnienia w toku kontroli nadużycia, kontrolujący obowiązany jest zawiadomić niezwłocznie o tym Skarbnika Miasta, a ten Prezydenta Miasta, jak również zabezpieczyć dokumenty i przedmioty stanowiące dowód nadużycia, e/ osoby odpowiedzialne za kontrolę danego odcinka działalności obowiązane są ustalić rozmiary nadużycia, przyczyny jego powstania i osoby odpowiedzialne. Część III - Szczegółowe zasady obiegu i kontroli dokumentów (dowodów księgowych). A. Pojęcie i rodzaje dowodów księgowych § 9 1. Pojęciem dokumentu określa się każdy dokument świadczący o zaszłych lub zmierzających czynnościach (przedsięwzięciach) albo stwierdzający pewien stan rzeczy. W odróżnieniu od ogólnego dokumentu, dowodem księgowym nazywamy tę część odpowiednio opracowanych dokumentów, które stanowią dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej i podlegają ewidencji księgowej. Dowody te są podstawowym uzasadnieniem zapisów księgowych. 2. Oprócz spełnienia roli jaką jest uzasadnienie zapisów księgowych oraz odzwierciedlenie operacji gospodarczych, prawidłowo, rzetelnie i starannie opracowane dowody księgowe mają za zadanie: a) stworzenie podstaw zarządzania, kontroli i badania przebiegu operacji gospodarczych, szczególnie z punktu widzenia legalności, celowości i gospodarności, b) stworzenie podstaw dochodzenia praw i udowodnienia dopełnienia obowiązków, c) stworzenie podstaw sprawozdawczości finansowej i bilansu jednostki. § 10 1. Zgodnie z ustawą o rachunkowości za prawidłowy uważa się dowód księgowy stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem zawierający co najmniej: a) określenie rodzaju dowodu (faktura, lista płacy itp.), b) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, c) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe określoną także w jednostkach naturalnych, d) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu, e) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, f) stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych tj. podanie symboli kont na których operacja podlega zaewidencjonowaniu wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, g) obowiązujące klauzule potwierdzające poddanie dowodu księgowego kontroli pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym. W przypadku udokumentowania operacji związanych z udzieleniem zamówień publicznych - zgodność tej operacji z obowiązującą ustawą o zamówieniach publicznych, h) numer identyfikacyjny dowodu. 2. Zasady wystawiania faktur VAT i not korygujących określają odrębne przepisy w tym zakresie. 3. Jeżeli w dowodzie księgowym podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej należy dokonać przeliczenia na walutę polską, po właściwym dla dnia dokonania operacji gospodarczej, kursie ustalonym przez Prezesa NBP. Wynik przeliczenia należy zamieścić bezpośrednio na dowodzie lub w sporządzonym załączniku do dowodu. Koszty zagranicznych podróży służbowych przelicza się na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu rozliczenia delegacji. 4. Na żądanie organów kontroli należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w obcym języku. § 11 1. Dowód księgowy winien być sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym przez właściwe komórki organizacyjne jednostki i na dowód sprawdzenia podpisany przez osoby upoważnione. 2. Kontrola merytoryczna polega na badaniu czy dokumenty obrazujące konkretną operację lub działanie gospodarcze są zgodne z obowiązującymi kierunkami działalności, na ustaleniu prawdziwości ich danych, celowości, zgodności z przepisami oraz na stwierdzeniu czy dowody wystawione zostały przez właściwe jednostki (komórki organizacyjne, stanowiska pracy itd.). Kontrola ta obejmuje również badanie czy zamierzone lub będące w trakcie realizacji operacje bądź działanie gospodarcze nie wykazują sprzeczności z obowiązującymi stawkami, cenami jednostkowymi, normami itp., czy mają pokrycie w planach finansowych oraz czy spełniają wymogi gospodarności. W ramach kontroli merytorycznej powinna być badana zgodność wykonanych prac z konkretnymi umowami (zleceniami) oraz sposób jej udokumentowania w postaci protokołów, dowodów przyjęcia i przekazania, potwierdzeń odbioru usług lub świadczeń itp. Ponadto kontrola ta obejmuje sprawdzenie czy dana operacja została przeprowadzona zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych. Dowody księgowe pod względem merytorycznym sprawdzają dyrektorzy wydziałów lub osoby przez nich upoważnione, a na dowód dokonanej kontroli opatrują je własnoręcznym podpisem, imienną pieczątką i datą. Upoważnienie powinno zawierać imię i nazwisko, stanowisko oraz zakres upoważnienia. Upoważnienie sporządza się w 3 egzemplarzach, oryginał otrzymuje osoba upoważniona, kopie przekazywane są do referatu ds. pracowniczych Wydziału Organizacyjnego oraz do referatu księgowości budżetowej Wydziału Finansowego. Wydział sprawdzający dowód księgowy pod względem merytorycznym wpisuje numer klasyfikacji budżetowej wydatku, którego dany dowód dotyczy tj. dział, rozdział, paragraf i zadanie. 3. Kontrola formalno-rachunkowa polega na ustaleniu czy dokumenty wystawione zostały w sposób technicznie prawidłowy, zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu określone w art. 21 ustawy o rachunkowości oraz że ich dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych. Kontroli tej dokonują pracownicy księgowości. Załączniki do dowodów księgowych, pod względem rachunkowym są sprawdzane przez pracowników wydziałów merytorycznych. 4. Dowody do zapłaty zatwierdzają: a/ osoby upoważnione do akceptacji merytorycznej b/ Skarbnik Miasta, główny księgowy, kierownicy referatów księgowości budżetowej lub osoby upoważnione przez Skarbnika Miasta. 5. Dokonanie akceptacji do zapłaty określonej operacji gospodarczej przez osobę wymienioną w ust. 4 lit. b/ oznacza, że: a) sprawdziła ona, iż operacja została uznana przez właściwych rzeczowo pracowników jednostki za prawidłową pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym; b) nie zgłasza zastrzeżeń do legalności operacji i rzetelności dokumentu, w którym operacja ta została ujęta; c) sprawdziła, że dowód stanowiący podstawę wypłaty ze środków publicznych został zatwierdzony do wypłaty przez kierownika jednostki lub osobę upoważnioną do akceptacji merytorycznej; d) posiada środki finansowe na pokrycie zobowiązań wynikających z tej operacji gospodarczej oraz operacja mieści się w planie budżetu. § 12 1. W sprawdzaniu dowodów księgowych bierze udział szereg właściwych komórek organizacyjnych jednostki, na skutek czego zachodzi konieczność przekazywania dokumentów między poszczególnymi komórkami organizacyjnymi. Powstaje w ten sposób obieg dowodów księgowych, który obejmuje drogę dokumentów od chwili ich sporządzania lub wpływu do jednostki, aż do momentu ich dekretacji i przekazania do księgowania. 2. Poszczególne dowody, zależnie od ich treści, mają różne drogi obiegu. Bez względu na rodzaj dowodów należy zawsze dążyć do tego, aby ich obieg odbywał się najkrótszą i najprostszą drogą. W tym celu należy stosować następujące zasady: a) przekazywać dowody tylko do tych komórek, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych, realizują zadanie objęte dowodem i są kompetentne do ich sprawdzenia, b) przestrzegać równomiernego obiegu wszystkich dowodów w celu zapobiegania okresowemu spiętrzeniu się prac powodujących możliwość zwiększenia pomyłek, c) dążyć do skrócenia czasu przetrzymania dokumentów przez komórki organizacyjne do minimum. 3. W przypadku naliczenia przez kontrahenta odsetek karnych za zwłokę z powodu przetrzymania dokumentów spowoduje to obciążenie nimi osób winnych przetrzymania. § 13 1. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wystawienie i wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem. W przypadku korygowania faktur VAT należy stosować odrębne przepisy w tym zakresie. 2. Błędy w dowodach źródłowych wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty (z utrzymaniem jej czytelności), wpisanie treści poprawnej oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej i daty poprawki. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub liczb. § 14 1. Po zakończeniu czynności kontrolnych, dowody księgowe uznane za prawidłowe przekazywane są do zapłaty w formie gotówkowej lub bezgotówkowej. 2. Rozliczenia gotówkowe mogą być przeprowadzane w formie: - wpłaty lub wypłaty gotówki - czeku gotówkowego Rozliczenia bezgotówkowe mogą być przeprowadzone w formie: - poleceń przelewu - czeku potwierdzonego B. Dekretowanie i ewidencja księgowa dowodów księgowych § 15 1. Sprawdzone i zatwierdzone do zapłaty dowody księgowe podlegają dekretacji. Dekretacją określa się ogół czynności związanych z przygotowywaniem dokumentów do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem jej wykonania. Dowody księgowe dekretowane są zgodnie z zakładowym planem kont i klasyfikacją budżetową przez osoby do tej czynności upoważnione. Dekretacja dowodów polega na : a) segregacji dokumentów poprzez podział na jednorodne grupy dotyczące wyciągu bankowego, raportu kasowego, objętych rejestrami itd. b) sprawdzeniu kompletności dokumentów oraz kontroli, że zostały sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty c) wskazaniu sposobu rejestracji dowodu na kontach analitycznych d) określeniu daty pod jaką dowód ma być zaksięgowany jeśli dowód ma być zaksięgowany pod inną datą niż data jego wystawienia - przy dowodach własnych, lub datą otrzymania - przy dowodach obcych e) nadaniu dowodom księgowym numerów, pod którymi zostały one zaewidencjonowane. § 16 1. Do ksiąg rachunkowych danego miesiąca należy wprowadzić w postaci zapisu każdą operację gospodarczą, która nastąpiła w tym miesiącu. Z uwagi na terminy sporządzania sprawozdań budżetowych w księgach rachunkowych danego miesiąca uwzględniane są dowody księgowe, które wpłynęły do Wydziału Finansowego w okresie 5 dni po zakończeniu danego miesiąca. 2. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi", którymi są dowody: a) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów w oryginale, do których zalicza się: - faktury VAT - faktury korygujące - noty korygujące - rachunki wystawione przez podmioty nie będące podatnikami VAT - noty księgowe - deklaracje podatkowe podatku od nieruchomości, podatku rolnego, podatku leśnego składane w oryginale przez osoby prawne - protokoły przyjęcia - przekazania środka trwałego (PT) - przelewy bankowe, czeki, weksle - sprawozdania sporządzane przez wydziały w zakresie zaangażowania środków budżetowych obciążających plan finansowy wydatków budżetowych danego roku b) zewnętrzne własne - wystawiane przez wydziały przekazywane w oryginale kontrahentom, do których zalicza się: - faktury VAT i faktury korygujące - noty korygujące faktury VAT - noty księgowe - dowody wpłaty (k-103) - decyzje podatkowe - postanowienia o dokonaniu potrącenia z urzędu albo inne dokumenty stwierdzające dokonanie potrącenia, o których mowa w art. 65 ustawy - Ordynacja podatkowa. Komórki organizacyjne prowadzą rejestry wystawionych dowodów księgowych. W każdej komórce organizacyjnej dyrektor wydziału winien wyznaczyć osobę uprawnioną do wystawiania i otrzymywania faktur VAT. c) wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz jednostki, do których zalicza się: - wnioski o zaliczkę - rozliczenie zaliczki - rozliczenie wyjazdu służbowego - listy płacy - polecenia księgowania - zestawienie źródłowych dowodów księgowych o charakterze jednorodnym sporządzone dla zaksięgowania ich zbiorczym zapisem - arkusze spisu z natury - dokumenty obrotu materiałowego - protokół przyjęcia środka trwałego (OT) - protokół przekazania środka trwałego (PT) - likwidacja środka trwałego (LT) 3. Podstawą zapisu w księgach rachunkowych są dowody wyodrębnione według kryterium funkcyjno-przedmiotowego, do których zalicza się: a) dowody kasowe - dotyczące operacji kasowych ujmowanych w raporcie kasowym: - kwitariusz przychodowy (symbol K-103) - dowód wypłaty (symbol KW) - czek gotówkowy (służący do podejmowania gotówki z banku do kasy; wzór i symbol określa bank) - bankowy dowód wpłaty (służący do przekazywania gotówki z kasy do banku; wzór i symbol określa bank) b) dowody bankowe otrzymywane z banku prowadzącego obsługę bankową budżetu, do których zalicza się: - polecenie przelewu - bankowy dowód wpłaty - notę bankową memoriałową - czek gotówkowy 4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą oświadczenia sporządzonego przez osoby wykonujące te operacje. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług. Zezwolenie udzielane jest w formie adnotacji na oświadczeniu pracownika. 5. W razie prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapisy w nich mogą nastąpić również za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych, pod warunkiem, że podczas rejestracji operacji gospodarczej uzyskują one trwale czytelną postać odpowiadającą treści dowodu księgowego i możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu. § 17 1. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, ręcznie lub maszynowo bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem lub modyfikacją zapisu. 2. Zapis powinien zawierać co najmniej: a) datę dokonania operacji b) określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego, stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę jeśli różni się ona od daty dokonania operacji c) zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienie treści skrótów lub kodów d) kwotę zapisu e) oznaczenie kont, których dotyczy. 3. Zapis w księgach rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera musi posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którym został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie programu wprowadzenia danych i osoby zlecającej tę czynność. § 18 Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Zapisy mają odzwierciedlać stan rzeczywisty. § 19 Szczegółowe zasady obiegu i kontroli dokumentów związanych z realizacją zadań inwestycyjnych przedstawia załącznik Nr 1 do niniejszej instrukcji, obieg dokumentacji związanej z prowadzoną przez Wydział Finansowy egzekucją należności pieniężnych z tytułu podatków i opłat, dla których organ gminy jest właściwy do ich ustalania i pobierania przedstawia załącznik Nr 2 do niniejszej instrukcji, obieg pozostałych dowodów księgowych przedstawia załącznik Nr 3 do niniejszej instrukcji. C. Podstawowe zasady i terminy sporządzania sprawozdań finansowych. § 20 1. Jednostki organizacyjne Urzędu Miejskiego prowadzące samodzielnie księgowość są obowiązane sporządzać bilans na koniec każdego roku obrotowego według zasad i terminów określonych w stosownych przepisach Ministra Finansów. Termin sporządzenia tych sprawozdań ustala się na 1 dzień roboczy przed upływem terminu określonego w przepisach. 2. Sprawozdania sporządzane przez wydziały Urzędu Miejskiego prowadzące odrębne księgi rachunkowe traktowane są w organie sporządzającym zbiorczą sprawozdawczość jako sprawozdania jednostkowe. 3. W zakresie wykonywania budżetu gminy sporządza się sprawozdawczość budżetową według zasad i terminów określonych stosownym rozporządzeniem Ministra Finansów. Wydziały Urzędu Miejskiego sporządzają sprawozdania w zakresie zaangażowania środków budżetowych obciążających plan finansowy danego roku z tytułu wykonanych wydatków oraz podjętych zobowiązań, w tym nie spłaconych zobowiązań z lat ubiegłych w terminach określonych ww. rozporządzeniem. D. Przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji księgowej. § 21 1. Dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz urządzenia księgowe przechowuje się w siedzibie jednostki. 2. Akta są przechowywane w formie teczek, segregatorów, skoroszytów i ksiąg - odpowiednio zamkniętych i oznaczonych. Oznaczyć należy: - nazwę jednostki - znak wskazujący rodzaj zbioru (np. dowody księgowe, inwentaryzacyjne itp.) - symbol kwalifikacyjny kategorii akt - określenie roku budżetowego i miesiąca którego dotyczą - pierwszy i ostatni numer dowodów księgowych 3. Roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. 4. Karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki należy przechowywać przez okres wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych nie krócej niż 5 lat. 5. Dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostało ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione. 6. Dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres jej ważności i dodatkowo przez 3 lata po tym okresie. 7. Księgi rachunkowe (syntetyczne i analityczne) - 5 lat. 8. Dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat. 9. Rejestry podatkowe, ewidencje, wykazy - 10 lat. 10. Pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat. 11. Okresy przechowywania ustalone wyżej oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. 12. Kategorie archiwalne, sposób przekazywania oraz przechowywania w archiwum zakładowym akt spraw ostatecznie zakończonych określa Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319). 13. Udostępnianie dowodów księgowych osobie trzeciej wymaga zgody kierownika jednostki lub Skarbnika Miasta. Wyniesienie dokumentów poza siedzibę Urzędu wymaga pisemnej zgody wyżej wymienionych osób oraz pozostawienia w aktach potwierdzonego spisu tych dokumentów. 14. Akta spraw ostatecznie załatwionych, właściwie oznakowane, winny być przechowywane w komórce organizacyjnej jednostki w okresie przechowywania podstawowego przez okres 1 -go roku. Po okresie przechowywania podstawowego zbiory dowodów przekazywane są do archiwum zakładowego jednostki na podstawie sporządzonych protokołów zdawczo - odbiorczych. 15. Przekazywanie akt odbywać się powinno po uprzednim uporządkowaniu akt, opisaniu teczek na ich zewnętrznej stronie. 16. Dla dokumentacji kategorii A - teczki należy przesznurować, strony ponumerować i na zewnętrznej stronie okładki podać liczbę stron zawartych w teczce. Dla tej kategorii akt sporządza się spisy zdawczo - odbiorcze w 4 egzemplarzach. Dla dokumentacji kategorii B spis zdawczo - odbiorczy sporządza się w 3 egzemplarzach, jeden egzemplarz pozostaje u pracownika przekazującego akta do archiwum zakładowego, pozostałe otrzymuje pracownik prowadzący archiwum. 17. Zbiory dokumentacji księgowej przechowywane w formie nośników magnetycznych przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą komputerów należy magazynować w sposób chroniący je przed uszkodzeniem, zniszczeniem oraz modyfikacją zapisów. W tym celu należy zapewnić odpowiednie środki techniczne i programowe. Należy stosować trwałe nośniki danych odporne na zagrożenia. 18. W razie zniszczenia lub zaginięcia dowodów księgowych dyrektor wydziału powinien niezwłocznie sporządzić odpowiedni protokół oraz zawiadomić o tym kierownika jednostki. W przypadku gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa kierownik jednostki powiadamia o tym organy powołane do ścigania przestępstw.