Załącznik do zarządzenia nr 503/2003 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 30 czerwca 2003 roku Instrukcja w sprawie podstawowych zasad organizacji, przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji majątku w Urzędzie Miasta Lublin Rozdział I. ZASADY OGÓLNE § 1 Cel przeprowadzania inwentaryzacji. 1. Celem inwentaryzacji jest ustalenie faktycznego stanu aktywów i pasywów i na tej podstawie: a/ doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym a tym samym zapewnienie realności wynikających z nich informacji ekonomicznych, b/ rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie, c/ dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku, d/ dokonanie oceny prawidłowości zabezpieczenia mienia oraz przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce składnikami majątku jednostki. 2. Rzeczywisty stan aktywów i pasywów jednostki ustala się w drodze: a/ spisu z natury, b/ uzyskania od kontrahentów pisemnego potwierdzenia prawidłowości wykazanych w księgach stanów; c/ weryfikacji prawidłowości stanów aktywów i pasywów wynikających z ksiąg rachunkowych. 3. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o: a/ właściwym Wydziale - należy przez to rozumieć Wydziały które zgodnie z Zarządzeniem Wewnętrznym Nr 500/2001 Prezydenta Miasta Lublina z dnia 31 grudnia 2001 r. w sprawie ustalenia zakładowego planu kont oraz zasad prowadzenia rachunkowości dla budżetu miasta i Urzędu Miejskiego w Lublinie prowadzą ewidencję ilościową lub ilościowo-wartościową składników majątku, b/ osobie materialnie odpowiedzialnej - należy przez to rozumieć: - pracownika, który złożył oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej (kasjer, magazynier), - pracownika wyznaczonego przez dyrektora Wydziału do prowadzenia księgi inwentarzowej składników majątkowych znajdujących się w danym Wydziale. § 2 Terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji. 1. Inwentaryzację okresową aktywów i pasywów przeprowadza się w następujących terminach: a/ na ostatni dzień każdego roku obrotowego: - środki pieniężne na rachunkach bankowych, - gotówka w kasie, - znaki opłaty skarbowej i weksle znajdujące się w kasie, - czeki i inne druki ścisłego zarachowania, - zapasy materiałów, które odpisano w koszty w momencie ich zakupu. b/ w okresie IV kwartału roku obrotowego i do 15 stycznia roku następnego: - środki trwałe, pozostałe środki trwałe, dobra kultury oraz maszyny i urządzenia objęte inwestycją rozpoczętą znajdujące się na terenie niestrzeżonym, - stan aktywów i pasywów inwentaryzowanych w drodze weryfikacji lub uzyskania od kontrahentów pisemnego potwierdzenia sald. c/ raz na 2 lata w dowolnym okresie roku inwentaryzacji podlegają zapasy materiałów znajdujące się na terenie strzeżonym i objęte ewidencją ilościowo-wartościową. d/ raz na 4 lata w dowolnym okresie roku inwentaryzacji podlegają znajdujące się na terenie strzeżonym : - środki trwałe (z wyjątkiem gruntów, budynków i budowli, które podlegają inwentaryzacji w drodze weryfikacji), - pozostałe środki trwałe, - dobra kultury, - maszyny i urządzenia objęte inwestycją rozpoczętą, - składniki majątkowe ujęte wyłącznie w ewidencji ilościowej lub będące własnością innych jednostek, - środki trwałe i pozostałe środki trwałe powierzone innym podmiotom. 2. Inwentaryzację przeprowadza się również w następujących przypadkach: a/ na dzień zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej (zdawczo-odbiorcza), b/ na dzień, w którym wystąpiły wypadki losowe lub inne przyczyny, w wyniku których nastąpiło naruszenie stanu składników majątku (doraźna). 3. Inwentaryzacje okolicznościowe (doraźne i zdawczo-odbiorcze) przeprowadzane w zakresie czasowym zgodnym z przepisami niniejszej instrukcji uznaje się za inwentaryzacje okresowe wykonane w ramach inwentaryzacji rocznej. 4. Inwentaryzację należy przeprowadzić wg stanu na dzień kończący miesiąc. Dozwolone jest również przeprowadzenie inwentaryzacji w terminie umożliwiającym ustalenie stanu aktywów i pasywów na inny dzień niż kończący miesiąc, jeżeli ewidencja danych aktywów lub pasywów umożliwia ustalenie różnic inwentaryzacyjnych. 5. Terminy inwentaryzacji winny być tak ustalone, aby składniki majątku powierzone jednej osobie materialnie odpowiedzialnej objęte zostały spisem z natury w jednym terminie. 6. W jednym terminie mają być spisane również takie same składniki majątku powierzone różnym osobom materialnie odpowiedzialnym znajdujące się w położonych blisko siebie komórkach organizacyjnych, chyba że zostaną stworzone warunki wykluczające samowolne przesuwanie składników majątku. 7. Przed inwentaryzacją dyrektorzy Wydziałów Urzędu Miasta winni przygotować pola spisowe do inwentaryzacji (uzupełnienie brakujących numerów inwentarzowych) oraz złożyć stosowne wnioski do komisji likwidacyjnej w celu dokonania likwidacji składników majątku zniszczonych lub bezużytecznych w Wydziale, sprawdzić czy osoba wyznaczona do prowadzenia ewidencji dokonała jej uzgodnienia z właściwymi Wydziałami. 8. Do wykonania czynności inwentaryzacyjnych zobowiązane są określone osoby. Rodzaj tych czynności i osoby odpowiedzialne wymieniono taksatywnie w załączniku Nr 1 do niniejszej instrukcji. Rozdział II. INWENTARYZACJA PRZEPROWADZANA W DRODZE SPISU Z NATURY. § 3 Składniki majątku podlegające inwentaryzacji w drodze spisu z natury. 1. W drodze spisu z natury ustala się stan następujących aktywów: a/ gotówki w kasie, b/ znaków opłaty skarbowej i weksli znajdujących się w kasie, c/ czeków i innych druków ścisłego zarachowania, d/ środków trwałych (za wyjątkiem gruntów, budynków, budowli) oraz maszyn i urządzeń objętych inwestycją rozpoczętą, e/ pozostałych środków trwałych, f/ dóbr kultury, g/ zapasów materiałów objętych ewidencją ilościowo-wartościową, h/ zapasów materiałów zaliczanych w koszty bezpośrednio po zakupie (paliwa w eksploatowanych samochodach jednostki), i/ środków trwałych i pozostałych środków trwałych objętych wyłącznie ewidencją ilościową, j/ znajdujących się w jednostce składników majątkowych będących własnością innych jednostek. § 4 Obowiązki i uprawnienia przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. 1. Inwentaryzację przeprowadza stała komisja inwentaryzacyjna z przewodniczącym na czele, powołana przez Prezydenta odrębnym zarządzeniem. Wzór zarządzenia powołującego komisję inwentaryzacyjną stanowi załącznik Nr 2 do niniejszej instrukcji. 2. Przewodniczącym powinien być pracownik na stanowisku kierowniczym, nie może to być jednak osoba która przyjęła odpowiedzialność materialną za powierzone składniki majątku objęte spisem z natury, a także pracownicy wyznaczeni do prowadzenia ewidencji ilościowo-wartościowej lub ilościowej. 3. Członkami komisji winni być pracownicy o wysokich kwalifikacjach zawodowych. 4. Uprawnienia i obowiązki przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej: a/ odpowiedzialność za całokształt prac komisji, b/ kierowanie pracami komisji, c/ wyznaczanie indywidualnych zadań poszczególnym członkom komisji, d/ stawianie wniosków w sprawie zmian lub uzupełnień składu komisji inwentaryzacyjnej, e/ przeprowadzenie szkolenia członków komisji oraz zespołów spisowych, f/ sporządzenie dokumentacji przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji, g/ opracowanie na każdy rok i przedłożenie do zatwierdzenia Prezydentowi harmonogramu prac inwentaryzacyjnych. Wzór harmonogramu zawiera załącznik Nr 3 do niniejszej instrukcji, h/ stawianie wniosków w sprawie powołania zespołów spisowych oraz w sprawie zmian lub uzupełnień w ich składach, Ilość zespołów spisowych powinna zapewnić sprawne i terminowe przeprowadzenie Inwentaryzacji. 5. Do uprawnień i obowiązków komisji inwentaryzacyjnej należy: a/ dopilnowanie ciągłości i terminowości przeprowadzenia prac inwentaryzacyjnych, b/ poinformowanie członków zespołów spisowych o terminie i zakresie (polu spisowym) przeprowadzenia spisu, c/ organizowanie prac przygotowawczych do inwentaryzacji rzeczowych i pieniężnych składników majątku oraz dopilnowanie ich wykonania we właściwym terminie, d/ pobranie z właściwych Wydziałów arkuszy spisu z natury stanowiących druki ścisłego zarachowania i wydanie ich zespołom spisowym, e/ stawianie w uzasadnionych przypadkach wniosków do Prezydenta w sprawie: - zmiany terminu inwentaryzacji, - przeprowadzenia spisów uzupełniających lub powtórnych, f/ zarządzenie w uzasadnionych przypadkach przyjęcia lub wydania składników majątku w czasie spisu, g/ skontrolowanie przygotowań do spisów oraz przebiegu spisów z natury, h/ przyjmowanie i kontrolowanie pod względem formalnym wypełnionych przez zespoły spisowe arkuszy spisów z natury i innych dokumentów z inwentaryzacji, i/ rozliczenie zespołów spisowych z pobranych arkuszy spisu z natury, j/ dostarczenie do właściwych Wydziałów wypełnionych i skontrolowanych arkuszy spisu z natury, k/ dopilnowanie terminowego złożenia wyjaśnień stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych przez osoby materialnie odpowiedzialne, l/ ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i postawienie wniosków w sprawie ich rozliczenia, ł/ dostarczenie do właściwych Wydziałów oraz osób materialnie odpowiedzialnych protokołu rozliczeń wyników inwentaryzacji po podjęciu decyzji przez Prezydenta w sprawie różnic inwentaryzacyjnych, m/ przygotowanie wniosków o wszczęcie dochodzenia w przypadku ujawnienia niedoborów i szkód zawinionych, n/ stawianie wniosków w sprawie sposobu zagospodarowania ujawnionych w czasie inwentaryzacji zapasów niepełnowartościowych, zbędnych lub nadmiernych oraz w sprawie usprawnienia gospodarki rzeczowymi i pieniężnymi składnikami majątku, o/ opracowanie protokołu z przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji wraz z wnioskami. § 5 Obowiązki Zespołów Spisowych 1. W celu sprawnego przeprowadzenia spisu z natury powołuje się zespoły spisowe spośród pracowników jednostki. Zespół spisowy winien się składać co najmniej z dwóch osób przy czym nie mogą to być osoby materialnie odpowiedzialne za spisywane składniki majątku oraz prowadzące ich ewidencję. 2. Skład zespołów spisowych ustala na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej Prezydent w specjalnym zarządzeniu. Wzór tego zarządzenia stanowi załącznik Nr 4 do niniejszej instrukcji. 3. Do obowiązków Zespołu Spisowego należy: a/ zapoznanie się z przepisami dotyczącymi zasad przeprowadzania inwentaryzacji, b/ uczestnictwo w szkoleniu organizowanym przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, c/ pobranie za pokwitowaniem od komisji inwentaryzacyjnej arkuszy spisowych, d/ zorganizowanie pracy w taki sposób aby normalna działalność inwentaryzowanej komórki organizacyjnej nie doznała zakłóceń, e/ właściwe zabezpieczenie pola spisowego na czas spisu przed niekontrolowaną zmianą miejsca spisywanych składników majątku, f/ pobranie stosownych oświadczeń od osób materialnie odpowiedzialnych, g/ dokonanie spisu z natury określonych składników w terminach wyznaczonych w harmonogramie, h/ terminowe przekazanie komisji inwentaryzacyjnej arkuszy spisowych z inwentaryzacji wraz ze sprawozdaniem opisowym z przebiegu spisu z natury. Wzór tego sprawozdania stanowi załącznik Nr 5 do niniejszej instrukcji. § 6 Tryb przeprowadzania inwentaryzacji w drodze spisu z natury. 1. Spis z natury pieniężnych składników majątku polega na ustaleniu rzeczywistej ich wartości i wpisaniu do arkusza spisu z natury oraz porównaniu z danymi wynikającymi z raportów kasowych. Spis z natury znaków opłaty skarbowej i weksli polega na ustaleniu ich wartości i porównaniu z danymi wynikającymi z ewidencji. Inwentaryzację przechowywanych depozytów w kasie przeprowadza się poprzez porównanie ich stanu z prowadzoną ewidencją. 2. Do dokonania spisu z natury środków pieniężnych, znaków opłaty skarbowej, weksli i depozytów używa się protokołu, którego wzór stanowi załącznik Nr 6 do niniejszej instrukcji. 3. Spis z natury rzeczowych składników majątku, których ewidencję prowadzi się komputerowo przeprowadza się metodą polegającą na porównaniu danych wynikających z prowadzonej przez właściwe Wydziały ewidencji ze stanem rzeczywistym. 4. Do inwentaryzacji rzeczowych składników majątku, o których mowa w ust. 3 stosuje się arkusze spisu z natury w postaci wydruków komputerowych z programu "Ewidencja środków trwałych, umorzeń i amortyzacji - ST". 5. Arkusz spisu z natury winien zawierać: a/ określenie metody inwentaryzacji (okresowa, zdawczo-odbiorcza, doraźna) b/ datę na jaką przypada termin spisu c/ datę rozpoczęcia i zakończenia spisu d/ określenie rodzaju inwentaryzowanych składników e/ nazwę pola spisowego (nazwa wydziału, inspektoratu) f/ imiona i nazwiska osób przeprowadzających spis z natury (zespołu spisowego) g/ imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej obecnej przy spisie h/ imię i nazwisko innych osób obecnych przy spisie i/ nr kolejny pozycji w arkuszu j/ nr inwentarzowy k/ nazwę inwentaryzowanego składnika l/ ilość ewidencyjną (wynikającą z prowadzonej ewidencji ilościowej lub ilościowo-wartościowej w przypadku arkuszy spisu z natury drukowanych z programu komputerowego) ł/ ilość rzeczywistą (stan faktyczny, który wpisuje zespół spisowy) m/ uwagi 6. Arkusze spisu z natury podlegają odpowiedniemu oznaczeniu poprzez: a/ odciśnięcie pieczęci z nazwą właściwego Wydziału prowadzącego ewidencję b/ nadanie numerów arkuszom spisowym c/ opatrzenie pieczęcią i podpisem osoby prowadzącej ewidencję. 7. Przygotowane druki przekazywane są za pokwitowaniem komisji inwentaryzacyjnej, która ewidencjonuje je w książce druków ścisłego zarachowania. 8. Przed rozpoczęciem spisu z natury osoba materialnie odpowiedzialna za stan składników majątku objętych spisem składa zespołowi spisowemu pisemne oświadczenie stwierdzające, że wszystkie zrealizowane dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników ujęła w książce inwentarzowej lub kartotekach magazynowych i przekazała do właściwego Wydziału prowadzącego ewidencję ilościowo-wartościową lub ilościową oraz, że zapisy w książce zostały uzgodnione z ewidencją właściwych Wydziałów. Wzór oświadczenia stanowi załącznik Nr 7 do niniejszej instrukcji. 9. O zmianie pracownika wyznaczonego do prowadzenia księgi inwentarzowej w danym Wydziale, dyrektor Wydziału powinien niezwłocznie powiadomić przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, Wyznaczenie przez dyrektora Wydziału osoby do prowadzenia księgi inwentarzowej składników majątkowych nie zwalnia dyrektora Wydziału od odpowiedzialności za powierzone mienie. 10. Arkusze spisu z natury są dowodami księgowymi i muszą być wypełniane w sposób przewidziany dla dowodów księgowych. 11. Niedopuszczalne jest przerabianie cyfr lub treści, wymazywanie, wyskrobywanie, jak również wypełnianie zwykłym ołówkiem. 12. Błędy w arkuszach spisowych można poprawiać wyłącznie przez skreślenie błędnego zapisu, tak aby pozostały one czytelne po wpisaniu zapisu poprawnego. Poprawka błędu powinna być podpisana przez przewodniczącego zespołu spisowego i osobę materialnie odpowiedzialną, z podaniem daty jej dokonania. 13. Na arkuszach niedozwolone jest pozostawianie niewypełnionych wierszy. Rzeczywistą ilość z natury rzeczowych składników majątku ustala się przez przeliczenie, zważenie lub zmierzenie. 14. Stan rzeczowych składników majątku przechowywanych w opakowaniach może być określony przez przeliczenie opakowań i uwzględnienie ich zawartości pod warunkiem, że opakowanie znajduje się w stanie nienaruszonym. 15. Wpis do arkusza spisu powinien nastąpić bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistego stanu składnika majątku w sposób umożliwiający osobie materialnie odpowiedzialnej sprawdzenie prawidłowości wpisu. 16. Jeżeli w spisie z natury nie może z ważnych przyczyn brać udział osoba materialnie odpowiedzialna i nie upoważni do tej czynności innej osoby, spis z natury może być przeprowadzony przez co najmniej 3-osobowy zespół wyznaczony przez Prezydenta. 17. Podlegające spisowi składniki majątku nie mogą być do czasu zakończenia spisu na polu spisowym wydawane lub przyjmowane. 18. Jeżeli nie można uniknąć ruchu składników majątku w czasie inwentaryzacji zespół spisowy zawiadamia komisję inwentaryzacyjną, która może zarządzić, aby przyjęcie lub wydanie uwzględnić w spisie na podstawie specjalnie oznaczonych dowodów przyjęcia lub wydania. 19. Zespoły spisowe na arkuszach spisu z natury wpisują rzeczywistą ilość składników. Stwierdzony w polu spisowym przedmiot oznaczony numerem inwentarzowym, zespół spisowy wyszukuje w arkuszu spisu z natury i po konfrontacji nazwy i numeru przystępuje do wypełnienia kolumny "ilość stwierdzona". 20. W przypadku spisu środków trwałych lub pozostałych środków trwałych jeśli stwierdzono składnik na stanie inwentaryzowanej jednostki wpisuje się "1" (jeden), w przypadku jego braku wpisuje się "0" (zero). 21. W przypadku spisu materiałów w magazynie wpisuje się ilości faktycznie stwierdzone. 22. W przypadku wątpliwości co do inwentaryzowanych składników zespół spisowy może dokonać w kolumnie "uwagi" w odpowiednim wierszu adnotacji dotyczącej konkretnej pozycji spisowej. 23. Zespół spisowy w przypadku stwierdzenia nadwyżek spisuje je w wolnych pozycjach na arkuszu. 24. Zespoły spisowe po wypełnieniu arkusza podpisują go i przedkładają do podpisania osobie materialnie odpowiedzialnej i innym osobom obecnym przy spisie. 25. Bezpośrednio pod ostatnią pozycją na arkuszu spisu z natury należy nanieść klauzulę o następującej treści: "Spis zakończono na pozycji ....". 26. Arkusze spisu z natury sporządza się w dwóch egzemplarzach, a przy inwentaryzacjach zdawczo-odbiorczych w trzech egzemplarzach, których kopie otrzymują osoby materialnie odpowiedzialne, a oryginał - właściwe komórki. 27. Na oddzielnych arkuszach dokonuje się spisu: a/ środków trwałych b/ pozostałych środków trwałych objętych ewidencją ilościowo-wartościową c/ pozostałych środków trwałych objętych ewidencją ilościową d/ dóbr kultury e/ zapasów materiałów objętych ewidencją ilościowo-wartościową f/ zapasów materiałów zaliczanych w koszty bezpośrednio po zakupie (paliwo) g/ składników majątku będących własnością innych jednostek. 28. Spisu z natury składników majątku wymienionych w ust. 27 pkt a-e dokonuje się na arkuszach otrzymanych z programu komputerowego, natomiast wymienionych w ust. 27 pkt f-g na drukach ogólnie obowiązujących. 29. W przypadku składników majątku niepełnowartościowych lub uszkodzonych w kolumnie "Uwagi" należy dokonać stosownej adnotacji. 30. Nie wolno spisywać na jednym arkuszu składników majątkowych powierzonych różnym osobom materialnie odpowiedzialnym. 31. Spis z natury powinien być poddany kontroli przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub upoważnionych przez niego członków komisji inwentaryzacyjnej. 32. Kontrola polega na sprawdzeniu: a/ czy pole spisowe zostało właściwie przygotowane do spisu, b/ czy zespoły spisowe wykonują swoje obowiązki zgodnie z obowiązującymi przepisami o inwentaryzacji, c/ czy prawidłowo ustalono ilość spisywanych składników, d/ czy spis z natury jest kompletny. 33. Z wyników kontroli sporządza się protokół w 1 egzemplarzu. Ponadto sprawdzający oznacza sprawdzone pozycje na arkuszu spisowym - podpisując się w rubryce "uwagi". 34. W razie stwierdzenia w toku kontroli, że spis z natury w całości lub części przeprowadzony został nieprawidłowo - przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej zawiadamia na piśmie Prezydenta, który zarządza ponowne przeprowadzenie całego lub odpowiedniej części spisu z natury. Wzór protokołu kontroli spisu z natury zawiera załącznik Nr 8 do niniejszej instrukcji. 35. Po zakończeniu spisu zespół spisowy składa komisji inwentaryzacyjnej arkusze spisu z natury wraz ze sprawozdaniem zawierającym: a/ rozliczenie z przydzielonych arkuszy spisu z natury, b/ informację o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach, zwłaszcza w zakresie gospodarki spisywanymi składnikami majątku oraz ich zabezpieczenia i magazynowania. Wzór sprawozdania stanowi załącznik Nr 5 do niniejszej instrukcji. § 7 Wycena rzeczowych składników majątkowych. 1. Rozliczenia inwentaryzacji dokonują pracownicy właściwych Wydziałów poprzez wprowadzenie do zatwierdzonego programu komputerowego "Ewidencja środków trwałych, umorzeń i amortyzacji - ST" moduł "inwentaryzacja" faktycznych ilości stwierdzonych w czasie spisu z natury. 2. W zakresie składników majątku objętych ewidencją ilościowo-wartościową wyceny stwierdzonych w czasie spisu z natury składników dokonuje się stosując program komputerowy. 3. W przypadku składników majątku objętych ewidencją ilościową porównania stanu faktycznego ze stanem księgowym dokonuje się przy pomocy programu komputerowego. § 8 Różnice inwentaryzacyjne. 1. Po wprowadzeniu stanu faktycznego składników majątku ustalane są różnice inwentaryzacyjne. Przy rozliczeniu komputerowym zestawienie różnic otrzymuje się w postaci wydruku komputerowego. 2. Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych jest sporządzane wg miejsc użytkowania składników majątkowych oraz osób materialnie odpowiedzialnych. Wzór zestawienia różnic inwentaryzacyjnych zawiera załącznik Nr 9 do niniejszej instrukcji. 3. Różnice inwentaryzacyjne mogą wystąpić jako: a/ niedobory - gdy stan ewidencyjny jest wyższy od rzeczywistego b/ nadwyżki - gdy stan ewidencyjny jest niższy od rzeczywistego c/ szkody - gdy ilościowe różnice nie występują a nastąpiła całkowita lub częściowa utrata pierwotnej wartości inwentaryzowanego składnika majątku, d/ różnice pozorne - wynikające z braku zapisów w ewidencji analitycznej z powodu opóźnienia w przekazywaniu dokumentów przychodowych i rozchodowych, pomyłek w ewidencji księgowej, przesunięcie składników majątku między wydziałami bez sporządzenia stosownych dokumentów. 4. Niedobory i szkody powstałe w rzeczowych składnikach majątku dzieli się ze względu na kryterium ich powstania na zawinione i niezawinione, w sposób następujący: a/ niedobory nadzwyczajne - powstałe na skutek kradzieży, klęsk żywiołowych, b/ niedobory i szkody niezawinione - powstałe z przyczyn niezależnych od osób materialnie odpowiedzialnych oraz wynikające z całkowitego lub częściowego zmniejszenia się wartości składników majątku na skutek ich długotrwałego przechowywania lub użytkowania, c/ niedobory i szkody zawinione - powstałe z winy osób materialnie odpowiedzialnych za stan składników majątku lub innych osób, będące wynikiem działania lub zaniechania działania ze strony tych osób, szczególnie spowodowane brakiem troski o zabezpieczenie mienia lub naruszeniem obowiązujących przepisów o przyjmowaniu, przechowywaniu, wydawaniu składników majątku. 5. Ustalone przez właściwe Wydziały różnice inwentaryzacyjne przekazywane są komisji inwentaryzacyjnej w celu ich rozliczenia. 6. Przy składnikach majątkowych, których ewidencja jest prowadzona komputerowo komisja inwentaryzacyjna przy rozliczaniu różnic korzysta z wydruku komputerowego zamieszczając odpowiednie wskazanie co do sposobu rozliczenia różnic w kolumnie "wnioski komisji inwentaryzacyjnej" odrębnie dla nadwyżek, odrębnie dla niedoborów. 7. Przy rozliczaniu różnic inwentaryzacyjnych komisję inwentaryzacyjną obowiązują następujące zasady postępowania: a/ przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego w zakresie stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych składników majątku i w sposób bardzo wnikliwy określenie przyczyn powstania niedoborów lub nadwyżek. b/ dokonanie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych c/ dokonanie kompensaty ujawnionych niedoborów oraz nadwyżek ale tylko wtedy gdy odpowiadają równocześnie następującym warunkom: - zostały stwierdzone w ramach jednego spisu z natury, - dotyczą jednej osoby materialnie odpowiedzialnej, - zostały stwierdzone w podobnych składnikach majątku. Ilość oraz wartość niedoborów i nadwyżek podlegających kompensacie ustala się przyjmując za podstawę mniejszą ilość stwierdzonego niedoboru lub nadwyżki i niższą cenę składnika majątku. d/ stwierdzone nadwyżki podlegają wycenie na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej przez komisję likwidacyjną Urzędu Miasta, e/ sporządzenie protokołu, w którym komisja inwentaryzacyjna określa przyczyny powstania różnic inwentaryzacyjnych a także stawia umotywowane wnioski, co do sposobu ich rozliczenia. 8. Wzór protokołu rozliczenia inwentaryzacji, który przewodniczący Komisji przedstawia Prezydentowi, stanowi załącznik Nr 10 do niniejszej instrukcji. Protokół winien być sporządzony odrębnie dla składników objętych ewidencją ilościową, odrębnie dla składników objętych ewidencją ilościowo-wartościową. 9. W oparciu o wnioski komisji inwentaryzacyjnej zaopiniowane przez dyrektora właściwego Wydziału (pod względem formalnym i rachunkowym) i radcę prawnego (w przypadku uznania niedoborów za zawinione), Prezydent podejmuje decyzję w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. 10. Wnioski komisji inwentaryzacyjnej zatwierdzone przez Prezydenta ujmuje się w ewidencji ilościowej lub ilościowo-wartościowej w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji. 11. Wnioski te przewodniczący przekazuje również osobom materialnie odpowiedzialnym celem uwzględnienia ich w prowadzonych księgach inwentarzowych lub kartotekach magazynowych. Rozdział III. INWENTARYZACJA PRZEPROWADZANA W DRODZE UZYSKANIA OD KONTRAHENTÓW PISEMNEGO POTWIERDZENIA STANU AKTYWÓW I PASYWÓW § 9 1. W drodze wysłania do kontrahentów pisemnego potwierdzenia sald ustala się stany następujących aktywów: a/ środków pieniężnych na rachunkach bankowych b/ należności (za wyjątkiem objętych powództwem sądowym lub postępowaniem egzekucyjnym, należności od podmiotów nie prowadzących ksiąg rachunkowych, należności publicznoprawnych oraz należności od pracowników) c/ rzeczowych składników majątku powierzonych innym podmiotom d/ udziałów w obcych podmiotach. 2. Inwentaryzację wyżej wymienionych składników przeprowadza się drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu aktywów oraz wyjaśnienie i ujęcie w księgach rachunkowych roku obrotowego ewentualnych różnic. 3. Uzgodnienie następuje poprzez wysłanie (pocztą, faxem) kontrahentowi stosownego potwierdzenia (wydruku komputerowego) zawierającego salda figurujące w księgach rachunkowych. 4. W drodze otrzymania od kontrahenta pisemnego potwierdzenia sald ustala się stany następujących pasywów: a/ zobowiązań z tytułu zaciągniętych kredytów i pożyczek, b/ zobowiązań wobec dostawców. 5. Przesłane kontrahentowi potwierdzenie powinno zawierać: a/ nazwę i adres jednostki wystawiającej b/ nazwę i adres jednostki, do której wysyłane jest potwierdzenie c/ numer konta kontrahenta wynikający z ewidencji d/ datę na którą uzgadnia się saldo e/ kwotę salda i wyszczególnienie pozycji z których się ono składa. 6. Potwierdzenie należy sporządzić w 2 egzemplarzach i przesłać kontrahentowi, z których jeden przez niego odesłany przechowuje się w aktach. 7. Uzgodnienia sald muszą być skuteczne, nie może być tzw. "akceptu milczącego". 8. Uzgodnienia sald w szczególnych przypadkach można dokonywać telefonicznie, jednak forma ta wymaga jednoczesnego sporządzenia notatki służbowej zawierającej wymagane informacje. 10. W przypadku uzgodnienia sald środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych stroną inicjującą jest bank, który przesyła stosowne pismo. 11. Obowiązkiem jednostki jest sprawdzenie sald wykazanych w piśmie z ewidencją księgową i potwierdzenie ich prawidłowości. 12. Inwentaryzację poprzez uzyskanie pisemnego potwierdzenia stanów przeprowadzają pracownicy referatów finansowo-księgowych. 13. Salda rozrachunków nie potwierdzone przez kontrahentów podlegają inwentaryzacji w drodze weryfikacji. 14. Obowiązek uzgodnienia z kontrahentami stanu rozrachunków nie dotyczy: a/ sald zerowych b/ sald rozrachunków uregulowanych do dnia sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego c/ należności skierowanych do dnia sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego na drogę postępowania sądowego d/ rozrachunków nie przekraczających kwoty 1.000 zł. Rozdział IV. INWENTARYZACJA PRZEPROWADZANA W DRODZE WERYFIKACJI § 10 1. Poprzez weryfikację stanu ewidencyjnego dokonuje się inwentaryzacji tych aktywów i pasywów, których stan nie podlega lub nie może być ustalony w drodze spisu z natury albo w drodze uzgodnienia z kontrahentami. 2. Inwentaryzacja aktywów i pasywów w drodze weryfikacji polega na ustaleniu ich realności przez porównanie z właściwymi dowodami, sprawdzeniu prawidłowości odpisów okresowych, rozliczeń, naliczeń itp. 3. Inwentaryzacją w drodze weryfikacji stanu ewidencyjnego obejmuje się: a/ grunty, budynki i budowle b/ środki trwałe w budowie (za wyjątkiem maszyn i urządzeń) c/ wartości niematerialne i prawne d/ rozliczenia międzyokresowe kosztów e/ rozrachunki z pracownikami f/ fundusze specjalne i celowe g/ fundusze jednostki h/ rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów i/ należności objęte powództwem sądowym lub postępowaniem egzekucyjnym j/ roszczenia z tytułu niedoborów i szkód k/ rozrachunki publicznoprawne l/ rozrachunki z podmiotami nie prowadzącymi ksiąg rachunkowych ł/ rozrachunki nie przekraczające kwoty 1.000 zł m/ dane wynikające z ewidencji na kontach pozabilansowych. 4. Weryfikację stanów ewidencyjnych przeprowadzają pracownicy prowadzący zgodnie z zakresami czynności konta analityczne lub syntetyczne podlegające weryfikacji z udziałem w szczególnych przypadkach pracowników Wydziałów merytorycznych. 5. Kontrolę prawidłowości przeprowadzonej weryfikacji sprawują bezpośredni przełożeni pracowników. Wyniki inwentaryzacji ujmuje się w protokole. 6. Protokół powyższy winien zawierać: a/ nazwy kont, stany kont przed weryfikacją i po weryfikacji oraz stwierdzone różnice, b/ podpisy osób przeprowadzających weryfikację. 7. Wzór protokołu z inwentaryzacji przeprowadzonej drogą weryfikacji zawiera załącznik Nr 11 do niniejszej instrukcji. 8. Różnice stwierdzone w wyniku inwentaryzacji przeprowadzonej w drodze weryfikacji winny być ujęte w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego dotyczy weryfikacja. Rozdział V. INWENTARYZACJA DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA § 11 1. Inwentaryzację druków ścisłego zarachowania na ostatni dzień każdego roku obrotowego przeprowadza zespół spisowy powołany przez Prezydenta, na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. 2. Spis z natury druków ścisłego zarachowania polega na ustaleniu stanu faktycznego i porównaniu go ze stanem wynikającym z księgi druków ścisłego zarachowania. 3. Wzór protokołu z inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania stanowi załącznik Nr 12 do niniejszej instrukcji. Rozdział VI. USTALENIA KOŃCOWE. § 12 1. Materiały z przeprowadzonej inwentaryzacji drogą spisu z natury, uzyskane od kontrahentów pisemne potwierdzenia sald oraz inwentaryzacji przeprowadzonej w drodze weryfikacji, tj. zarządzenia, spisy, protokoły, wyjaśnienia itp. winny być trwale zgrupowane i przechowywane przez właściwe Wydziały przez okres 5 lat. Lublin, dnia 30 czerwca 2003 roku. 15